Що таке діловодство и документообіг?

Успіх в бізнесі много в чому Залежить від его правильної организации. І керівнікам, и пересічним Працівникам слід знати, що таке діловодство. У чому его Особливості, Які види бувають, и Які Нормативні документи слід враховуваті при организации документообігу?

Відео: Документообіг в діловодстві

Що таке діловодство

Будь-яка організація, Незалежності від форми власності за та особливо, створює в процесі своєї ДІЯЛЬНОСТІ найрізноманітніші паперу. Це могут буті и накази, и листи, и протоколи. Всі смороду відносяться до організаційно-розпорядчої документації.

Відео: Діловодство и документообіг в организации

Діловодство - це діяльність по створеня документів организации, яка віконується за Певної правилами и Вимоги. Найчастіше на підпріємствах віділяють спеціальніх співробітніків, зайнятості только в Цій сфере. У невеликих фірмах функція секретаря может буті покладаючи практично на будь-которого працівника.

Если розбіратіся в суті термінології (що таке діловодство), то стане ясно походження слова. Це, дере за все, фіксація на матеріальному носії офіційної информации. Во время цього процесса створюється організаційно-Розпорядчий документ, Який в подалі ініціює певні Дії.

Сам срок «діловодство» з`явився й достатньо давно, но только в середіні Минулого століття оформівся Офіційно, будучи закріпленім в нормативних документах на державному Рівні.

Діловодство и документообіг - що це таке?

Організація НЕ может існуваті Незалежності від законодавства. У ній всегда є діловодство и документообіг. Що це таке, Які Особливості переходу ПАПЕРІВ, як правильно їх оформляті? ЦІ питання вірішують фахівці: секретарі, архіваріусі, працівники відділу кадрів.

Відео: Документообіг

Діловодство предполагает фіксацію информации на матеріальному носії, создание паперовий або електронного акту. На его основе будується документообіг организации - рух наказу або листи, починаючі від его создания и закінчуючі Виконання и відправленням в архів або знищення.

Залежних від місця создания діловіх ПАПЕРІВ относительно ПРАЦІВНИКІВ и керівніцтва организации документообіг ділять на Зовнішній и Внутрішній. Від джерела буде залежаться подалі шлях наказу, Розпорядження, листи.

Внутрішній документообіг организации предполагает следующие етапи:

создания проекту документа;
Узгодження;
Підписання проекту документа, проставлення дати и реєстраційного номера- з моменту реєстрації ВІН вважається Офіційно видання и прийнятя до виконан;
доведення змісту до віконавців и контроль;
виконан пріпісів;
оформлення Виконання документа для Подальшого зберігання в залежності від термінів и необхідності;
знищення діловіх ПАПЕРІВ зі Строком або оформлення їх на архівне зберігання.

Етапи зовнішнього документообігу в цілому схожі, но є деякі Відмінності:

Документи надходять на підприємство з боку. Це могут буті папери Вищих и нижчих ОРГАНІЗАЦІЙ, філій, Нормативні акти від ОРГАНІВ офіційної влади, судові приписи, листи громадян.
Усі в організацію ділові папери в обов`язковому порядку проходять процедуру реєстрації. Вона підтверджує, что смороду взяті на контроль.
Наступний етапом уходит робота з документом, Ознайомлення або виконан пріпісів.
Если необходимо, оформляється офіційну відповідь.
Останній етап - оформлення на тривалий або архівне зберігання, и можливе знищення.

Кроме того, по відношенню до керівніцтва организации віділяють следующие види документообігу:

вісхідній - від підлеглих до начальникам (пояснювальні записки);
спадній - від керівніцтва до співробітніків (накази);
горизонтальний - между рівнімі за посадили (актив, протоколи).

Всі етапи руху документа обов`язково фіксуються в спеціальніх журналах. Смороду могут вестися в декількох варіантах:

журнали обліку руху документів;
картки документів;
електронний документообіг найбільш Поширення в абсолютній більшості ОРГАНІЗАЦІЙ.

Особливості судового діловодства

Много хто задається харчування, що таке судів діловодство, и в чому его відмінність від загально. Судова справа - це немного Інший пакет документів и матеріальніх свідчень. Правильне его зберігання и переміщення Забезпечує прозорість роботи правоохоронної системи. Судів діловодство, На Відміну Від організаційного, що не может буті добровільнім. Воно ведеться уповноваженими особами и строго контролюється. Для него нормативно и строго візначені всі етапи, аж до знищення.

Функції секретаря

Більшість співробітніків підприємства очень смутно уявляють Собі, що таке діловодство и документообіг. Для секретаря же це - професійна діяльність.

Секретаріат підприємства Виконує основнову функцію по документаційного забезпечення управління. За формою и особливо роботи організацію діловодної служби підприємства ділять на Такі види:

Централізована - все секретарі перебувають в одному відділі и підпорядковуються начальнику-діловоду або старшому секретарю.
Децентралізована - секретарі и співробітнікі, что віконують їх обов`язки, розосереджені по підрозділам организации та підпорядковуються різнім начальникам.
Змішана - найбільш часто зустрічається у великих організаціях.

Особливості документообігу на підприємстві напряму залежатіме від того, яка форма секретаріату прийнятя.

Відео: 4 Діловодство Внутрішній и Зовнішній документообіг

Інструкція з діловодства

Незалежності від розміру и форми власності за, в будь-Якій организации має буті нормативний акт, что регламентує рух документів. Що таке інструкція з діловодства, и як ее складаті? Це питання хвилює НЕ только секретарів, а й керівніків.

Інструкція з діловодства - це Внутрішній нормативний акт организации, что затверджується наказом або Розпорядження керівніцтва, безстрокового Дії. У ньом пропісані всі етапи проходження документа, дані списки посад, Чиї Підписи могут засвідчуваті справжність офіційніх ПАПЕРІВ, наведені зразки оформлення, бланки и формуляри.

ведення діловодства

У невеликих організаціях з невісокім рівнем документообігу (менше 200 в рік) НЕ встає питання, що таке ведення діловодства. Все вірішується силами самих співробітніків або даже керівника.

Если обов`язки ведення діловодства НЕ є для співробітніка прямими и не пропісані в его трудовому договорі, то слід Видати указ про покладання ціх функцій. У даного документі слід детально розпісаті додаткові обов`язки, відповідальність и компенсацію.

Особливості кадрового діловодства

Если в организации працює хоч один працівник, то обов`язково будут створюватіся трудові документи. Питання, що таке кадрове діловодство, особливо актуальний для предприятий з малою кількістю співробітніків.

Кадрове діловодство - це забезпечення руху спеціфічніх документів, пов`язаних з трудовою діяльністю ПРАЦІВНИКІВ підприємства. Зазвічай ЦІ обов`язки віконують співробітнікі спеціального підрозділу - відділу по персоналу. У їх Функції входити прийом, обробка и зберігання кадрової документації. У тому чіслі обробка особіст Даних, Які є секретними.

Кадровий документообіг зазвічай ведеться окремо від загально з Дотримання правил секретності и особливо зберігання.

оптимізація діловодства

Незважаючі на Стрімкий розвиток цифрових технологій, много ОРГАНІЗАЦІЙ НЕ піддаються оптімізації документообігу. Продолжают по-старому вести паперову листування и ведуть звічайні Реєстраційні журнали.

Це пов`язано з двома факторами: