Скільки зберігаються накази на відпустку? Зберігання кадрових документів

Найважливіше структурний підрозділ підприємства - кадрова служба. Фахівці, які в ній працюють, часто складають різні накази, а також організують їх зберігання і оборот. До найбільш затребуваним в системі документообігу організації можна віднести накази на відпустку. Які нюанси їх формування? Які терміни зберігання відповідних наказів визначено регулюючим законодавством?

Відео: Як оформити особисту справу працівника?

До яких документів належать накази на відпустку?

Перш ніж розглядати питання, скільки зберігаються накази на відпустку, вивчимо те, до яких документів з точки зору класифікації внутрішньокорпоративної документації підприємства вони відносяться.

Відповідно до загальноприйнятого підходом, їх правомірно відносити до наказів по особовому складу. Дані джерела групуються виходячи із загальних ознак в окремі справи. Кадрові документи можуть складатися як за уніфікованими формами, так і за тими, що розроблені підприємством самостійно.

Справи, які б поєднували в собі однотипні накази, не повинні об`єднувати в собі документи, значно різняться за термінами зберігання. Розглянемо те, яким чином можуть бути класифіковані відповідні джерела за даним критерієм.

Перелік термінів зберігання кадрових документів

Є кадрові документи, які необхідно зберігати протягом довгого терміну. При цьому не має значення те, в якій організаційно-правовій формі функціонує підприємства. Так, законодавством передбачено, що деякі документи повинні зберігатися 75 років. До таких належать, зокрема:

• накази про прийом співробітників на роботу;
• розпорядження про звільнення працівників.

Є джерела, які можна зберігати протягом значно меншого терміну - протягом 5 років. До таких кадрових документів належать:

• накази про відпустки;
• розпорядження про відрядження.

Таким чином, термін зберігання всіх наказів на відпустку як різновиду розпоряджень з особового складу становить 5 років.

Такі особливості регулюючого законодавства. Знати те, скільки зберігаються накази на відпустку, необхідно будь-якому фахівцю кадрової служби для коректного ведення документації по штатним співробітникам підприємства. Відповідно, до компетенції даних фахівців також може входити забезпечення схоронності відповідних джерел.

Відео: Разведопрос: Андрій Кочергін про пакет Яровий, вибори і православ`ї

Справи, що включають накази на надання щорічних відпусток, можуть, в свою чергу, класифікуватися на окремі категорії виходячи з наявності додаткових підстав для цього. Наприклад, з урахуванням організаційної структури підприємства, розподілу співробітників по відділах і підрозділах фірми.

Отже, ми тепер знаємо, скільки зберігаються накази на відпустку - п`ять років. Але існує ряд особливостей, що характеризують порядок роботи з документами, що мають відношення до відпустки співробітників. Корисно буде вивчити їх.

Організація роботи з кадровими документами на підприємстві: нюанси

Перш за все, варто відзначити, що законодавчих регламентів, що встановлюють порядок організації обороту розглянутих документів, поки що не прийнято. Кожна організація самостійно або, можливо, з урахуванням рекомендацій вищих відомств визначає роботу з відповідними джерелами. З метою оптимізації роботи з кадровими документами, зокрема з тими, що мають відношення до оформлення відпусток працівників, можуть використовуватися різні уніфіковані форми.

Робота з документами з відпуску: нюанси

Якщо говорити конкретно про документах, що мають відношення до відпустки, то здійснювати їх зберігання експерти рекомендують з урахуванням класифікації:

• на документи, що мають відношення до оплачуваних, навчальним відпусток;
• накази по іншим видам відпусток.

Для організації обороту відповідних документів можуть застосовуватися різні журнали:

• реєстрації наказів про відпустки;
• фіксації розпоряджень про перенесення, відкликання співробітників з відпустки.

При цьому відповідні журнали зазвичай ведуться в паперовому варіанті.

Відео: Довгострокове Зберігання в архіві документів, мій приклад архівації особистих справ

Будь-який наказ - на декретну відпустку, на навчальний, основний за контрактом - повинен видаватися на підставі будь-якого іншого документа. Дані джерела також можуть мати особливі терміни зберігання. Також їх можна буде класифікувати за різними групами з метою оптимізації кадрового документообігу.

Організація зберігання кадрових документів: нюанси

Розглянемо тепер особливості організації зберігання кадрової документації. Одна з ключових завдань компетентного фахівця тут - формування справ. При її вирішенні важливо розробити, перш за все, перелік термінів зберігання документів, які стосуються тих чи інших груп. Кожен джерело повинен мати необхідні реквізити. Якщо той чи інший документ не відповідає встановленим вимогам, то його небажано включати в справу.

При організації зберігання кадрових документів відповідальний співробітник може використовувати різні типові переліки відомостей про відповідних джерелах або ж задіяти внутрішні корпоративні норми.

