Ведення кадрового діловодства від а до я

Організація і ведення кадрового діловодства - прямий обов`язок працівників служби персоналу. У ситуаціях створення нової організації, перетворення старої чи інших варіантів реорганізації, керівництву і відділу кадрів треба знати основні моменти роботи: навчання та пошук співробітників, прийом, переклад і звільнення персоналу, а також правила як архівного, так і оперативного зберігання документів.

Грамотна організація кадрового діловодства як основа стабільності фірми

У будь-якій організації, незалежно від форми власності, є персонал. Він відрізняється за чисельністю і складом, по виконуваних функцій і рівнем кваліфікації. Завдання відділу кадрів - зробити так, щоб всі питання і проблеми, пов`язані з співробітниками підприємства, вирішувалися максимально оперативно і грамотно.

Відео: Штатний розклад від "А" до "Я"

Стабільна робота організації безпосередньо залежить від її співробітників. Найперше завдання служби персоналу - грамотний і своєчасний підбір працівників, ведення кадрового діловодства відповідно до закону і своєчасна здача документів в архів. Це основа стабільної роботи будь-якого підприємства.

Підготовка персоналу для роботи з кадрами

Інструкція по кадровому діловодству чітко вказує на необхідність мати професійну підготовку фахівців з персоналу. Однак на практиці часто виникає проблема з підготовкою працівників потрібного профілю.

Вищі і середньо-спеціальні навчальні заклади не випускають фахівців настільки вузькою кваліфікації, як «кадрове діловодство». Навчання зазвичай відбувається вже на місці або на профільних курсах. Також можлива підготовка співробітника безпосередньо на робочому місці методом наставництва.

Кадрове діловодство навчання фахівців передбачає наступними способами:

• перенавчання на базі другої вищої освіти;
• здобуття вищої освіти суміжного профілю, наприклад, «документознавство», «юриспруденція», «управління персоналом», «захист інформації»;
• навчання на спеціалізованих довгострокових курсах (не менше трьох місяців), з наступною здачею іспиту;
• практична робота з подальшим регулярним підвищенням кваліфікації.

Нормативні документи, що регламентують роботу кадрових служб

Діяльність відділу персоналу і загальна організація кадрового діловодства дуже сильно залежить від чинного законодавства і внутрішніх регламентуючих документів. Ця особливість пов`язана з нюансами роботи з великою кількістю персональних документів, які часто є конфіденційними.

Діловодство в кадровій службі регламентується наступними актами:

• Конституція, Цивільний та Трудовий кодекси, а також частково Кримінального та Сімейного;
• законодавчих актів за профілем організації в питаннях, що стосуються роботи з персоналом;
• нормативні акти місцевого значення;
• різні класифікатори, правила та інструкції федерального рівня;
• внутрішні нормативні документи, наприклад, інструкція з кадрового діловодства;
• накази і розпорядження керівництва.

Працівники служби персоналу зобов`язані неухильно дотримуватися вимог нормативних актів і насамперед Трудового кодексу.

Пошук і документальне оформлення співробітників

Ведення кадрового діловодства починається з пошуку і оформлення персоналу. Перш за все, необхідно визначитися з варіантами знаходження нових співробітників. Серед них особливо виділяються наступні:

• агентства і бюро по працевлаштуванню;
• Державна служба зайнятості;
• ярмарки вакансій;
• навчальні заклади;
• дошки оголошень про посади і резюме на різних ресурсах;
• інші організації;
• знайомі і друзі.

Всі варіанти пошуку співробітників мають свої переваги і недоліки, працівник відділу персоналу повинен максимально використовувати всі можливості, щоб закрити вакансію.

Коли претендент знайдений, з ним проводиться співбесіда. Бажано, щоб його хід фіксувався документально: так легше прийняти зважене рішення про наймання або відмову. В останньому випадку людини письмово сповіщають про причини протягом п`яти робочих днів. Якщо претендент підходить на вакантну посаду, то його слід зарахувати. З цього починається оформлення кадрової документації на конкретного співробітника.

етапи оформлення прийому на роботу:

• укладення трудового контракту;
• видання наказу про прийняття;
• внесення запису до трудової книжки нового співробітника або її заклад;
• оформлення особової картки;
• якщо в організації прийнято - заклад особової справи;
• ознайомлення і підписання працівником внутрішніх нормативних документів та інструкцій.

Облікова документація по персоналу (особові картки, штатний розклад)

Ведення кадрового діловодства передбачає обов`язкове оформлення облікової документації, зокрема, штатного розкладу і особистих карток. Ці документи є обов`язковими для організацій всіх форм власності.

Штатний розпис і чисельність має бути актуальним і відповідати потребам організації. У нього вносять найменування всіх посад, кількість ставок із зазначенням вакансій на даний період.

