Автоматизація документообігу на підприємстві. Програма управління документообігом і діловодством

Автоматизація документообігу являє собою таку міру, до якої вдаються практично всі сучасні підприємства. Навіть невеликі компанії працюють з масою різних документів, включаючи листи, бюджети, рахунки-фактури, договори та всілякі вимоги. Саме з цієї причини практично кожна сучасна організація намагається використовувати таку міру, як автоматизація документообігу, за рахунок якої забезпечується повнота і збереження даних, зручність пошуку і зберігання різної інформації, а також гранична оптимізація часу, необхідного для її узгодження.

Навіщо це потрібно?

Практично в будь-якій компанії співробітники витрачають багато часу на те, щоб знайти потрібну інформацію, і статистика красномовно говорить про те, що на це йде приблизно половина робочого часу. Також буває і так, що доводиться відтворювати заново замість повторного застосування якісь документи, які існують «десь». Цілком стандартною є ситуація, при якій вихідний текст якого-небудь договору знаходиться у юриста в комп`ютері, а бухгалтерські проводки по паперах, які супроводжують виконання контрактів, виконуються в бухгалтерській системі, рахунки і акти містяться у фінансовому відділі в паперовому вигляді, а листування щодо проведення договірних робіт знаходиться в поштових електронних ящиках працівників. Подібна «розкиданість» інформації вкрай шкодить безпеки, цілісності та несуперечності, саме в таких ситуаціях стає актуальною автоматизація документообігу.

За рахунок впровадження спеціалізованих інформаційних систем вирішується переважна більшість проблем. Наприклад, деякі системи бюджетування надають можливість створення системи взаємопов`язаних бюджетів з подальшим формуванням і зберіганням різних версій таких документів, а також зазначенням їх статусів. Таким чином частково вирішується проблема бюджетного документообігу за рахунок використання таких систем.

Однак не варто забувати про те, що сучасні бюджетні бази, а також бухгалтерські та ERP-системи в переважній більшості випадків працюють зі структурованою інформацією, тобто тими даними, які можна створити і зберігати в формі таблиці. За словами більшості експертів, в загальному обсязі даних будь-якого сучасного бізнесу структурованої інформації наводиться всього 20%, в той час як інша частина включає в себе електронну переписку, тексти документів, всілякі протоколи переговорів і зустрічей, зображення і т.д. Досить часто, не проводячи вивчення неструктурованою інформації, просто немає можливості зробити нормальну оцінку контектста, в якому вже присутній структурована. Зберігання, збір і подальша обробка таких даних забезпечується саме використанням такої міри, як автоматизація документообігу, або системами управління інформаційним вмістом компанії.

Що це таке?

За допомогою системи електронного документообігу забезпечується організація будь-якої взаємодії між співробітниками тієї чи іншої організації на основі наданих документів. Знову ж в 1С документообіг передбачає створення документів, можливість їх переміщення по організації, а також зберігає контроль над виконанням документів і процесів, описуються з їх допомогою. Таким чином, електронний документообіг забезпечує компанії величезна кількість переваг, переводячи її роботу фактично на новий рівень.

Кожен окремий документ в такій електронній системі відрізняється наявністю цілого набору реквізитів, які його однозначно характеризують (досить часто прийнято називати такі набори картками). Картка може містити в собі найрізноманітнішу інформацію, включаючи тип документа, дату формування і зміни, ім`я автора, а також місце зберігання і багато іншого. Надалі система документообігу передбачатиме збереження і пошук потрібної документації відповідно до тих реквізитами, які були вказані в даній картці.

можливості

Електронний документообіг забезпечує організації не тільки масу переваг, але ще і відкриває безліч нових можливостей, що теж є важливим.

централізоване управління

Незалежно від того, наскільки великим є те чи інше підприємство, система документообігу дозволяє проводити оперативну зміну форм документів, що звертаються на ньому. Наприклад, для зміни форми заявки на будь-які витрати за різними центрами відповідальності досить просто внести певні корективи в шаблон тієї заявки, яка вже зберігається в системі. Після цього співробітники, які заповнюють такі заявки, вже не зможуть використовувати документацію застарілої форми, так як заявка заповнюється і передається через цю систему.

Підтримка життєвого циклу документації

Кожен документ, який буде здаватися і оброблятися на будь-якому підприємстві, в обов`язковому порядку проходить кілька встановлених стадій. Наприклад, якщо мова йде про корпоративному бюджеті, то його спочатку потрібно скласти, а потім затвердити і виконати у визначені терміни. Після цього різні фактичні та планові показники даного бюджету піддаються ретельному аналізу і відправляються в архів. В 1С документообіг передбачає жорсткий контроль над життєвим циклом документації, з огляду на основні вимоги корпоративного середовища, а також різні норми законодавства і галузеві стандарти бізнесу даної компанії.

