Архівна діловодство організації: гост, інструкція, документи, правила. Методичні рекомендації з архівної діловодства

Правила архівного діловодства містять ключові вимоги до роботи з паперами і матеріалами, Які не беруть участі в поточній ДІЯЛЬНОСТІ компанії. Смород сформульовані відповідно до існуючої Нормативні базою, регламентує сферу ОБРОБКИ, узагальнення та зберігання інформації. Ключові Поняття, вікорістовувані в рамках ДІЯЛЬНОСТІ, встановлює ГОСТ з архівної діловодства. При їх складанні враховуваліся сучасні Досягнення в вікорістанні технічних засобів і передових інформаційних технологій. Розглянемо далі основи архівного діловодства.

Сфера Розповсюдження

Методичні рекомендації з архівної діловодства діють відносно державних установ. Смород шкір обов`язкові для КОМЕРЦІЙНИХ підприємств, Які здійснюють певні види робіт. Зокрема, Розпорядження діють в частині забезпечення опису, обліку, Збереження та використання документації з Архівного фонду РФ, віднесеної до держвласності.

Підрозділі підприємств, що Працюють з кіно-, фоно-, відео-, фотоматеріаламі, картографічнімі, науково-технічними, телеметрічнім відомостямі, керуються Встановлення положеннями в частині планування та звітності.

Обов`язок і право формування Архівів в організаціях для Тимчасова зберігання документації АФ РФ передбачається Основами галузевого законодавства (від 1993 г.), Положеннями (від 1994 і 1998 рр.). Нормативну базу формують такоже правові акти регіонального значення. Розглянуті правила не діють Стосовно документів, робота з Якими регулюється ФЗ № 5485-1 і Указом Президента № 1 203 від 30.11.1995 р

комплектування

Воно являє собою систематичне поповнення документальної бази підрозділів підприємства. Комплектування Включає в себе визначення:

1. Джерел.
2. Складу матеріалів, Які підлягають прийому.

В рамках даної ДІЯЛЬНОСТІ такоже здійснюється безпосередно передача документів в архів. Як джерела віступають:

1. Підрозділі підприємства.
2. Фізособі.
3. Підвідомчі структур.

склад матеріалів

Інструкція з архівної діловодства встановлює, що комплектування здійснюється справами Тимчасова (перш 10 років) і постійного зберігання. Узагальнюються такоже Відомості по Особова складу. Справи, термін зберігання якіх менше 10 років, як правило, в архів НЕ передаються. Смород містяться у відповідніх підрозділах підприємства. Після Закінчення терміну зберігання такі справи підлягають знищення. Відомості індівідуального характеру передаються за заявила власника. Согласно смород направляються в держархів для постійного Утримання. Передачі такоже підлягають матеріали підприємств-попередніків і ліквідованіх підлеглих структур.

Архівна діловодство і номенклатура

Уповноважені службовці, Які здійснюють роботу з інформаційнімі матеріалами підприємства, складають сістематізованій ПЕРЕЛІК справ. ВІН іменується номенклатурою. При її формуванні вказуються Терміни зберігання матеріалів. Інструкція з архівної діловодства наказує уповноваженому підрозділу Здійснювати контроль та сприяння службі забезпечення в складанні номенклатури. Сістематізованій ПЕРЕЛІК Виступає в якості бази для формування опісів інформаційних матеріалів постійного і Тимчасова (до 10 років) зберігання. Номенклатура такоже є Головні обліковим документом. Вона вікорістовується для реєстрації справ Тимчасова зберігання, в тому чіслі з терміном менше 10 років. Встановлен номенклатурою схема сістематізації може застосовуватіся при розробці картотеки на віконані акти.

Класифікація

Ведення архівного діловодства здійснюється за трьома видами номенклатур:

1. Типовий.
2. Примірної.
3. Індівідуальної (для конкретного підприємства).

Перша візначає склад матеріалів, що формуються в однотипних установах. Типова номенклатура вважається нормативним документом. Орієнтовна сістематізація візначає приблизно склад інформаційних матеріалів для підприємств, на Які пошірюється її дія, Із зазначену індексів. Вона володіє рекомендаційнім характером. Зазначені види сістематізації Використовують при формуванні індівідуальної номенклатури і переносячі в неї без змін.

Особливості підготовкі

Документи з архівної діловодства підприємства сістематізуються за встановлення формою відповідно до номенклатурами структурних підрозділів. Останні повінні буті узгоджені і підпісані керівнікамі.

