Формування справ. Особиста справа працівника: документи, прядок ведення, терміни зберігання

Формування справ співробітніків - процес, яка є обов`язковою майже для всіх компаній. За встановлення в Росії правилами, у шкірного роботодавця повинною буті Своєрідне досьє на кожного співробітніка. Цей документ здатно охарактерізуваті підлеглого з самого його працевлаштування. Особові справи зустрічаються НЕ тільки на роботі, але і, наприклад, в університеті. У будь-якому випадка Зараз документ важлівій. Його необхідно правильно Сформувати. Альо як це зробити? У якіх випадка НЕ обов`язково має вести подібну документацію? Що можна, а що не можна поміщаті в Особова справа? Розібратіся у всьому цьом не так Важко, як здається.

Визначення особової справи

Особисте досьє працівника - це своєрідній документ, в якому зберігається вся документація відносного конкретного кадру. Складається воно з обкладинки і спеціальніх ПАПЕРІВ, що ма ють відношення до підлеглого.

Заводітіся подібного роду документація з моменту працевлаштування кадру. І вести її слід аж до звільнення співробітніка. Далі справа передається в архів на зберігання. Зніщуваті Зараз документ не можна протягом Певного годіні.

Формування справ - це далеко не самий обов`язковий процес. У Деяк випадка можна уникнути його. Альо тоді збіраті інформацію про тієї чи Інший підпорядкованому буде вельми проблематично. Зазвічай дана процедура проводитись в великих організаціях. Створюється Ціла база, в Якій Відображається інформація по кожному підлеглому.

Обов`язково або необов`язково?

Вже Було сказано, що справи співробітніків вести зовсім НЕ обов`язково. Альо на будь-якому важлівіші підприємстві є подібного роду документація. Коли формування досьє обов`язково, а коли ні?

Законодавчий ніде НЕ пропісуються правила з цього питання. Альо на практиці Вихід так, що Великі компанії формують Особисті справи на своїх підлеглих, а дрібні - немає. Рекомендується зайнятості ЦІМ харчування фірмам з великою плінністю кадрів.

Найчастіше організації ведуть Особисті справи не так на всіх підлеглих, а тільки на конкретні категорії ПРАЦІВНИКІВ. Найчастіше ними є:

• Керівники;
• заступники керівніцтва;
• провідні фахівці в компанії;
• співробітнікі, що Працюють з матеріальнімі цінностямі (наприклад, касири);
• люди, Які ма ють можливість кар`єрного росту.

Рекомендується НЕ лінуватіся і вести подібного роду документацію на всіх підлеглих. Процес формування справ співробітніків не так Важко запам`ятати. Тільки далеко не всі документи, що відображають інформацію про кадрі, можуть зберігатіся тут. Які Особливості процесу слід запам`ятати? Навіть найменших Порушення для роботодавця може обернутися не найкращий чином. Тому доводиться ретельно вівчаті поданих завдання.

зберігання

Вже Було сказано, що Особисті справи підлеглих навіть після того, як людина звільнілася, залішаються в компанії. На руки смород НЕ видають, а поміщаються в СПЕЦІАЛЬНІ архіви. Допускається навіть Електронне зберігання інформації про кадри. Альо і в паперовий варіанті справи повінні мати місце.

Існують деякі правила, Які доведеться Дотримуватись начальнику. Зберігання справ - це практично нескінченній процес. Чи нельзя зніщуваті дані документи протягом 75 років з моменту пріпінення кадром праці.

Саме з цієї причини багато компаній намагають НЕ Надто обтяжуваті Собі Зборів інформації про ті чи інші підлеглих. Лише мала Кількість корпорацій існує більше 75 років. Найчастіше фірми відкріваються і закріваються, а Особисті справи залішаються в архівах.

Для Спрощення зберігання досьє прідумуються різноманітні правила. В основному зберігання Даних документів відбувається після сортуваннях в алфавітному порядку. Додатково рекомендується створюваті архіви по роках. Такий підхід спростить пошук інформації про співробітніків, Які працевлаштуваліся В компанію в Певний час.

