Кадровий облік і кадрова документація на малому підприємстві
Відео: Кадрове діловодство в програмі 1С: Підприємство 8. Управління персоналом
Як правило, на малому підприємстві створювати спеціально кадрову службу нераціонально. Так як обсяг роботи з персоналом в маленьких компаніях зазвичай невеликий, ведення кадрової документації доручається одному із співробітників, найчастіше секретарю або бухгалтеру. І це логічно, створювати спеціальну ставку в такому випадку просто економічно невигідно.
Специфічні особливості малого бізнесу такі, що кадрова документація може вестися в мінімально допустимому обсязі, що відповідає можливостям і потребам малого підприємства, при цьому виконуються тільки найнеобхідніші функції. Слід врахувати, що кадрова робота в невеликих організаціях ведеться, в основному, у міру потреби, а не постійно, і зводиться до відбору і прийому на роботу, звільнення персоналу, управління заробітною платою і контролю над трудовою дисципліною, визначення черговості відпусток. Проте, кадрова політика не втрачає свого ключового значення в створенні професійного і згуртованого колективу.
Незважаючи на відсутність спеціалізованого відділу кадрів на малому підприємстві, нехтувати організацією кадрового діловодства не можна. Кадрова документація, нехай і в зменшеному обсязі, повинна вестися у відповідності до встановлених правил і існуючим законодавством, і необхідність цього недооцінювати не варто.
Юридично правильна і раціональна організація діловодства забезпечує оптимізацію документообігу та зменшення кількості документації, підвищує ефективність кадрової роботи. Кадрове діловодство документує трудові відносини. Навіть мінімальний перелік документів, обов`язкових для ведення в малому підприємстві, досить великий. Це такі основні документи:
• розпорядження і накази про прийом на роботу;
• штатний розклад;
• трудові договори;
Відео: Основні документи кадрового обліку
• особові картки;
• накази про надання відпусток;
• графік відпусток;
• накази про переведення на іншу роботу, суміщення посад;
• накази про звільнення;
• табелі обліку робочого часу;
Відео: табель обліку робочого часу. ВІДЕО. З СЕРІЇ: «КАДРОВИЙ ОБЛІК»
• правила внутрішнього розпорядку і трудової дисципліни;
• становище, яке регламентує захист особистих даних;
• трудові книжки і книга їх реєстрації;
• документація з охорони праці.
Будь-яка кадрова документація з цього списку має юридичну, а нерідко і комерційну цінність, що є підтвердженням важливості її ведення і необхідності правильного оформлення. Ці документи підтверджують права і обов`язки як роботодавця, так і працівника, а в разі необхідності, стають важливими доказами в спірних ситуаціях.
Документування трудових відносин забезпечує пенсійні, соціальні та інші гарантії, що надаються працівникам російським законодавством. Кадрова документація служить підставою для нарахування зарплати, посібників, премій, для визначення страхового та трудового стажу, нарахування пенсій, тому важливий відповідальний і безпомилковий підхід до оформлення цих першоджерел. Недбале ставлення до ведення документів може несприятливо відбитися на добробуті і підприємства, і його працівників.
На жаль, відсутність професійних кадровиків на малих підприємствах нерідко веде до низької якості кадрового діловодства і, як наслідок, порушення трудового законодавства.
Допомогти в усуненні подібних порушень до того, як вони будуть виявлені трудової або податковою інспекцією, або представниками фонду соціального страхування, може аудиторська перевірка. Аудит кадрової документації забезпечує комплекс дій по перевірці правильності оформлення документів і коректності ведення обліку. Аудиторами буде дана експертна оцінка ризиків у разі виявлених порушень та рекомендації щодо оптимізації кадрового діловодства з метою їх усунення.
Відео: Міграційний аудит: перевірка кадрової документації на відповідність міграційного законодавства
Оптимізувавши кадрову документацію можна не тільки уникнути штрафних санкцій з боку перевіряючих органів, а й підвищити керованість персоналом, забезпечити прозорість трудових відносин та захист прав своїх працівників.
