Система електронного документообігу (сед): що таке, особливості та рекомендації

Ще кілька років тому про системах електронного документообігу говорили як про світле майбутнє. Сьогодні вони вже активно використовуються на приватних і державних підприємствах. Але найголовніше, що попит постійно зростає на СЕД. Що таке система електронного документообігу та як вона діє, розглянемо на прикладі діючих в РФ систем.

передумови

Щоб краще зрозуміти, як функціонує програма СЕД, потрібно розглянути базові поняття та завдання. Ключовими є чинники, від яких залежить вибір тієї чи іншої системи.

Якщо організація може функціонувати в умовах неформального управління, то потреба в документообігу відсутня. З появою бізнес-процесів виникає потреба в управлінні механізмом за допомогою впорядкованої документації. Якщо не займатися паперами своєчасно, то вони почнуть накопичуватися і губитися.

В якості альтернативи паперових носіїв використовується спеціальна схема зберігання файлів на сервері. Але і вона працює недовго. З ростом обсягів компанії збільшується потреба в зберіганні і синхронізації інформації.

Виникає дилема: чи використовувати для зберігання інформації старі паперові носії або СЕД. Що таке важливе можна отримати завдяки електронній системі? Підвищити ефективність діяльності організації.

Економічний ефект

Ефективність роботи можна збільшити двома шляхами: зменшити витрати або збільшити результат. Документи СЕД дозволяють домогтися відразу двох цілей. Тобто впровадження системи дозволяє організації менше витрачати, але більше заробляти.

Зниження витрат здійснюється за рахунок скорочення витрат на папір, непродуктивних витрат часу, прискорення процесу обміну інформацією, зміни корпоративної культури.

Щоб оцінити ефективність, яку надає програма СЕД, потрібно прорахувати витрати робочого часу на оформлення паперової документації. За оцінками консалтингових компаній, такі операції займають 20% робочого часу. В системі російської бюрократії на це йде і того більше - 60% часу. Впровадження СЕД дозволить знизити ці витрати мінімум в 10 разів.

Діловодство і документообіг

Ці два терміни взаємопов`язані. Діловодство - це термін, що позначає формальний набір правил роботи з документами. Деякі системи СЕД можна налаштовувати під правила діловодства, але є і ті системи, на підставі яких вже формується діловодство.

Відео: Яким ви бачите сьогоднішній ринок СЕД і Систем електронних архівів?

Документ є одиницею зберігання інформації в СЕД. Документообіг формується з різних джерел: інших систем, додатків, електронної пошти, але перш за все - з відсканованих паперових носіїв. Тому сканери та інше обладнання є невід`ємною частиною СЕД. Система зберігає всі документи, веде їх історію, забезпечує рух по організації, виконує з ними бізнес-процеси.

У такій базі є рішення, доручення та наказ СЕД. Через них і здійснюється управління організацією. Будь-який документ забезпечується "довідкою". Набір полів в бланку залежить від типу документа. В системі інформація зберігається у вигляді бази даних кожного поля такої картки.

Функції і завдання СЕД

Програма документообігу призначена для вирішення таких завдань:

• систематизації роботи з документами.
• створення документів по шаблонах, їх реєстрації зберігання;
• автоматизації обліку;
• класифікації документів.

Розглянемо детальніше функції СЕД. Програма документообігу використовується для:

• створення карток.
• формування тексту документа;
• збереження даних в форматі pdf або ms word;
• управління правами доступу користувачів;
• створення маршрутів;
• управління рухом документів;
• розсилання повідомлень, нагадувань;
• ведення журналів, довідників, класифікаторів;
• формування доручень;
• пошуку і підписання документів;
• формування звітів.

До загальносистемних функцій можна віднести:

• віддалену роботу з документами;
• використання СУБД для зберігання даних;
• одночасну роботу з СЕД;
• забезпечення безпеки через сертифікати, штрих-коди і персоналізацію.

Переваги і недоліки

Перехід на СЕД має більше переваг, ніж недоліків. Однак некоректно організований проект може знищити всі плюси автоматизації. Цілі впровадження СЕД повинні бути досяжними. До переваг можна віднести:

• централізоване структуроване зберігання інформації;
• однаковий підхід до формування та обробки документів;
• використання шаблонів;
• пошук;
• аудит доступу.

До недоліків можна віднести високі початкові витрати і скрупульозну роботу з навчання користувачів.

Процеси обробки документів

У СЕД електронний документообіг проходить через ряд етапів, в процесі яких документу присвоюються певні властивості. Обробка здійснюється як вручну, так і автоматично. У другому випадку задаються:

• умови переходів між етапами;
• поділу маршруту;
• цикли обробки;
• запуск подпроцессов, таймерів, процедур обробки;
• задаються ролі користувачів.

