Що таке номенклатура в діловодстві

Щоб правильно вести діловодство, необхідно знати, що таке номенклатура. Згідно з визначенням, номенклатурою називається складений за певною системою список перерахування того деталей, матерiалiв, конструкцiй, які були використані производством. При складанні такого списку кожному згаданому матеріалу присвоюється умовно код з цифр, букв або буквено-цифровий комбінації - номенклатурний номер.

Відео: Як сформувати номенклатура дів? . Експерт в області діловодства Дороніна Л.А,

У діловодстві номенклатура справ - це систематизований за змістом перелік ділових паперів (або справ), які оформляються в процесі роботи будь-якої організації. Номенклатурою визначається, який термін мають паперу зберігатися, і в якому порядку оформлятися. Наприклад, в навчальних закладах середньої ланки (гімназії) шкільні журнали зберігаються у завуча ще 5 років після випуску учнів.

Основні функції

Відео: Заповнення довідників модуля Номенклатура справ ПК "діловодство"

Головне завдання при складання номенклатури справ - зробити роботу управлінського апарату більш досконалої, продуктивної, позбутися бюрократичної тягучки. Оперативне і якісне розв`язання багатьох проблем, діяльність всієї організації часто знаходяться в залежності від того, в якому порядку містяться документи, як легко їх можна на вимогу знайти, наскільки грамотно вони класифіковані та систематизовані. Правильна класифікація дозволяє не тільки оперативно працювати з документами, але і полегшує роботу з архівами і в архівах.

Розглянемо на прикладах, що таке номенклатура справ, і в яких напрямках вона найбільше ефективна.

• Систематизація документів - коли документи були використані в якійсь справі (складання договорів, укладання угод, завершення кримінальної справи, плановий звіт відділу і т.д.), а потім з активного вживання вийшли, згідно з номенклатурою, вони зберігаються в організаціях в певному порядку . Це стосується як паперових документів, так і електронних, що зберігаються в базі даних комп`ютера.
• Зміст відомостей про те, на які терміни документ зберігається, як довго він може мати силу. У кожної справи, включеної до номенклатури, є свої зазначені терміни збереження документів, що входять до нього. Що цінніший і важливіше документ, тим довше він буде зберігатися. Тобто, при роботі з документами в справі відразу відбувається їх оцінка - свого роду експертиза цінності. Це допомагає і роботі з самим справою.
• закріплення індексації справ. номенклатура справи часто використовується в процесі реєстрації документів, а номенклатурний індекс справи стає складовою частиною реєстраційного номера документа. Це можна поспостерігати під час складання опису, коли на виробництві або в установу йде інвентаризація.
• Виконує роль довідки при вивченні організаційної структури установи і т.п.
• У діловодстві вважається основою для опису справ з постійним або тимчасовим терміном зберігання і обліку документів.
• Використовується в якості зразка, схеми для створення картотеки і довідки про використані документам.

Таким чином, добре знання, що таке номенклатура та навички в роботі з нею необхідні в будь-якій організації чи установі, на підприємстві. Номенклатура повинна поширюватися на всю документальну діяльність установи.

номенклатурна класифікація

Відео: 16 Архівне зберігання - номенклатура справ

У номенклатури є свої стандарти та вимоги в оформленні, їх не можна порушувати. Викладено вони в спеціальних методички та інструкціях з діловодства.

Прийнято виділяти три види ділової номенклатури:

• типова;
• приблизна;
• індивідуальна, розроблена для певної організації.

Що таке номенклатура типова, зрозуміло з назви - це нормативні документи, в них встановлюється склад справ використовуваних в організаціях одного типу.

Орієнтовна номенклатура призначена для встановлення зразкового складу справ, які заводяться в діловодстві організації, де ця номенклатура поширюється. Такі зразки діловодства носять не нормативний, а рекомендаційний характер. Відмінна риса - в документах даного типу вказуються індекси.

Типові і зразкові діловодних номенклатури розробляються організаціями вищестоящими для своїх підвідомчих організацій.

Індивідуальна номенклатура - розроблена саме для конкретної організації і враховує специфіку її діяльності. За зразок зазвичай береться типова або приблизна і в них вносяться необхідні зміни.