колективна робота

Система електронного документообігу забезпечує набагато простішу організацію колективної роботи над документами, причому в ній можуть брати участь фахівці, які знаходяться в різних офісах або навіть в різних містах.

В системі зберігається досить велика кількість версій одного документа, а крім прямого зміни, вони дозволяють анотувати дані, тобто додавати до них певні коментарі і примітки, не зачіпаючи при цьому основну інформацію, яку він повинен донести.

Конфіденційність

Досить важливою особливістю таких систем є те, що в тій же 1C документообіг може підписуватися через спеціальну електронну підпис з подальшою шифруванням. Завдяки цьому при необхідності можна не тільки підтвердити справжність тієї чи іншої інформації, але ще і однозначно визначитися з автором, а також домогтися максимально ефективної безпеки зберігання різних даних.

маршрутизація

Якщо система електронного документообігу відсутня, то в такому випадку той співробітник, який бере участь у створенні тих чи інших паперів, в обов`язковому порядку повинен розуміти, кому найкраще передати ці папери. Електронний документообіг на підприємстві дозволяє автоматично передавати дані потрібного особі.

Сама по собі маршрутизація буває вільної та жорсткою. Вільна передбачає можливість направлення документів абсолютно будь-яким адресатам залежно від необхідності, в той час як жорстка передбачає максимально точне регламентування, але в особливих випадках дія заздалегідь встановлених в системі правил руху документації може трохи призупинитися (наприклад, якщо потрібно буде відправити проект документів на рецензію якомусь сторонньому фахівцеві).

управління доступом

Є кілька варіантів того, як розмежувати повноваження різних співробітників компанії в плані управління документації. Таким чином, сучасні засоби автоматизації документообігу дозволяють видати людині повний контроль над даними, обмежити можливість редагування або зовсім дозволити тільки переглядати або анотувати якісь файли. За рахунок цього значно спрощується робота з різними даними, і що важливо - вона стає набагато більш безпечною.

інтеграція

Для забезпечення максимальної цілісності інформації, яка звертається всередині певної компанії, електронний документообіг на підприємстві передбачає інтеграцію встановленої системи з іншими - фінансовими, виробничими, аналітичними і т.д. За рахунок таких можливостей інтеграції сучасні системи документообігу досить часто прийнято використовувати у вигляді своєрідного сполучної ланки між кількома видами програмного забезпечення.

Документи з усіх систем, логічно пов`язаних з даною інформацією, прийнято називати контекстом. Він може включати в себе вміст паперовій або електронній листування, факси, платіжні документи, протоколи проведених заходів, відео- або аудіозаписи і ще масу іншої інформації. Контекст до документа можна додати вручну або повністю автоматизувати цей процес в залежності від уподобань і потреб керівництва.

Наприклад, сучасна система автоматизації документообігу в процесі формування та подальшої зміни бюджетів дозволяє використовувати ряд іншої контекстної інформації:

• всілякі маркетингові дослідження ринку, включаючи не тільки власні, а й ті, які були отримані з зовнішніх джерел;
• різні договори з контрагентами (покупцями або ж постачальниками);
• спеціальна нормативно-довідкова документація;
• додаткова документація, яка відображає в собі будь-які обмеження або припущення (як приклад можна привести темп інфляції, валютні курси та інші дані);
• протоколи нарад, проводилися для обговорення будь-яких версій складається бюджету, а також включають в себе всілякі робочі коментарі та зауваження учасників процесу (найчастіше така документація пересилається між усіма співробітниками за допомогою електронної пошти та зберігається окремо від файлів з бюджетної інформацією).

Користувач, який веде роботу з бюджетом, в будь-який момент при необхідності може переглядати якісь перераховані вище документи, так як сучасні технології автоматизації документообігу дозволяють йому це зробити без будь-яких тривалих пошуків.

Які системи використовуються у нас?

Одними з найбільш поширених програмних рішень, які можна зустріти в російських компаніях, можна назвати комбінацію утиліт Microsoft Outlook разом з Microsoft Exchange Server. Перше додаток в принципі встановлено практично на кожному комп`ютері, в той час як Exchange Server досить часто прийнято використовувати в якості повноцінного сервера електронної пошти. Незважаючи на те що в компаніях, де вже відносно давно було проведено впровадження електронного документообігу, такі програми використовуються тільки як платформа для роботи з електронною поштою, після деяких централізованих налаштувань навіть це програмне забезпечення може використовуватися в якості досить функціонального засоби автоматизації документообігу практично для будь-яких організацій .