Види обробок:

• Створення документа.
• Редагування.
• Перейменування.
• Переміщення.
• Збереження.
• Індексування.
• Видалення.

Відео: Особливості проектів впровадження системи електронного документообігу в корпоративному сегменті

Витрати на СЕД

Документообіг повноцінно не може функціонувати без ліцензії, серверів, повноцінної настройки і навчання всіх користувачів. Кожен з цих елементів вимагає великих грошових витрат. Крім того, не слід забувати про інтеграцію СЕД з іншими системами, оновленні баз і ПО, консультаціях служби техпідтримки та інших витратах на супровід.

впровадження СЕД

Впровадження проекту може займати кілька місяців. Процес залежить як від кількості документаційних процесів, так і від фінансових, організаційних і ресурсних можливостей. Впровадження здійснюється за таким алгоритмом:

• створення робочої групи, визначення керівника;
• визначення цілей і завдань;
• перевірка існуючих документаційних процесів;
• розробка технічного завдання;
• вибір СЕД;
• укладення договору на впровадження СЕД;
• розробка та затвердження регламенту роботи;
• перевірка початкового наповнення довідників;
• попереднє випробування СЕД;
• навчання персоналу роботі;
• тестове впровадження СЕД;
• аналіз результатів тестової роботи;
• виправлення помилок;
• повноцінне впровадження СЕД.

помилки впровадження

Особливу увагу слід приділити тим процесам, в яких необхідна наявність паперового документа. Основна помилка - це дублювання паперового документа електронним. Це ускладнює роботу і викликає негативне ставлення до автоматизації. За виконання подвійної роботи ніхто не доплачує. Потрібно вибудувати процеси автоматизації без дублювання. Друга помилка - непідготовленість кадрів. Найчастіше нові процеси сприймаються в багнети. Тому потрібно пояснити співробітникам, навіщо взагалі впроваджується СЕД, щоб вони усвідомлено підійшли до процесу навчання.

Технології зберігання документів

У СЕД електронний документообіг складається з атрибутів, на основі яких здійснюється пошук, класифікація, групування і побудова звітів. Іноді документ створюється за шаблоном, іноді - шляхом перенесення даних з бази. Атрибути зберігаються в таблицях. Сам файл поміщається в папку сховища, інформація з нього - в каталог СУБД. Доступ до даних отримують тільки користувачі системи СЕД.

Що таке потокове сканування?

Поточна обробка документів з подальшим приміщенням їх зразків в архів здійснюється з використанням сканерів. У процесі сканування можливо автоматичне створення штрих-коду на документі і його реєстрація в базі з подальшим направленням по заданому маршруту.

Оптичне розпізнавання текстів

Ця система електронного документообігу СЕД перетворює електронний образ документа в форматі фотографії або jpeg в текстовий формат. При цьому використовується спеціальне програмне забезпечення у вигляді самостійного застосування або інтегрованої ESCOM.BPM в СЕД. Що таке ESCOM.BPM? Це програма з розпізнавання документів, набраних різними шрифтами. Варто однак зазначити, що окремі програми мають більше можливостей і розпізнають навіть рукописний текст.

Відео: Зміна СЕД: Причини, процес, результат. Practicum DIRECTUM

Штрих-кодування

Дана технологія передбачає комплекс процедур по створенню і нанесення графічного штрихкоду на документ. Унікальний штрих-код створюється через сервер системи. Він же забезпечує ідентифікацію документа, його швидкий пошук в базі і розподіл в місцях зберігання. При реєстрації документа на етикетці друкується штрихкод відповідний ідентифікатором електронної картки. Він клеїться на паперовий варіант документа.

ЕЦП

Електронно-цифровий підпис дозволяє упевнитися в коректності документа і незмінності даних. Підписання здійснюється за допомогою криптопровайдера і програмного ключа - сертифіката. Останній являє собою файл в спеціальному форматі, який регенерується в центрі видачі ліцензії. Для забезпечення схоронності інформації слід зберігати сертифікат на смарт-карті або ключах I-Token. Вони захищені PIN-кодом. Якщо PIN кілька разів буде введений неправильно, то сертифікат автоматично заблокується.

Повнотекстової і Атрібутний пошук

Атрібутний пошук здійснюється через спеціальну форму за кількома значеннями з полів карток. Наприклад, критерій "контрагент" забезпечує пошук даних в поле "одержувач" або "відправник". При цьому система порівнює введені критерії з даними в картках і заносить в результат ті картки, за якими пройшли збіги. Пошук здійснюється з урахуванням точного або часткового збігу.

Повнотекстовий пошук здійснюється за даними в самому документі, в тому числі по словоформам через вбудовані засоби СУБД, такі як MS SQL SERVER, ORACLE. Для повноцінного пошуку файли повинні бути занесені в базу в форматі документа (doc), таблиці (xls), презентацій, повідомлення.