Що таке електронне діловодство
Те, що ще 10 років тому здавалося винятком з правил, сьогодні стає нормою. Це стосується дуже багатьох областей людського життя, особливо - ділової сфери.
Відео: Діловодство і архівна справа
Адже якими б темпами ні крокував прогрес, документи були і залишаються дуже важливою, мабуть, навіть, найважливішою частиною господарської та комерційної діяльності, як великого підприємства, так і приватного підприємця, який не має навіть найманих працівників. - Термін, який все частіше вживається у всіх областях діяльності і вже нікого не дивує.
Чому? Тому що документи буквально покроково фіксують весь процес діяльності, весь обсяг інформації, необхідний для результативної роботи.
Відео: Документообіг в діловодстві
Робота з документами, особливо з їх великими обсягами, вже давно стала своєрідним каменем спотикання і приводом для жартів, як веселих, так і не дуже.
Втрати документів, заминки і помилки в їх оформленні стали своєрідними сумними традиціями. Щоб максимально уникнути перерахованих вище проблем і прискорити процес документообразования, основна маса великих і середніх підприємств останнім часом активно переходить до електронного документообігу та електронного діловодства в цілому.
Відео: Система електронного документообігу - доручення
Ці два поняття, хоч і випливають один з іншого, але все ж, не є одним і тим же. Діловодство - це процес безпосереднього створення документа і організація роботи з ним: подальший пошук, зберігання та контроль пересування.
А саме процес пересування і є те, що прийнято називати документообігом: від моменту створення або отримання документа до закінчення роботи з ним.
Цю саму роботу як би контролює той процес, який називається діловодством.
Офіційно така термінологія звучить трохи лякає, а на великих підприємствах велика кількість паперової документації саме так і виглядає, підтягуючи за собою безліч проблем, як великих, так і дрібних. І саме це змушує навіть самих консервативно налаштованих керівників переводити своє діловодство на електронні рейки, що охоплюють весь процес «від і до».
Відео: Що таке електронний документообіг?
Але, виявилося, зробити це в країнах пострадянського простору не так-то просто! Довгий час електронне діловодство з одного боку - віталося, з іншого - не мало достатньої юридичної сили. Ситуацію значно полегшило введення електронного підпису, яка стала як би гарантом достовірності та правильності оформлення документа.
Технічні труднощі все одно досить багато. Починаючи від недоробок програмного забезпечення і закінчуючи внутрішньою політикою різних (особливо приватних) підприємств. Адже для правильного обміну документами в електронній формі, в такому ключі повинні працювати обидва контрагента, що на практиці відбувається далеко не завжди.
Через це, і ще через консервативного бажання «підстрахуватися» найчастіше електронні документи осідають на полицях у вигляді своїх паперових копій. Але все одно, їх стає помітно менше. А це, поряд з автоматизацією створення документа і полегшенням контролю його пересування, робить весь процес діловодства помітно швидшим, а значить - ефективним. До того ж, істотно заощаджує місце в приміщенні.