Номенклатура підприємства оформляється на загально бланку. Вона візується начальником архіву або відповідальною особою, підпісується керівніком служби забезпечення або уповноваженим ним працівніком. Номенклатура винна буті схвалена Експертно комісією, після чого ЗАТВЕРДЖЕНА директором компанії. Після проведення зазначену процедур керівнікам структурних підрозділів підприємства Надаються виписки відповідніх розділів.

Номенклатура на Майбутній рік формується протягом останнього кварталу поточного ПЕРІОДУ. Узгодження здійснюється не рідше 1 разу на 5 років. При зміні Структури і функцій підприємства формується нова номенклатура.

Порядок складання справ

Формування іменується угруповання Виконання АКТІВ відповідно до номенклатури. Архівна діловодство організації Включає в себе сістематізацію інформаційних матеріалів відповідно до найменування папок. Чи не допускається угруповання дублетних і Чорновіл прімірніків. Віняток становляться особливо цінні носії. Заборонено поміщаті в папки папери, що підлягають повернення.

Ведення архівного діловодства здійснюється при централізованій роботі з матеріалами службою інформаційного забезпечення, а при децентралізованої - як структурними Підрозділами, так і зазначену віщє відділом. Угруповання віконується під безпосереднім керівніцтвом осіб, відповідальніх за Збереження носіїв Даних. При необхідності можуть залучатіся службовці держархіву.

ключові вимоги

Архівна діловодство здійснюється відповідно до пріпісів нормативних АКТІВ. При формуванні папок з інформаційнімі носіями необхідно Дотримуватись таких вимог:

1. Матеріали для Тимчасова та постійного зберігання групують окремо.
2. В папку включається по одному прімірніку шкірного паперу.
3. В папці повінні буті прісутнімі матеріали по одному календарному році. З даного Розпорядження, однак, є віняткі. До них відносять:

• Особисті справи, що формуються протягом Усього годіні роботи відповідного службовця;
• матеріали віборніх структур і Постійно діючіх комісій за за при них, Депутатська груп, сістематізована протягом ПЕРІОДУ їх склікання;
• паперу освітніх установ, що оформляються та групують протягом навчального року;
• театральні матеріали, що характеризують діяльність за сезон;
• історії хвороб та ін.

У папці має буті НЕ більше 250 сторінок при товщіні НЕ більше 4 см.

Угруповання розпорядча АКТІВ

Архівна діловодство передбачає сістематізацію різніх відів інформаційних носіїв. До них в тому чіслі відносять і розпорядчі акти. Смород групують відповідно до виду і хронологією з Додатками:

1. Положення, статути, ЗАТВЕРДЖЕНІ розпорядча актами, віступають в якості Додатків до них. Смород групують разом. Якщо положення, інструкції, статути були ЗАТВЕРДЖЕНІ як самостійні акти, їх сістематізують в ОКРЕМІ справи.
2. Доручення віщестоящіх структур і постанови щодо їх виконан групують за напрямком роботи підприємства.
3. Накази, Які стосують Особова складу, сістематізуються згідно з термінамі зберігання. При великому обсязі інформаційних матеріалів доцільно акти, що стосують різніх сторін роботи компанії, групуваті окремо.
4. Розпорядження по ключовими Напрямки діяльності сістематізуються окремо від АКТІВ по Особова складу. Наприклад, наказ з архівної діловодства включається в одну папку, а за призначення керівника відповідального підрозділу - в іншу.
5. ЗАТВЕРДЖЕНІ ліміті, Звіти, кошториси, тітульні списки, плани та ін. групують окремо від проектів по ним.
6. Розташування документів в Особиста справа здійснюється в порядку їх Надходження.
7. Особові рахунки співробітніків за зарплатою сістематізуються в ОКРЕМІ папки. Їх розташовують в алфавітному порядку.
8. Скарги, Пропозиції, заяви громадян, що стосують діяльності підприємства, документація по їх РОЗГЛЯДУ і виконан групують окремо від ЗВЕРНЕННЯ фізосіб з особіст питань.
9. Сістематізація листування здійснюється зазвічай за календарний період в хронологічній послідовності. При цьом ВІДПОВІДІ поміщаються після питань. У разі Відновлення листування по окремій темі, розпочатої в попередніх році, документи включаються в папку поточного ПЕРІОДУ. При цьом вказується індекс справи Минулого року.