Особисті картки - це уніфіковані документи, що містять в собі короткі дані про трудову діяльність працівника і персональну інформацію. Вони підлягають суворому обліку і спеціальними умовами зберігання, в місцях, що запобігають їх псуванню і розкрадання.

Накази з особового складу, відмінності і особливості оформлення

Загальне діловодство в кадровій роботі в основному виражається в наказах і розпорядженнях керівництва. Ці документи можуть стосуватися як окремих співробітників, так і всього персоналу в цілому. Вони відрізняються по оформленню і особливостям введення в дію.

Більшість наказів і розпоряджень, що стосуються конкретних дій зі співробітником, мають уніфіковану форму. Вони підлягають обов`язковому погодженню з усіма зацікавленими особами і ознайомленню співробітником під розписку. Копії кадрових розпоряджень зберігаються в особовій справі, а оригінали в окремих папках.

Журнали по кадровому діловодству, правила оформлення і зберігання

Для обліку руху документів діловодство в кадровій службі передбачає ведення спеціалізованих журналів. Це табличні документи багатосторінкового формату, найчастіше уніфіковані. Зазвичай їх заводять або у великих зошитах, або купують готові в спеціалізованих магазинах.

Види кадрових журналів:

• реєстрації вхідної та вихідної документації, в тому числі листів;
• реєстрації наказів;
• реєстрації прибуття і вибуття співробітників у службові відрядження;
• реєстрації заяв, подань, повідомлень, посадових і службових записок;
• реєстрації бланків трудових книжок, їх вкладишів;
• книги обліку рухів різних кадрових документів і т. д.

Всі журнали повинні бути в обов`язковому порядку прошиті і опечатані, а аркуші пронумеровані. Зберігати їх слід окремо від усіх документів. Бажано в сейфі або спеціальній шафі.

Особливості ведення та зберігання особистих справ

Ведення особистих справ не є обов`язковим. Однак більшість організацій в тій чи іншій формі збирають документи співробітника. Звичайно, в одній папці робити це зручніше.

Особиста справа - це комплекс документованих персональних відомостей про працівника, зібраних і сформованих в певному порядку. У нього можуть входити найрізноманітніші документи і копії:

• копії наказів про працівника;
• копії заяв;
• копії документів, що засвідчують особу, що підтверджують кваліфікацію, освіту, пільги і сімейний стан;
• анкета;
• характеристики і відгуки;
• довідки і т. д.

Відео: Бухгалтерія

Особові справи включають в себе персональну інформацію, вони повинні зберігатися в стороні від інших документів. Доступ до них дозволений тільки строго обмеженому колу посадових осіб. При звільненні персоналу, особисті справи здаються на архівне зберігання.

Правила оформлення, зберігання і видачі трудових книжок, а також вкладишів

Всі організації зобов`язані вести трудові книжки на свій персонал, виняток - співробітники, прийняті за сумісництвом. При первинному прийомі роботодавець самостійно набуває чисті бланки і робить в них перший запис. На титульний лист вносять відповідні дані про працівника. Згодом необхідно стежити за їх актуальністю і вчасно вносити зміни.

На розворот основної частини вносять записи про трудовий і суспільної діяльності працівника, його прийомі постійних перекладах, звільнення. Всі записи нумеруються в загальному порядку та вносяться на підставі наказу. Запис про звільнення супроводжується відбитком друку організації і підписом керівника.

Записи в трудовій книжці робляться від руки, синьою кульковою ручкою, чітким і зрозумілим почерком. Уважно стежте за актуальністю та достовірністю даних, що вносяться. Якщо необхідно виправити відомості, то їх треба акуратно закреслити однією рисою і внести актуальну інформацію. Дана дія обов`язково підтверджується підписом керівника і печаткою.

Зберігають трудові книжки окремо від інших документів, в сейфі. Заборонено видавати їх на руки працівникам або третім особам без спеціальної постанови відповідальних органів.

Особливості оперативного та архівного зберігання кадрових документів

Зберігання кадрових документів визначається їх особливою значущістю. Вони містять персональні відомості та є конфіденційними. Такі дані не підлягають несанкціонованому розголошенню. В іншому випадку на працівників кадрової служби та керівника організації накладається штраф.

Для організації правильного зберігання кадрових документів в службі кадрів бажано мати окреме приміщення. Вхід в нього повинен бути один і обов`язково обладнуватися металевими дверима з сигналізацією.

Самі документи повинні зберігатися в металевих шафах або сейфах. Слід уникати доступу сонячного світла і пилу, а також перепаду температур і занадто великий вологості. Ці прості дії допоможуть зберегти персональні дані.