Вище ми навели приклади документів, які можуть зберігатися 5 років (зокрема, до них належать накази по відпустках), а також тих, що організація зобов`язана розміщувати в архівах протягом істотно більш довгого терміну. Оборот джерел другого типу при цьому може регулюватися додатковими внутрішніми регламентами. Так, в разі якщо документ необхідно зберігати 75 років, на підприємстві можуть бути введені в дію норми, відповідно до яких кадрова документація передається в архів на довгострокове розміщення. У свою чергу, документи з 5-річним терміном зберігання в багатьох випадках немає необхідності передавати в архів. Вони можуть бути розміщені в іншому захищеному, але в той же час більш доступному для оперативного ознайомлення з відповідними документами місці.

Важливий елемент кадрового документообігу - опису. Їх, зокрема, фірми можуть використовувати як раз при передачі справ в архів організації.

Корисно буде розглянути послідовність дій фахівця з кадрів при оформленні документів на відпустку.

Оформлення документів на відпустку: перевірка підстави для наказу

Як ми зазначили вище, накази відповідного типу видаються на будь-яких підставах. Його необхідно перевірити. У загальному випадку таким є затверджений графік відпусток співробітників. Крім того, даний джерело може доповнюватися особистою заявою працівника на відпустку.

Відповідний графік складається з урахуванням положення ТК РФ, і в обов`язки кадровика може входити перевірка порядку формування даного документа на предмет відповідності нормам трудового законодавства. У разі якщо графік складено коректно і доповнений іншими джерелами, формується наказ на відпустку співробітника. Можна відзначити, що на підприємстві можуть бути прийняті норми, відповідно до яких, реквізити графіка і доповнюють його документів повинні бути відображені в спеціальних регістрах. Дана процедура може здійснюватися з метою оптимізації кадрового обороту на підприємстві (в тому випадку, якщо штат фірми досить великий).

Відео: Заняття № 5. Оформлення співробітників

Оформлення документів на відпустку: видання наказу

Тепер, власне, про накази на відпустку. З метою їх оформлення можуть використовуватися уніфіковані форми, такі як Т-6 або Т-6а, або ж внутрішньокорпоративні. При цьому наказ на відпустку директора і відповідний документ, що складається для рядового співробітника, можуть бути представлені в схожій структурі. З точки зору трудового права вони є однотипними документами. Але, безумовно, їх має сенс розподіляти по різних справах в кадровому діловодстві: накази для рядових співробітників, швидше за все, будуть складатися набагато частіше, ніж документ для керівника фірми.

Оформлення наказу: нюанси

Заповнення форми наказу на відпустку характеризується рядом нюансів. Так, при вирішенні даного завдання кадровику необхідно:

• вказувати вид відпустки відповідно до норм законодавства або локальними нормативами підприємства;
• відображати коректний період роботи при виданні наказу на щорічну відпустку.

Готовий наказ на відпустку повинен бути підписаний керівником підприємства, якщо аналогічними повноваженнями не наділені інші компетентні співробітники підприємства, наприклад керівник відділу кадрів.

Звичайно, дані повноваження повинні бути офіційно закріплені в окремому локальному нормативному акті. Видавати його повинен, знову ж таки, керівник організації, делегуючи відповідні компетенції певного співробітнику. У свою чергу, людина, якій повноваження з видання наказів по кадрам в установленому порядку передані, засвідчує факт ознайомлення з даними локальних нормативом і приймає на себе перелік певних зобов`язань, пов`язаних з виконанням відповідних повноважень.

Оформлення документів на відпустку: реєстрація наказу

Готовий наказ на відпустку повинен бути зареєстрований в кадровій службі. З цією метою у відповідних структурних підрозділах підприємств використовується спеціальний журнал. При цьому він може вестися в декількох примірниках, що обумовлено застосовуваним кадровою службою підходом до класифікації документів, які мають відношення до відпусток співробітників. Але якщо штат фірми невеликий і суттєвої потреби в розподілі кадрової документації по різних групах не виникає, то журнал може вестись і в одному екземплярі.

Реєстрація наказів: нюанси

У середовищі експертів є точка зору, за якою реєстрація наказу - обов`язкова умова його вступу в юридичну силу. Тобто одного лише підписання документа керівником фірми для цього може бути недостатньо.

За фактом реєстрації накази на надання щорічних відпусток і інші документи, що відносяться до відповідної категорії, набувають унікального номер, на підставі якого джерело включається в систему внутрішньокорпоративного документообігу. Порядок присвоєння даного номера організація визначає самостійно. Як правило, з урахуванням хронології формування кадрової службою наказів на відпустки.

Термін зберігання журналу реєстрації наказу

Вище ми розглянули те, скільки зберігаються накази на відпустку. Певний термін розміщення встановлений і для журналів реєстрації відповідних документів - він становить 3 роки з моменту внесення відомостей про останній наказ на відпустку, що фіксується в журналі. На додаток до даних джерел на підприємстві можуть формуватися інші допоміжні журнали в рамках окремих напрямків діяльності кадрової служби по оптимізації документообігу в фірмі. Порядок заповнення відповідних документів може встановлюватися окремими локальними нормативними актами, що видаються керівництвом підприємства.

водій організації, делегуючи відповідні компетенції певного співробітнику. У свою чергу, людина, якій повноваження з видання наказів по кадрам в установленому порядку передані, засвідчує факт ознайомлення з даними локальних нормативом і приймає на себе перелік певних зобов`язань, пов`язаних з виконанням відповідних повноважень.