Класифікація та види документів в діловодстві

У різних сферах діяльності фізичних і юридичних осіб використовуються документи. Правила їх складання, зберігання, обігу та застосування входять в дисципліну, яка називається діловодством. У кожній організації повинен бути такий співробітник, інакше не буде злагодженої роботи. Щоб зрозуміти принципи цієї діяльності, слід дізнатися про те, які існують види документів в діловодстві, а також про їх правильному складанні, зберіганні, використанні.

Загальна інформація

Документи вимагають правильного оформлення, складання, зберігання і обробки. Від відомостей, викладених на папері, а також грамотності залежить своєчасність рішення. У кожній країні діють свої принципи оформлення документації. Взяти, приміром, діловодство РБ: розпорядчі документи, їх види регулюються законодавством Білорусі. У Росії свої порядки, тому принципи оформлення ділових паперів можуть відрізнятися.

Відео: ЮД # 3 Види документів

Документація є частиною роботи будь-якої компанії, оскільки визначає її діяльність. Тому діловодство контролюється державою за допомогою законів. Під час перевірок в першу чергу звертають увагу на ділові папери.

Головні сфери діловодства

Ця сфера діяльності має на увазі:

• правильне і якісне складання паперів;
• організацію роботи з документацією.

Діловодство особливо важливо в наступних сферах:

• стандартизація;
• законодавче регулювання;
• створення правових актів.

Принципи роботи

Для роботи в сфері діловодства потрібна наявність певних знань і навичок. Через це на підприємствах є підрозділи, кожне з яких відповідає за конкретну діяльність.

У маленьких фірмах цю роботу виконують секретарі, які відповідають за документацію підприємства. Усе види документів наказного діловодства дуже важливі, і кожен може знадобитися в будь-який момент. Зазвичай їх зберігають в надійних шафах. За неправильне ведення документації на відповідальних осіб накладаються штрафи.

Що говориться в законодавстві?

У законі прописана необхідність документування відомостей і містяться основні визначення. Цей нормативний акт визначає відносини, що з`являються з використанням інформаційних технологій. Про необхідність документування сказано і в інших законах.

У Цивільному кодексі України містяться правові основи роботи юридичних осіб та порядок діловодства. НК перераховує важливі податкові види документів в діловодстві. На їх основі ведеться облік комерційної діяльності установ і фізичних осіб, відрахування зборів.

У законі представлені також зразки документів. У ГК є вимоги щодо складання установчих договорів, статутів, довіреностей. Нормативні акти включають форми документів, що пересилаються різними методами - поштою, факсом, через інтернет.

Документація в Росії

Існують загальноприйняті види документів і їх класифікація в діловодстві. Ділові папери бувають наступними:

• організаційно-розпорядчими: протоколи, рішення, статути;
• довідково-інформаційними: акти, довідки, телеграми;
• особистими: трудові книжки, заяви, договори.

Види документів в діловодстві класифікуються і за формами. Основні - такі:

• трафаретні;
• індивідуальні;
• типові.

Всі види наказного діловодства необхідні для злагодженої роботи всього підприємства. Важливо їх грамотне і правильне заповнення. У зв`язку з розвитком сучасних технологій, сьогодні з`явилося електронне діловодство. Види документів в ньому такі ж, тільки робота здійснюється за допомогою різних програм. Зазвичай для цього використовуються комп`ютерні системи, що дозволяють виконувати безліч функцій.

Електронним документообігом називають складову частину діловодства, в якому створення, передача і зберігання документації підтримується мережевою структурою. Ця робота дозволяє управляти всіма сферами виробництва.

інша класифікація

За змістом види документів в діловодстві бувають простими і складними. За походженням їх поділяють на особисті і офіційні. Якщо враховувати місце прийняття, то документи бувають зовнішніми і внутрішніми.

Документація класифікується і за часом зберігання: постійні паперу, ті, що зберігаються більш-менш 10 років. За гласності вони бувають несекретними і секретними. Документи можуть відрізнятися і за варіантом фіксації: звукові, графічні, друковані та рукописні, фото- і кіноматеріали.