Є ще одна особлівість у даного пітанні. Проблема вся Полягає в тому, що деякі Особисті справи зберігаються Постійно в архівах компанії. І смороду НЕ знищують ні через 10 років, ні через 100. Під данє правило потрапляють досьє керівніків організації, а такоже справи державних СЛУЖБОВЦІВ. Чи не Варто забуваті про підлеглих, у якіх є нагороди, Медалі та різноманітні звання.

доступ

Наступний момент - це питання доступу до досліджуваної документації. Найчастіше в досьє співробітніків є дані, прізначені Виключно для роботодавця. І їх НЕ потрібно знаті основній масі ПРАЦІВНИКІВ.

Найчастіше справи зашіфровані, доступ до них є тільки у начальника підприємства, а такоже у кадровика, Який займається Формування. Простим підлеглім НЕ дозволяється Дивитися зібрану інформацію.

Роботодавець гарантує справах для для співробітніків конфіденційність. До загально доступ подібного роду інформація коли винос. На вимогу копії документації Надаються кадрам в день звільнення. Компанія Несе відповідальність перед підлеглімі за Збереження інформації, яка є в Особиста справа.

Такоже слід запам`ятати раз і назавжди - досьє НЕ Видається підлеглім ні в якому разі. Співробітнікі НЕ ма ють права забирати Особисті справи, а такоже Вимагати їх відачі. Лише при звільненні можна запросіті дані звідсі. Роботодавець відає кадру тільки копії відомостей, що зберігаються в Особиста справа. Іншого НЕ требует. Жоден підлеглій НЕ має права на вилучення цього документації з перекладу в іншу Корпорацію або при залішковому Усунення з працевлаштування. Вже Було сказано - досьє на ПРАЦІВНИКІВ зберігає КОЖЕН роботодавець протягом 75 років. Цей термін за вопросам комерційної торгівлі обставинам може буті збільшеній.

Обов`язкові СКЛАДОВІ Особиста справа

Тепер трохи про ті, як самє складається подібна документація. Насправді правила формування справ підлеглих законодавчий НЕ Встановлені. І це питання вірішується керівніцтвом компанії. Воно самє візначає, якові інформацію слід зберігаті і як сістематізуваті досьє підлеглих. Це основна проблема Всього процесу формування.

Проти, Незалежності від Вибори правил, деякі дані при будь-якому розкладі будуть зберігатіся в особовій справі. Які самє документи зустрічаються у ВСІЙ подібної документації? це:

• анкети претендента;
• заяви про прийом на роботу;
• накази про Надання місця праці;
• заяви про звільнення (якщо є);
• накази про звільнення;
• акти про видачу Трудової книжки (на вимоги або при звільненні підлеглого).

Віщепереліченій ПЕРЕЛІК - це обов`язкові паперу. А ось з іншою інформацією можуть вінікнуті певні проблеми. Аджея далеко не всі Відомості про підлеглих можна вносіті до особової справи. Існують деякі обмеження з цього приводу. На Які моменти слід звернути Рамус, щоб уникнути Скарги на неправильне формування особіст досьє кадрів?

Заборона

Насправді, якщо Дійсно заглібітіся в Усі питання оформлення і формування особістої документації співробітніків, можна заплутатіся. Тому перед тим як заводіті архів, слід запам`ятати Всього кілька Особливе. А точніше, заборонено. Смород Актуальні для всіх підприємств, Незалежності від встановлення правил. Чи не можна:

1. Зберігаті Тимчасові і постійні документи в одному місці. У досьє ПРАЦІВНИКІВ повінні буті ОКРЕМІ місця для того, щоб можна Було покласти папери, Які лише тимчасово знаходяться серед особової справи. Такоже передбачається місце зберігання ОСНОВНОЇ інформації.
2. "розмножуваті" документацію. Чи не рекомендується зберігаті будь-які документи у справах для для співробітніків з дублікатамі. В одній папці - одна копія.
3. Вносіті занадто особисту інформацію. Наприклад, про Релігійні Переконаний. Такі Відомості для роботодавця Взагалі вважаються зайве. Тому формування справ допускає зберігання тільки Корисна роботодавця документації, що відбіває якість роботи підлеглих.

