Як повинна вестися реєстрація документів на підприємстві?

Відео: Як самостійно зареєструвати ІП

Що ж таке реєстрація документів і для чого вона потрібна організації? Давайте відповідати на це питання по порядку: спочатку - "що", А потім вже - "для чого".

Отже, згаданий процес є фіксацію факту надходження або ж створення будь-якого документа. В ході його відбувається проставлення особливого індексу безпосередньо на створеної або надійшла в організацію папері. Але це тільки половина процедури. Друга її частина - внесення відповідних відомостей про "новачка" в спеціальну реєстраційну форму. Індекс зазвичай складається з декількох частин. По-перше, це порядковий номер. Він може доповнюватися індексами виконавців, номенклатури справ, класифікатором одержувачів і так далі. Розташовуватися складові частини можуть в різній послідовності. Першим, наприклад, може йти номер, потім - номенклатурний індекс, а використовуваний класифікатор може вказуватися в самому кінці. Але можлива і зворотна послідовність. До речі кажучи, присвоєнням особливих номерів, що містять також і літерні сполучення, характеризується і реєстрація установчих документів.

Потрібно сказати, що на підприємстві або ж фірмі повинна здійснюватися глобальна реєстрація документів. Тобто фіксуватися повинні всі без винятку ділові папери, як входять, так і вихідні.

Далі слід зазначити, що реєстрація документів організації повинна відповідати наступним вимогам:

• Однократность - будь-яка надійшла або створена документація фіксується тільки один раз. Якщо ми говоримо про внутрішні розпорядженнях, то з відділу у відділ вони подорожують з присвоєним на самому початку номером (індексом). Дане правило однаково справедливо і для службового листування і для розпоряджень суворого начальства.
• Своєчасність - тут мається на увазі, що реєстрація паперів, що надійшли ззовні, виконується в день надходження. Якщо говорити про внутрішні наказах, інструкціях чи розпорядженнях, то вони можуть фіксуватися за фактом підписання відповідальними працівниками (максимум - на наступний день).
• Поділ - для кожного різновиду ділових паперів є персональна фіксація (вхідні, вихідні, накази, службові записки, протоколи зборів, розпорядження і так далі).
• Одноманітність - облік завжди здійснюється відповідно до одних і тих же правил. При цьому форма реєстрації не має значення.
• Повнота відображення суті - при внесенні даних в реєстраційну форму потрібно відобразити в ній максимум інформації. Особливо в плані змісту тієї чи іншої документації.

Крім того, фіксація всіх паперів на підприємстві повинна вестися в межах одного року (календарного).

А тепер настав час відповісти на питання: "для чого?" Застосовувана в організаціях реєстрація документів дозволяє вирішувати найрізноманітніші завдання. Розглянемо найбільш яскравий приклад. Якщо в кінці календарного року взяти і проаналізувати порядкові номери, то можна відстежити зростання документопотока. Ця інформація може стати причиною законних вимог секретаря підвищити йому заробітну плату (як варіант - збільшити кількість співробітників секретаріату).