Види номенклатури справ, їх особливості та призначення

Організація ефективного документообігу на підприємстві неможлива без формування відповідних для нього умов. Одним з них виступає номенклатура справ в електронному вигляді або на паперових носіях. Якщо фахівця, чия діяльність пов`язана з документами, попросити: "Назвіть види номенклатури справ", - То він повинен безпомилково назвати їх. Справа в тому, що такі працівники зобов`язані знати класифікацію для того, щоб швидко орієнтуватися в масиві документації.

Номенклатура справ: поняття, види, зміст, значення

Перш ніж описувати порядок створення, слід розібратися з термінологією. Види номенклатури справ являють собою категорії розроблених у встановленій формі систематизованих переліків найменувань комплексів документів, які формуються на підприємстві в процесі його діяльності із зазначенням періодів зберігання. Вони необхідні для оперативного пошуку потрібних актів. Від якості номенклатури буде залежати швидкість роботи з паперами. Переліки використовуються для розподілу і угруповання реалізованих актів в папки, закріплення індексації, встановлення періодів зберігання. Вони забезпечують створення довідкової картотеки і виступають як джерело облікової інформації. На практиці використовуються такі види номенклатури справ, як типова, приблизна, індивідуальна. Підприємство зобов`язане самостійно розробити перелік з урахуванням специфіки своєї діяльності.

вимоги

З огляду на види номенклатури справ, їх особливості та призначення, нормативними актами визначено правила, що застосовуються при їх складанні. При формуванні переліків слід:

1. Дотримуватися єдність підходів до організації обліку, опису, систематизації, пошуку і зберігання документації.
2. Використовувати індексацію. Вона забезпечує внесення змін, виправлень і доповнень до відповідних розділів переліків.
3. Контролювати стабільність індексів.

Загальна характеристика

Розглянемо коротко призначення і види номенклатури справ, зазначені вище. Індивідуальні переліки розробляються для конкретної організації. Вони відображають документацію, яка використовується під час повсякденної її діяльності. В одній галузі, як правило, задіяні підприємства, що використовують однотипні акти. Для їх уніфікації і угруповання використовуються типові і зразковіе номенклатури справ. Останні мають рекомендаційним характером. Типові види номенклатури справ є обов`язковими. Ними зазвичай встановлюється єдина індексація для підприємств всієї галузі (системи). Типові і зразкові номенклатури складаються вищестоящими організаціями. Вони виступають як основа для формування індивідуальних переліків для конкретних підприємств. Вони, в свою чергу, підлягають узгодженню з вищестоящими структурами. Види номенклатури справ та їх оформлення знаходяться у веденні кваліфікованих фахівців. Вони залучаються для складання переліків і організації роботи з ними. Сформовані номенклатури повинні бути узгоджені з канцелярією і архівом підприємства.

Важливий момент

Номенклатура справ повинна бути присутнім на кожному підприємстві, незалежно від існування типового або зразкового переліку. Для організації оптимальним вважається розробка зведеного документа. У нього включаються всі види номенклатури справ підрозділів. Зведений перелік узгоджується з відповідним архівом. Після його затвердження керівником в структурні підрозділи передаються виписки розділів для застосування в роботі.

специфіка складання

Для співробітників, які розробляють переліки, важливо знати не тільки те, які існують види номенклатури справ, але і склад, кількість документів, які використовуються на підприємстві. У своїй діяльності фахівці використовують положення про організації, що діють і торішні списки актів, штатні розписи, класифікатори, опису, довідкові картотеки тощо. Класифікаційна схема номенклатури буде залежати в першу чергу від структури підприємства. Чимале значення мають і функції, які реалізує організація. У зв`язку з цим в якості класифікаційних категорій можуть виступати як внутрішні підрозділи, так і управлінські завдання.

типи документів

Номенклатура справ повинна містити всі акти, що відображають діяльність підприємства. Документи, які використовуються громадськими об`єднаннями, включаються до переліків організації, при якій вони були створені. У номенклатурі можуть бути присутніми і незавершені справи, які надійшли від стороннього підприємства для вирішення, довідкові картотеки. Не включаються до переліку друковані видання. До них, зокрема, відносять збірники постанов, бюлетені, довідники, реферативні журнали, брошури, покажчики і так далі. Чи не включають в номенклатури алфавіти та інші допоміжні матеріали, які не відображають основні напрямки роботи організації.

Загальний порядок

Текст номенклатури справ оформляється у вигляді списку розділів і підрозділів класифікаційної схеми. При цьому вказуються заголовки комплексів документів. Необхідні відомості з документів фіксуються в формі виписок. Згодом вони застосовуються при формуванні проекту номенклатури. Перелік може виглядати у вигляді таблиці. наприклад:

Номенклатура справ в корекційної школі 8 виду

Визначення формулювань для заголовків

Воно здійснюється відповідно до встановлених правил. Зокрема, вони повинні:

1. В узагальненій формі чітко відображати зміст справи, склад документів, які розміщені в нього, видову і функціональну належність.
2. Включати обов`язкові елементи, розташовані в чіткій послідовності:

• Найменування типу або підтипу. Це може бути листування, журнал, накази, протоколи і так далі.
• Назва організації / структурного підрозділу. Тут зазначаються відомості про розробника / автора документа.
• Найменування підприємства, якому будуть адресовані або від якого передбачається отримати акти, що поміщаються в цю справу.
• Короткий опис документів.
• Найменування території, з якою пов`язаний зміст актів.
• Період (дата), до якого відноситься документація, що поміщається в справу. Тут же наводиться інформація про наявність копій.