А які конкретно документи можуть містітіся в Розглянуто досьє? Що, крім перерахованого віщє ПАПЕРІВ, на практиці зустрічається в Особиста справа? Щоб не допустіті помилок, можна слідуваті порадує по збору інформації для досьє співробітніків.

Ширшов документація

Склад особової справи різноманітній. Вже Було сказано, що компанія сама встановлює правила ведення даної документації. Тому точно не можна Сказати про ті, що заносітіся в архіви. Документи, Які зустрічаються в обов`язковому порядку, Вже перераховані. Альо Щоб не допустіті будь-якіх помилок, вігаданою заявником Певний ПЕРЕЛІК допускаються до зберігання паперу. Що Вінне буті в особовій справі? Якщо віключіті Раніше перераховані об`єкти, залиша (у вигляді Копій основному):

• копія паспорта громадянина;
• СНІЛС підлеглого (копія);
• ІПН (НЕ оригінал);
• військовий квиток;
• документ (і) про освіту;
• фотографії (НЕ Особисті, прізначені для анкет);
• характеристика з минулим Місць працевлаштування (якщо є);
• посадова інструкція для тієї чи Іншої вакансії;
• Автобіографія.

Чи не Варто забуваті про ті, що будь-який відповідальний роботодавець з метою Дотримання робочих процесів, а такоже для забезпечення власної безпеки ставити різноманітні акти. Наприклад, про відмову підпісу наказу про звільнення. Подібна документація винна теж зберігатіся в Особова справах для для. Результати атестаційніх робіт та інші накази, що вплівають на роботу того чи Іншого кадру - це ще кілька пунктів, дозволених до внесення в досьє.

Ще один важлівій момент - це зберігання так званої Опису особової справи. Документ, здатно принести Чимаев клопоту роботодавця. ВІН винен буті в обов`язковому порядку в кожному особовій справі. Інакше можна звінуватіті керівництво Опис Опис в тому, що якісь папери включені незаконно. Опис особової справи - це Спеціальний документ, в якому перераховано всю прікріплена до папки документація. Розміщується в самому качана досьє. Без опису у роботодавця можуть вінікнуті проблеми. Співробітник здатно звінуватіті в підробці або крадіжці тих чи інших документів.

Формування особової справи - процес НЕ такий Вже і важкий, якщо правильно до нього підготуватіся. Роботодавець повинен просто вносіті сюди всю важліву інформацію щодо ДІЯЛЬНОСТІ співробітніка. А вісь Особисті Відомості про кадри вносіті заборонено. Вже Було наведено приклад з релігією. Склад сім`ї та Особливості ведення способу життя підлеглого - це теж табу.

А ось якісь Досягнення працівника повінні вносітіся в Особисті справи. Це - НЕ обов`язкова складових, але бажано НЕ нехтувати їй. Особливо тоді, коли мова йде про Дійсно талановита кадрі. Дозволяється Внесення відомостей про отрімані нагороди, звання, грамоти, Медалі, дипломи.

Чи не дуже багато

Документи в особовій справі можуть буті Різні, це зрозуміло. Точний список встановлюється шкірніх підпріємством на Розсудів керівника. Альо найбільш Поширення список ПАПЕРІВ Вже БУВ перерахованого. При формуванні та веденні досьє слід пам`ятати про один Невеликий правілі. Це обов`язковий пункт, Порушення якого НЕ допускається. Ведення Особиста справа - заняття відповідальне. Воно вимагає особлівої уважності.

Йдет про розміри Особиста справа. За встановлення правилами можна Сказати, що товщина папки, відведеної під досьє того чи Іншого кадру, что НЕ винна перевіщуваті 4 сантіметрів. Якщо ОБСЯГИ більш встановлення обмеження, краще завести нову справу. І просто якось позначіті його під вигляд продовження Вже існуючої документації.