Існує поділ паперів на термінові і нетермінові. Якщо розподілити їх за стадіями, то бувають виписки, чернетки, оригінали, копії. Окрему галузь складають державні документи, призначені для регулювання конкретних сфер життєдіяльності. Уповноважені органи займаються розробкою інструкцій, вказівок, наказів.

Первинна документація

У неї входять папери, що складаються з вихідної інформації, отриманої при розробці, дослідженні, спостереженні та іншої роботи людини. Вони в бухгалтерській діяльності створюються при господарських питаннях. Ці папери підтверджують факти. До таких відносять акти, довідки, накладні. Зазвичай для заповнення застосовуються уніфіковані бланки.

Навіть якщо немає загальноприйнятої форми документа, в компанії створюється свій зразок. У ньому повинні бути такі реквізити:

• назва;
• дата оформлення;
• найменування фірми;
• опис операції;
• вимірювачі;
• перелік відповідальних осіб;
• підписи.

Відео: Урок 5. Документи і їх класифікація. Частина 1

Які б не були види документів, інформації в діловодстві має бути достатньо для виконання роботи підприємства. Через будь-яких порушень злагодженість діяльності ускладнюється.

діловодство компаній

На основі розпоряджень начальників створюються різні положення. На цьому базується діловодство. Основні види документів на підприємстві представлені у вигляді індивідуальних і типових актів. Перші регулюють роботу підрозділів, цехів, відділів, які ведуть організаційну діяльність.

Відео: Діловодство

Типові документи відносяться до усіх відділів компанії. Проект положення виконує виконавець, після чого робота перевіряється юридичним відділом. При наявності недоліків їх прописують в окремому документі. Головним актом при роботі фірми є наказ керівника. На його основі створюються правила роботи установи, приймаються рішення, проводяться заходи.

види записок

Доповідна записка є важливою папером, в якій описується факт, пропозиція або висновок. Її відправляють керівнику, який дає подальші вказівки по документу.

Відео: Навчання професійні х секретарів

Службова записка - це вид письма або внутрішнє листування в компанії. Вона віддається в підрозділи, але не керівництву. Папір спрямовується і посадовим особам. Така документація має звітні та інформативні властивості.

Пояснювальна записка є документ, де викладаються певні положення, а також причини будь-яких порушень, невиконання роботи. Необхідні такі папери для злагодженої діяльності будь-якого підприємства.

інструкції

Документи бувають 2 видів. Перші визначають порядок виконання конкретної роботи, що здійснюється підрозділами, посадовими особами. Інструкції містять інформацію про права, обов`язки, відповідальність працівників.

Завдяки цій документації зрозумілий порядок виконання будь-якої роботи. Інструкції щодо терміну бувають постійними або на певний період. Якщо час дії не встановлено, то перегляд виконується кожні 3-5 років.

Стадії формування документа

Кожен документ проходить:

• реєстрацію;
• видання;
• виконання.

Якщо всі етапи пройдено, документ кладуть в папку, в якій повинно бути не більше 250 аркушів. Якщо їх більше, заводиться 2 том.

Особливості зберігання паперів

Зберігають документи за такими правилами:

• їх формують в різні справи - за часом зберігання;
• папки повинні групуватися по році;
• не слід допускати перенаполненія справи;
• папери зберігаються в хронологічному порядку;
• з наказами зберігаються положення, інструкції, якщо вони є;
• накази по різних справах розподіляють в різні відділи.

Після виконання документ відправляється в справу, що дозволяє запобігти втраті. Не слід відкладати це на потім, щоб не потрапити в плутанина в роботі. Тим більше що за втрату документів передбачена відповідальність, причому це стосується не тільки окремого співробітника, але і всієї фірми.

Класифікація документації дуже зручна, оскільки дозволяє вести діловодство без проблем. Поводження з паперами допоможе зберегти їх і не допустити збоїв у роботі підприємства. Якщо все розкладено, так би мовити, по поличках, то в разі перевірки проблем з паперами не виникне.