Кдп - що це? Ведення кдп - що це?

Відео: Організація кадрового діловодства

Значення грамотно складеної кадрової документації складно переоцінити. Кадрові документи - це закріплення на папері значущих юридичних фактів. І будь-яка помилка кадровика спричинить за собою негативні наслідки як для найманого робітника, так і для роботодавця, тому так важливо дотримуватися правил КДП в кадрах.

Що таке кадрове діловодство?

КДП - що це таке? Це область діяльності, яка документує всі трудові відносини і фіксує інформацію про укомплектованість штату та рух персоналу, в результаті чого всі кадрові процедури отримують документальне оформлення.

Що таке КДП з юридичної точки зору? Всі кадрові документи мають юридичну (або комерційну) цінність. Використовуючи їх як письмові докази, можна відстояти свою позицію в суді. Так, наприклад, штатний розклад, накази по кадрах і розрахункові відомості по зарплаті можуть служити підставою для отримання або підтвердження пільг на податок і прибуток.

КДП - що це і для чого воно потрібне? Більшість правильно оформлених кадрових документів містить в собі надзвичайно важливу інформацію. Саме на підставі цієї документації можна підтвердити ті чи інші права працівника, наприклад, при оформленні дострокового виходу на пенсію через роботи на шкідливих або небезпечних для здоров`я виробництвах.

КДП - що це для соціальної сфери? Документальне фіксування трудових відносин відіграє значну роль для забезпечення пенсійних, соціальних та інших гарантій, які надаються працівникам згідно з чинним законодавством. Всі нормативно-законодавчих актів, що стосуються норм трудового права, необхідні для якісної роботи будь-якого кадрового фахівця.

Ведення КДП - що це і в чому полягає?

Оформлення трудових книжок і договорів - це, звичайно, дуже важлива частина роботи будь-якого працівника кадрової служби, однак кадрове діловодство не обмежується тільки лише цими моментами. Всі документи, які повинні бути у кадровика під рукою, можна розділити на два основні блоки.

До першої групи відносять як законодавчі, так і підзаконні акти, що пояснюють норми охорони праці та трудового права. Всі документи подібного характери обов`язкові для виконання.

Друга група - документація рекомендаційного характеру: методичні рекомендації з кадрового діловодства та управлінського праці.

Кадровому працівникові важливо знати, які з документів є обов`язковими для виконання на конкретному підприємстві, а які вступають в силу лише при певних обставинах. Це дозволить уникнути негативного досвіду при спілкуванні з кадровими інспекторами.

При створенні документації кадрового характеру слід керуватися наступними правилами:

• внутрішні документи (їх зовнішній вигляд, порядок розробки та затвердження) можуть бути зручними і зрозумілими конкретно для даного підприємства або організації;

• зовнішня документація оформляється за загальноприйнятими правилами, щоб дані документи мали юридичну силу;

• зберігання кадрової документації здійснюється з урахуванням правил і вимог архівної служби.

Складання інструкції з кадрового діловодства

Інструкція КДП - що це? Фактично це докладний посібник з організації відділу або служби кадрів та ведення справ в них. Керівник організації призначає особу, відповідальну за розробку цього документа. Як правило, цим займається начальник відділу кадрів, юрист або головний бухгалтер. Також інструкцію по КДП може скласти і сам керівник організації (таке часто практикується в невеликих компаніях). Коли інструкція готова, її необхідно затвердити наказом директора або керуючого, а також запевнити підписами всіх зацікавлених посадових осіб. Всі співробітники знайомляться з інструкцією під особистий підпис.

Основні питання, що регулюються цим документом:

• перелік обов`язкових кадрових документів організації;
• порядок підготовки документів, які регулюють трудові відносини;
• правила оформлення кадрової документації;
• порядок документообігу в кадровій службі;
• контроль виконання документів;
• порядок передачі справ з ОК в архів.

організація КДП

Грунтуючись на нормативно-правових актах, методичних рекомендаціях, можна скласти наступну схему організації всього кадрового діловодства компанії:

1. Розробити документи, обов`язкові для компанії (положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку, положення про ВІД і протипожежної безпеки).

2. Скорегувати штатний розклад. Як правило, в організації вже є розроблене штатний розклад і співробітники, що виконують певні обов`язки, але не завжди трудові книжки і записи про прийом на роботу оформлені правильно. Перевірити штатний розклад можна, запитавши інформацію про заробітну плату працівників і найменуванні їх посад в бухгалтерії. Табельні номери співробітників можна дізнатися там же. Також слід перевірити правильність оформлення особистих справ працівників компанії і з`ясувати, яких документів не вистачає.

3. Перевірити відповідність інформації в штатному розкладі і в трудових договорах.

4. Перевірити правильність оформлення наказів ОК. Всі кадрові операції (прийом на роботу, переміщення на іншу посаду, підвищення окладу) повинні бути зафіксовані в документах відповідного зразка. У них повинна бути підпис як керівника організації, так і співробітника. Всі недоліки слід виправити.

5. Перевірити правильність заповнення трудових книжок.

Відео: Привітання Інституту професійного кадровика з навчальним роком!

6. Оформити особисті справи співробітників, якщо вони не велися раніше.

7. Оформити необхідні книги і журнали обліку.

8. Скласти графік відпусток.

9. Згрупувати кадрові справи.

10. Оформити номенклатуру справ.

аудит КДП

Аудит кадрів є проведення комплексного аналізу всієї кадрової документації, перевірку її відповідності вимогам чинного законодавства, локальних актів і протоколам. Правильна організація кадрового діловодства - це невідкладна справа, ігнорування якого може спричинити за собою певні ризики.

У процесі кадрового аудиту перевіряється не просто правильність оформлення документації, а й її відповідність чинним законам. Аудит кадрових документів є ефективним засобом для вирішення проблем, що виникають у фінансово-господарській діяльності компанії.

Типові помилки при оформленні КДП

Аудит кадрової документації дозволяє виділити ряд основних помилок, що мають багаторазове повторення в різних компаніях і організаціях. У невеликих установах має місце створення численних локальних протоколів, які, по суті, просто дублюють один одного, або, що ще гірше, суперечать один одному. Весь кадровий документообіг необхідно уніфікувати і звести до мінімуму.

Також поширеними помилками є:

• відсутність затвердженої інформації про режими роботи та відпочинку в установі або її невідповідність даним, прописаним в трудовому договорі;
• відсутність порядку нарахування та виплати зарплати;
• помилки в штатному розкладі;
• відсутність тарифікації оплати праці;
• порушення прав співробітників при встановленні правил роботи з особистою інформацією і персональними даними;
• неправильно складений трудовий договір.

Це далеко не весь перелік. Щоб уникнути помилок у кадровій документації, необхідно чітко слідувати нормативам, законодавчим актам і методичних рекомендацій.