Принцип ейзенхауера: опис, особливості та застосування

У вирі життєвих подій дуже легко заплутатися. Дітей вчать розподіляти правильно свого часу дорослі, які часто і самі відкладають все на потім. Як правило, це саме «потім» ніколи не наступає. Всі заплановані справи плавно відсуваються іншими і під кінець перетворюються в один суцільний кого з невирішених завдань.

Відео: Датчики температури 2. Вихідний сигнал. Застосування продукції Schneider Electric

Проблема найчастіше полягає не в кількості справ, а в нераціонально складеному графіку. Люди не приділяють належної уваги планування своєї діяльності. Але ж, витративши зовсім небагато особистого часу на навчання основам тайм-менеджменту, можна значно заощадити часовий ресурс в майбутньому. Тоді в житті з`явиться місце не тільки для вічних проблем, а й для себе і своєї сім`ї. Однією з найбільш простих і ефективних технік планування є принцип Ейзенхауера.

В чому полягає суть техніки?

Принцип матриці Ейзенхауера полягає в грамотному розподілі завдань в залежності від ступеня їх значущості. Вона допомагає розбити весь перелік справ на важливі і не важливі, термінові і не дуже. За допомогою матриці можна визначити той проміжок часу, який знадобиться на вирішення проблеми, адже щось вимагає більшої уваги, а деякі речі і п`яти хвилин, витрачених на них, не варті.

Щоб досягти успіху, потрібно слідувати певним алгоритмом. Порядок необхідних дій залежить від пріоритетності завдань. Як правило, сконцентруватися на одній меті заважають різні фактори: особисті проблеми, що оточують люди, звички та інше. Позбутися від слабкостей і зосередитися тільки на корисних діях може допомогти метод Ейзенхауера.

Як виник цей принцип, ким сформований?

Обгрунтував описуваний принцип тайм-менеджменту тридцять четвертий президент Сполучених Штатів Америки Дуайт Девід Ейзенхауер. Політичний діяч жодну задачу не міг залишити невирішеною, так що намагався зробити свій графік якомога раціональнішим і оптимізованим. У підсумку всі завдання Ейзенхауер перетворив в матрицю.

Сьогодні ж методом президента користуються і офісні працівники, і менеджери, і великі керівники. Це говорить про те, що даний спосіб розподілу пріоритетів і справді дієвий і актуальний.

Що являє собою матриця Дуайта Ейзенхауера?

Квадрат Ейзенхауера (або принципи планування часу) базується на побудові матриці. Основами матриці є вісь важливості (абсциса) і вісь терміновості (ордината). Їх взаємне перетинання дає чотири квадрати, кожен з яких заповнюється завданнями, згідно з їх розподілом.

Відео: БУТИЛКОРЕЗ версія 2.0 Застосування мотузки з пляшки

Так, для початку варто визначитися, що є важливим, а що терміновим. Важливі справи в найбільшій мірі впливають на досягнення результату, а термінові завдання вимагають негайного виконання. В цілому ж утворюється картина, що дає повне уявлення про стан справ.

Матриця дозволить розставити правильні пріоритети - що може почекати, а що не потерпить зволікань.

Що входить в квадрат А?

Перший квадрат, розташований у верхньому лівому кутку, іменується квадратом А. В цей осередок записуються найбільш важливі і термінові завдання. В ідеалі цей квадрат повинен бути порожнім, так як раціонально розподілений час дозволяє уникнути наявності справ подібного роду в принципі.

До справ підвищеної важливості можна віднести:

• проблеми зі здоров`ям, що виникають, як правило, в самий невідповідний час;
• то, що може негативно відбиватися на результатах діяльності;
• справи, невиконання яких може призвести до виникнення нових проблем.

За наповненість цього квадрата відповідає самоконтроль людини. Адже якщо в осередку А щодня з`являються нові справи, принцип Ейзенхауера не допоможе. Тут слід звернутися до тайм-менеджменту в принципі, але для початку необхідно розібратися з усіма справами, які в найближчій перспективі заповнять квадрат А.

Незважаючи на вищий пріоритет даного квадрата, можна передати вирішення проблем, що заповнюють клітинку, кому-небудь іншому. Але це тільки в тому випадку, якщо таке можливо, а справи не вимагають неодмінно особистої участі.

Які завдання передбачає квардрат В?

Дана частина матриці заповнюється щоденними справами. Як правило, сюди входить все те, що заслуговує на найбільшу увагу. Це важливі, але не термінові справи, велика частина яких пов`язана з основною діяльністю людини. Невисока терміновість завдань дозволить не приймати раптових рішень, а конструктивний і розумний підхід дасть можливість виконати всі справи більш якісно.