На даний момент російський ринок наповнений десятками різних систем, за допомогою яких забезпечується автоматизація управління документообігом, і подібне забезпечення пропонують не тільки західні, а й вітчизняні розробники. Навіть компанія Microsoft, крім зазначених вище програм, пропонує ще такі утиліти, як Content Management Server або ж SharePoint Portal Server.

Найбільш потужною серед усіх існуючих систем прийнято вважати Documentum, але в основному тільки великі компанії використовують такий процес автоматизації. Документообіг деяких компаній автоматизований за рахунок програмного пакета Lotus Notes, але багато хто називає його своєрідним «конструктором для програмістів», так як створити на його базі повноцінну систему досить складно.

У чому відмінності між російськими і західними системами?

Якщо говорити про основні відмінності між вітчизняними та зарубіжними утилітами, то вони полягають в доступних можливостях масштабування. Наприклад, якщо системи від західних розробників можуть функціонувати практично в будь-яких операційних системах, то вітчизняні в основному розробляються тільки для якоїсь однієї з них, і природно, що найчастіше це Windows. Західні системи налаштовуються на застосування будь-яких СУБД. Такі обмежень російських систем можуть сильно ускладнити можливість побудови крос-платформних інтегрованих рішень.

Відносно функціональності основна відмінність полягає в тому, що на Заході автоматизація документопроізводства і документообігу здійснюється кількома програмами, які можуть випускатися під єдиним брендом, але при цьому призначатися для різних цілей. Наприклад, Documentum пропонує кілька окремих продуктів, які застосовуються для повної автоматизації, а також інтеграції з ERP-системами, підтримки проектно-конструкторського документообігу і т.д. Переважна більшість ПО, розробленого в Росії, спрямоване на вирішення якоїсь певної задачі.

Також варто відзначити, що принципова різниця полягає і в підході обох сторін до того, що являє собою система автоматизації документообігу. Західні системи спрямовані на те, щоб забезпечувати повну автоматизацію і подальшу підтримку різних наскрізних бізнес-процесів, що відбуваються всередині організації, в той час як переважна більшість вітчизняних програм автоматизують тільки певні функції.

Вартість західних систем приблизно коливається в діапазоні від $ 400 до $ 1000 за кожне робоче місце, не враховуючи витрати на впровадження, програми та обладнання, які потрібні для того, щоб забезпечити нормальний електронний документообіг. Саме впровадження часто обходиться приблизно в половину звичайної вартості ліцензій, так як найчастіше програми для автоматизації документообігу реалізуються з різними акціями, але в деяких ситуаціях ціна виявляється на порядок більше. Одним з найбільш складних завжди є проект автоматизації фінансової документації, так як для таких проектів ціна впровадження приблизно в 2-3 рази вище в порівнянні з вартістю ліцензій.

Вітчизняні програми продаються за ціною $ 200-600 за кожне робоче місце, а на додачу до цього враховується вартість додаткових програм і різного устаткування. В кінцевому підсумку розрахунок порівняльної вартості здійснюється практично так само, як і в західних системах.

Особливості

У переважній більшості випадків в якості пріоритетного напрямку автоматизації є процеси, пов`язані з погодженням документів, наприклад, процес первісного складання і подальшої реалізації бюджетів. Однак у багатьох командах тепер використовується автоматизація діловодства та документообігу, тобто з процедур реєстрації вихідної та вхідної документації.

Введення в роботу електронної системи не має принципових відмінностей від впровадження будь-яких інших автоматизованих систем, тому варто зупинитися лише на відмінностях даного проекту.

Створення корпоративних сховищ

Введення системи автоматизації документообігу в будь-якому випадку передбачає створення когось корпоративного сховища, в якому буде зберігатися вся документація. Логічна структура такого сховища, розробка і подальша реалізація політики безпеки, а також ієрархія зберігання документів вимагає максимальної ретельності і обов`язково повинно проводитися вже на ранньому етапі реалізації проекту.

При цьому потрібно враховувати, що функція зберігання може розгортатися ще на початку проектування, тому вже на початковому етапі можна здійснювати переміщення всіх документів з нинішніх місць зберігання в єдине корпоративне сховище. За рахунок цього користувачі можуть ознайомитися з будь-якими основними функціями системи, а паралельно освоїтися і з її застосуванням. Прискорити адаптацію співробітників до запроваджуваних системам можна за рахунок застосування сервісних функцій на зразок оповіщення про внесення змін до документації, про появу нових документів і т.д.

Таким чином, автоматизація документообігу потрібно будь-якого сучасного підприємства, яке прагне до розвитку і поліпшення своєї роботи.