Оформлення інформаційних носіїв, що пріймаються на зберігання

Архівна діловодство передбачає ряд пріпісів для структурних підрозділів, що Працюють з паперовими актами. Оформлення носіїв може буті Частково або повну. Це Залежить від термінів зберігання. Повне оформлення здійснюється щодо документів Тимчасова (перш 10 років), постійного Утримання, а такоже АКТІВ по Особова складу. Воно має на увазі:

1. Обкладинка / підшівку папки.
2. Нумерацію аркушів.
3. Складання Сторінки-завірітеля.
4. Формування внутрішнього описування у разі спожи.
5. Внесення уточнень до реквізити титульного аркуша. Смород можуть стосуватись найменування підприємства, реєстраційного номера папки, крайніх дат і ін.

Матеріали Тимчасова зберігання, в тому чіслі з терміном менше 10 років, оформляються частково. Так, дозволено НЕ Виконувати сістематізацію ПАПЕРІВ в папці, що НЕ нумеруваті листи, й складаті завірчі написи.

нюанси

Архівна діловодство - вид ДІЯЛЬНОСТІ, в рамках якого фахівці забезпечують НЕ тільки Збереження інформаційних носіїв, а й можлівість роботи з ними при вінікненні такої необхідності. Для цього акти, що становляться папки, підшіваються на Чотири проколи в картонну обкладинка. Їх такоже допускається переплітаті з урахуванням можливості читання текстів, резолюцій, дат, віз у всіх папери.

При підготовці до угруповання все металеві скріплюють елементи відаляються. Матеріали, прізначені для постійного зберігання і складаються з особливо цінних або неформатних АКТІВ, містяться в папках закритого типу з трьома клапанами Із зав`язка або в спеціальніх коробках.

У разі прісутності в справі незатребуваніх документів особіст характеру (трудових книжок, Посвідчень, Військових квитків та ін.) Смород вкладаються в окремий конверт і підшіваються в ньом до решті матеріалами. В кінці папок винен буті прісутнім чистий аркуш-завірітеля. На качана папки підшівають бланк для внутрішнього опису. Для забезпечення схоронності і порядку Розташування ПАПЕРІВ КОЖЕН лист нумерується Арабською цифрами. Це правило, не стосується сторінці-засвідчувач і бланку для опису. Номер ставити пробачімо олівцем у правому кутку вгорі.

Лист-засвідчувач

ВІН складається за встановленим порядком. У ньом вказуються прописом та цифрами:

1. Кількість аркушів з нумерацією.
2. Число сторінок внутрішнього опису.

У листі-засвідчувач такоже обмовляється спеціфіка нумерації. Зокрема візначається наявність літерніх індексів, пропущених кодів, номери сторінок з наклеєнімі фотоматеріаламі, велікоформатніх сторінок та ін. Крім того, на Аркуші вказують прісутність друкарська брошур в папці, якщо смороду НЕ були відзначені в основному нумерації. Лист-засвідчувач візується Укладач. Наступні Зміни в стані і складі папки повінні відзначатіся в ньом з посилання на агентство агентство відповідні акти. Чи не допускається віносіті лист-засвідчувач на титульний лист папки або чистий оборот Сторінки останнього документа в ній.

Внутрішній опис

Вона формується для зберігання і обліку інформаційних матеріалів Тимчасова (перш 10 років) і постійного Утримання. Внутрішній опис складається такоже для справ, створенного з різновідах документів, в заголовках якіх їх Зміст НЕ розкрівається. У бланку повінні буті прісутнімі дані про порядкові номери АКТІВ в папці, індексах, заголовках, датах і номерах сторінок.

До внутрішнього Опису додається підсумковій запис. У ній вказують цифрами і прописом число документів, включених в неї, а такоже Кількість аркушів, що її формують. Внутрішній опис візує укладач. Якщо папка переплетена або підшіта без бланка, то Складення лист пріклеюється до внутрішньої частини ліцьової обкладинки.

Зміни в складі матеріалів у папці повінні відображатіся в поле "Примітки". Зокрема мається на увазі вилучення, заміна ПАПЕРІВ копіямі, включення додатково документів в папку. При цьом проставляються посилання на агентство агентство відповідні акти. У разі необхідності може формуватіся нова узагальнююча запису до листу внутрішнього опису, а такоже засвідчувальній напис папки.