Акти по одному питанню

При формулюванні заголовків справ, в яких присутні такі папери, якщо вони не пов`язані послідовністю виконання, використовується слово "документи", А в кінці (в дужках) вказують їх основні типи. Це можуть бути доповіді, плани та ін. Формулювання, наприклад, може бути такою: "Документи про проведення семінарів з архівної справи на підприємстві (переліки рекомендованих навчально-методичних видань, списки)".

Відео: Part 2 - The Last of the Mohicans Audiobook by James Fenimore Cooper (Chs 06-10)

переписка

Заголовки справ, в яких вона міститься, включають відповідний термін. після слова "листування" вказують, з якого питання і з ким вона велася. У заголовку справ, в яких присутні листи однорідних кореспондентів, назви їх не наводяться. Замість цього вказують їх загальну видову приналежність. Формулювання, наприклад, може бути така: "Листування з філіями організації з питань щорічної звітності та планування". Якщо в справі присутні листи різнорідних кореспондентів, вони також не перераховуються. В цьому випадку слід вказувати тільки предмет спілкування. Наприклад: "Листування з питань, пов`язаних з адаптацією персоналу". Назва конкретного кореспондента вказують тільки тоді, коли в справі містяться листи тільки до нього і від нього.

Документи, які стосуються конкретних місцевостей

Якщо формуються справи з таких актів, то в заголовках вказуються найменування відповідних адміністративно-територіальних одиниць. При цьому слід враховувати ряд нюансів:

1. Якщо зміст комплексу документів стосується декількох однорідних місцевостей, то їх конкретні найменування не перераховує. В цьому випадку наводиться їх загальна типове назву. Формулювання може бути такою: "Документи по організації взаємодії глав МО по боротьбі з тероризмом".
2. Якщо зміст відноситься до однієї адміністративно-територіальної одиниці, її найменування вказують у заголовку.

додатково

У заголовках справ, в які включаться документи з планування / звітності, вказуються дані про період, за який вони складені. Це може бути квартал, рік, півріччя. У заголовках справ, що використовуються для узагальнення однорідних документів, назва останніх вказується у множині. Наприклад: "Накази про заохочення співробітників організації".

створення томів

У випадках, коли передбачається, що справа буде формуватися з кількох частин (наприклад, при значному обсязі документації), в першу чергу формулюється загальний заголовок, а після цього (при необхідності) - назви для його частин. Останні виконують уточнюючу функцію. наприклад: "Службові записки за 2015 р", "Том 1. Службові записки за 1 півріччя 2015 р". По ходу формування та оформлення комплексів документів заголовки можуть уточнюватися. При цьому заборонено включення в них обтічних, неконкретних формулювань. Зокрема, не допускається використання таких слів, як "різний", "загальна листування" і так далі. Рекомендується уникати застосування складних оборотів і вступних слів.

впорядкування

Воно може здійснюватися двома способами:

1. У процесі формування номенклатури всієї організації в початок списку виносять заголовки у справах, що включає організаційно-розпорядчі акти. Далі в порядку зменшення їх значимості вказують назви для інших категорій (договірних, планово-звітних та ін.). Об`єднання справ в структурі розділів, а також привласнення останнім назв здійснюється з урахуванням видової та функціональної взаємозв`язку актів всередині них.
2. При формуванні зведеного переліку назвами розділів виступатимуть безпосередньо найменування підрозділів, на основі класифікаційних схем яких він складається. Назви розташовують відповідно до штатного розкладу.

визначення термінів

Попереднє встановлення періодів необхідно для забезпечення організації регулярного контролю їх дотримання, своєчасної коригування режимів зберігання. Наприклад, термін може змінитися з тимчасового на постійний, якщо для цього є підстави. Встановлення періодів здійснюється відповідно до відомостей типового (відомчого) переліку документів, які створюються в процесі роботи підприємства. Якщо такий список відсутній, використовується приблизна / типова номенклатура. Визначення термінів зберігання може також здійснюватися за погодженням з уповноваженими органами Федерального архіву.

присвоєння індексів

Воно здійснюється для оперативної і безпомилкової ідентифікації справ, а також документів, включених в них. Індекс являє собою умовне позначення, виконане з використанням арабських цифр. Він може включати код підрозділу з додаванням порядкового номера відповідного справи (через дефіс). Наприклад, бухгалтерського відділу присвоєно код 05. За документ, який відкриває розділ, виступає річний звіт. Відповідно, справі, що містить даний акт, в складі зведеного переліку присвоюється індекс 05-01.