На практиці дуже Рідко зустрічаються справи, Які в товщина досягають більше 4 сантіметрів. Тому слід просто запам`ятати Встановлення правило і не турбувати про його Невиконання. Якщо документації на кадру дуже багато, проводитись спеціальна перевірка. За її результатами роботодавець пріймає рішення про Розподіл досьє на кілька частин.

Основні вимоги

Порядок формування справ простий. Досить візначіті, яка самє документація може зберігатіся тут. Далі слід запам`ятати Раніше наведені обмеження. А далі Вже створюється справу. Дерлей етапом є виготовлення обкладинки. Досить Придбати СПЕЦІАЛЬНІ папки з назв "справа". У них зазвічай зберігаються всі документи того чи Іншого кадру.

Далі на титульному Аркуші (в даного випадка на обкладінці папки) пишеться особиста інформація про кадрі. А самє - П.І.Б. Внизу проставляється в обов`язковому порядку дата качана ведення документації. Що Вінне буті в особовій справі?

У якості Першої Сторінки прікладається опис. Можна знехтуваті їй, але робити Це не рекомендується. Дана папір Значний полегшує життя і знімає частину відповідальності з роботодавця за Збереження поміщеніх в досьє носіїв інформації - ті, що не вказано в опісі, що НЕ зберігається в особовій справі.

Після цього в папці розміщуються різноманітні документи, Які ма ють Пряме відношення до підлеглого. Саме так формується склад особової справи. Бажано розміщуваті копії або орігіналі документації так, як смороду були отрімані - спочатку анкета здобувача, потім прохання про прийом на роботу, наказ роботодавця про призначення на ту чи іншу посаду і так далі. закінчується справа наказом про звільнення і підпісанім актом про Отримання Трудової книжки.

Це ще не все. Процес формування справ - це трудомістка робота, хоч вона і відносно проста. Є ще одне невелике обмеження, ласка здатно принести якісь незручності роботодавця. Кадровик, Який Здійснює Внесення інформації в особисте досьє підлеглих, повинен стежіті за кількістю аркушів у папці. Їх НЕ вінніх буті більше 250 штук. При перевіщенні заводітіся одного частина особової справи для того чи Іншого працівника.

Журнал

Тепер зрозуміло, як відбувається формування справ співробітніків в компаніях. На цьом весь процес НЕ закінчується. Якщо підприємство вірішіло вести подібного роду документацію, у неї повинен буті Спеціальний журнал Особиста справа. Що це таке?

Дана складових собою являє список всіх наявний досьє на ПРАЦІВНИКІВ. Тут публікуються номера закладів справ, анкетні (Особисті) дані підлеглих, дати формування тих чи інших "особіст папок".

Єдиного бланках журналу немає. Роботодавець має ПОВНЕ право створити подібний архів Даних на свій Розсудів. Останнім часом Вкрай Поширення формою є електронний журнал. Гарна ідея для тих, кому не дуже хочеться займатіся паперовий тяганіною. Головне - Вчасно заповнюваті відповідні поля журналу. Тоді можна без особливо проблем відшукаті інформацію по кожному працівнику.

Висновок

Відтепер зрозуміло, як відбувається формування особової справи. Це дуже простий, але заплутаній процес, порядок Здійснення якого Ніяк НЕ закріпленій законодавством РФ. Роботодавці самостійно встановлюють документи, Які будуть зберігатіся в Особова справах для для. Форму Подання інформації теж можна вібрато.

Рекомендується НЕ прікладаті до Особова справ орігіналі документів - лише копії в єдиному екземплярі. До досьє співробітніків доведеться ставити з особливими Увага - вітік інформації, занесеної в подібного роду документацію, може наклікаті на керівника проблеми. Аджея при зборі Даних про підлеглих, як уже Було сказано, роботодавець зобов`язується Забезпечити повну конфіденційність відомостей. Це правило пошірюється і на годину праці, і на весь період зберігання документації після звільнення кадру. От і все. Основна інформація щодо формування справ кадрів Вівче в повній мірі. Особливості та склад даного процесу слід дізнаватіся у кожної компанії. Деякі Взагалі намагають НЕ займатіся ЦІМ. Оформлення справ (особіст) - не обов`язкова, але дуже корисне для роботодавця заняття.