Штатний розклад - це не формальність, а зручний інструмент
Штатний розклад - це документ, в якому є інформація про структуру організації, її підрозділах, посадах (професіях), зокрема штатних одиниць, оклади, надбавки, фонді заробітної плати. Основою для його розробки є уніфікована форма Т-3, затверджена Держкомстатом РФ. У жодному законі не прописано прямий обов`язки роботодавця - складати штатний розклад, це, правда не означає, що його не повинно бути. Адже побічно даний документ згадується як в ТК РФ, так і в багатьох інших правових актах. А це в свою чергу означає, що під час перевірок, узгодження тарифів, отриманні ліцензій, вступ до СРО відповідні посадові особи будуть вимагати представити штатний розклад підприємства. 
Крім того, слід враховувати, що в трудових відносинах існує ряд процедур, обгрунтованість і правильність яких можна буде об`єктивно підтвердити тільки при наявності даного документа. Наприклад, при скороченні чисельності штатного розпису - це те, за допомогою чого можна чітко показати, що посаду прибрана і що в момент проведення процедури на підприємстві були відсутні вакансії (якщо зіставити його з фактичною розстановкою персоналу). При його відсутності довести це буде проблематично. Штатний розклад - це ще й серйозна підмога при складанні трудових договорів та їх зміну, в ньому фіксується ряд умов, що мають істотне значення для обох сторін. Причому це робиться щодо знеособленої рядки документа, а не конкретної людини, що дозволяє уникнути різних непорозумінь, в тому числі і звинувачень в дискримінації. 
Міркуючи, що таке штатний розклад, слід зупинитися на тому, що воно є зручним і ефективним інструментом в організації та управлінні компанією. У ньому наочно, структуровано відображається велика частина інформації, пов`язаної з плануванням витрат на персонал. Якщо піти глибше, то можна навіть сказати, що в ньому зведені воєдино планові обсяги робіт на рік, а саме трудовитрати всіх категорій працівників. Найбільш дбайливі керівники, складаючи штатний розклад, визначають необхідну кількість персоналу з точністю до десятих часток, спираючись на розрахунки, службовці обгрунтуванням. Крім того, розклад може служити джерелом для різних аналітичних дій, результатом яких може стати оптимізація штатів, а відповідно, підвищення ефективності роботи компанії. 
Зокрема, можна проаналізувати співвідношення різних категорій працівників, порівняти їх з нормативними значеннями. Аналіз вакансій дозволить виявити робочі місця, де в принципі не потрібно персонал. Наприклад, якщо підрозділ, що не повністю укомплектований людьми, успішно, без проблем виконувало завдання протягом довгого періоду, то це інформація до роздумів. Також тривалі вакансії дозволяють визначити найбільш гострі місця в частині підбору персоналу, можливо, причина - дефіцит фахівців або не відповідають ситуації на ринку праці умови оплати.