Діяльність людей, які в основному вирішують проблеми з квадрата В, більш продуктивна. При хороших результатах праці таким людям вистачає часу на особисте життя, вони не відчувають постійні стреси. Даний квадрат складається із завдань, які мають невелике значення і, можливо, в якійсь мірі повсякденні, але саме з них в основному і складається діяльність людини.

Завдання з сектора У сильно впливають як на моральне, так і на матеріальний стан. Це спорт, режим харчування, сну, навчальна і робоча діяльність - ті речі, без яких не обійтися, але їм зазвичай приділяють найменше уваги, пускаючи багато на самоплив.

Які справи входять в квадрат С?

У квадрат З входять ті справи, які не наближають до заповітної мети, а, навпаки, гальмують події, відкладають виконання дійсно важливих завдань. Найчастіше вони вимагають термінових витрат часу, але відволікають і збивають зі шляху. Тут важливо завжди пам`ятати про результати своєї діяльності та цілях і не перемикатися на другорядне.

В даний сектор можна сміливо включати домашні клопоти і дані комусь обіцянки. Загалом, це справи не так важливі, скільки термінові.

Що входить в квадрат D?

У людей, які не вміють правильно планувати час, справи з цього квадрата займають найбільшу кількість часу. Ці завдання швидше можна назвати не проблемами, а приємними клопотами, які до того ж не приносять абсолютно ніякої раціональної користі. Вплив квадрата D необхідно якщо не виключити, то постаратися хоча б зменшити.

Не варто замінювати відпочинок безцільним моніторингом соціальних мереж, переглядом телепередач або серіалів, порожньою балаканиною по телефону. Вільний час можна також провести з користю для себе і оточуючих: сім`ї, близьких та друзів.

Де використовується принцип Дуайта Ейзенхауера?

Описаний прийом розподілу завдань використовується не тільки для раціоналізації часу. Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера застосовується, наприклад, для визначення необхідних функцій торгових об`єктів. Поліпшення товару на всіх етапах життєвого циклу отримало назву функціонально-вартісного аналізу (ФВА). Цей принцип об`єднує в собі економічні і технічні прийоми по визначенню співвідношення властивостей товару з витратами на нього. Останні обов`язково повинні бути логічні й окупності.

У чому полягає принцип Ейзенхауера в ФСА, досліджували багато фахівців з країн з ринковою економікою: Франція, Німеччина, Великобританія, США. В результаті було виявлено, що для того, щоб визначити коло відповідних функцій об`єкта, важливо дотримати пропорції між їх необхідністю і вартістю. Принцип Ейзенхауера в ФСА полягає в аналізі товару і розподілі його властивостей за трьома категоріями:

1. Категорія А. Головні або основні функції: пряме призначення товару, на забезпечення якого необхідно витратити більшу кількість коштів.
2. Категорія В. Другорядні функції продукту, які є супутніми основним. Наявність таких доповнень вітається, але і відсутність не надто впливає на продажу.
3. Категорія С. Зайві функції, відсутність яких жодним чином не позначиться на якості товару. Уникаючи витрат на доповнення, які абсолютно не є необхідними, можна значно заощадити.

Практика застосування принципу Ейзенхауера

Зовсім не обов`язково розподіляти завдання саме в вигляді матриці - в квадраті, але на перших порах можна поступати саме так для забезпечення наочності. Зручно перетворювати стандартний вид матриці в кілька списків або загальний план, де справи з різних квадратів виділені кольором. Так, наприклад, одночасно термінові і важливі завдання (квадрат А) можна записувати червоними чорнилом, важливі, але не термінові зеленим кольором (сектор В), неважливі, але термінові завдання (квадрат С) - синім, а чорним - неважливі і нетермінові. При цьому ступінь важливості конкретної справи слід оцінити не в розумі, а саме на папері. Так завдання набувають форму, а їх виконання стає більш реальним.

Чому слід застосовувати даний метод?

Принцип Дуайта Ейзенхауера може допомогти змінити своє життя в плані раціоналізації особистого часу. Використання даного методу дозволяє витрачати менше часу на виконання непотрібних завдань і займатися найбільш перспективними справами, а також достатній час приділяти повноцінному відпочинку, уникаючи так званих пожирачів часу: телебачення, безцільного блукання по просторах Мережі і тому подібного.

Людина, який застосовує у своїй повсякденній діяльності принципи тайм-менеджменту, не тільки успішніше інших, згідно зі статистикою, але і здоровіше, так як не відчуває постійні стреси, пов`язаних з перевантаженістю і постійними дедлайнами. Розстановка пріоритетів (принцип Ейзенхауера або будь-який інший) допоможе оптимізувати свою життєву діяльність у всіх сферах.