Оформлення та складання акта: зразок, правила і особливості

У широкому сенсі під актом розуміють категорію документів, які мають нормативним значенням (правову силу) і оформляються за встановленими правилами. Цей термін досить широко застосовується в юридичній сфері для позначення рішень, дій, розпоряджень. Однак це далеко не єдина область діяльності, в якій необхідно складання акта. Форма документа широко використовується в обліково-звітної, фінансової та інших сферах.

специфіка поняття

Як вище було сказано, поняття "акт" використовується в юридичній сфері. У цій області термін виступає не як позначення виду, а як родове визначення групи документів. Наприклад, до актів законодавчого значення відносять Конституцію, Укази Президента, Постанови Уряду та інших органів державної, регіональної, муніципальної влади. У сфері цивільних правовідносин також використовується ця група документів. Наприклад, актами підтверджуються ті чи інші події - смерть, народження, одруження, зміна прізвища, імені, усиновлення. Відповідно до цього, громадянам за їх заявами видаються свідоцтва. У міжнародній практиці також використовуються акти. Ними є угоди, конвенції, договори та ін.

Відео: Документальне оформлення транспортного процесу

Організаційно-розпорядча діяльність

В її рамках досить часто здійснюється складання актів, договорів та інших документів. Відповідальними за це можуть бути кілька осіб (в складі спеціальної комісії) або один суб`єкт, наділений повноваженнями. Як правило, складання акту обумовлено необхідністю зафіксувати ту чи іншу подію або факт. У ряді випадків оформлення документа здійснюється інспектором або ревізором. Наприклад, в ході розслідування виробничої аварії проводиться складання акта обстеження. Документ може оформлятися за результатами випробування нового виробу або зразка, при прийманні-передачі, встановлення переліку паперів, що підлягають знищенню, і так далі.

нюанси

У зв`язку з тим що складання акту здійснюється при фіксації різних аспектів діяльності посадових осіб та підприємств, документування дій і подій в різних галузях, єдиного універсального бланка не існує. Оформлення документа проводиться з урахуванням конкретних обставин. Для деяких ситуацій передбачені уніфіковані бланки. Вони вважаються типовими і не можуть бути змінені організацією або посадовою особою.

Порядок складання актів

Незважаючи на те що документи використовуються в різних сферах і можуть мати свою специфіку, до них пред`являється ряд загальних вимог. Правила складання акту зобов`язують суб`єкта, відповідального за оформлення, включати в бланк такі реквізити:

1. Назва вищестоящої організації (якщо вона є).
2. Найменування підприємства, на якому оформляється документ.
3. Назва виду бланка (в даному випадку "акт"). Залежно від події або факту до найменування додають його короткий опис. Наприклад, може здійснюватися складання акту виконаних робіт, приймання-передачі і так далі.
4. Місце оформлення.
5. Текст.
6. Вказівка на наявність додатка (якщо воно є).
7. Підпис і дата оформлення.
8. Реєстраційний індекс.

Відео: Договір купівлі-продажу автомобіля між фізичними особами 2015

У ряді випадків на документі повинні бути і інші реквізити. наприклад, складання акту огляду передбачає включення в бланк відомостей про перевіряючих осіб, їх підписи, позначки про ознайомлення. На деяких документах повинен бути присутнім гриф обмеження доступу до якого узгодження, печатка підприємства або відповідальної особи.

специфіка оформлення

складання акту (При відсутності уніфікованого бланка) здійснюється на аркуші А4. Як заголовок виступає короткий опис фіксованих подій або фактів. Строгих вимог до нього законодавство не пред`являє. При оформленні потрібно стежити за узгодженістю слів. Допускається формулювати заголовок з використанням отглагольного іменника (відмінок) і прийменника "про". Наприклад, можуть складатися акти про / об:

1. Втрати і знищення посвідчень і перепусток.
2. Розслідуванні виробничої аварії.
3. Нормуванні праці.
4. Оснащенні навчальних закладів.

В інших випадках заголовок можна оформити за допомогою отглагольного іменника, поставленого в родовий відмінок. Наприклад, можуть складатися акти прийому робіт, видачі документації, перевірки виконання колективного договору, готовності проектно-кошторисних заходів і так далі.

Вступ

Як правило, акт включає в себе вступну та яка констатує частини. У першій вказують:

1. Підстави, відповідно до яких здійснюється складання акту. Тут наводяться реквізити розпорядчого або нормативного документа, наводиться усну вказівку начальника. В якості підстави може виступати і планове завдання.
2. Склад комісії. У цій частині необхідно вказати найменування посад, ПІБ голови та членів робочої групи. У деяких випадках до складу комісії можуть входити представники сторонніх підприємств. У цьому випадку поряд із зазначенням посади прописується найменування організації, від імені якої вони діють.

Окремими рядками у вступній частині вказуються ПІБ суб`єктів, які брали участь у складанні акта. слова "члени комісії", "підстава", "голова", "Були присутні" та ін. пишуться з великої літери від початку лівого поля бланка і залишаються відкритими.

Реєстрація розірвання

У ній викладаються завдання і цілі документування, характер і опис виконаних заходів, методи, час, витрачений на це. У констатуючій частині фіксуються також факти, які були встановлені в процесі здійснення запланованої діяльності. Якщо необхідно задокументувати кілька подій, то текст поділяють на відповідне число пунктів. При необхідності за встановленими фактами викладаються висновки, а також пропозиції щодо виявлених фактів. Якщо вони наводяться в розпорядчої формі, в акті має бути присутнім зазначення строків виконання встановлених приписів. Якщо такий документ оформляється уповноваженою особою сторонньої організації (наприклад, контрольним органом), він надається керівнику підприємства, що перевіряється для ознайомлення під розпис.

додатково

На завершення констатуючій частині вказується число примірників акта. Їх кількість визначається практичною необхідністю або нормативними документами. Наприклад, складання акта про видачу справ для тимчасового використання здійснюється в 2-х прим., Про невиявлення матеріалів, шляхи пошуку яких вичерпані, на підприємствах, зобов`язаних передавати папери на державне зберігання, - в 2-х, які не передають - в 1 м прим. Якщо необхідно оформити додатки, в документі ставиться на них посилання.

Відео: Приклад оформлення актів виконавчої документації

підписання

Автограф ставить укладач і особи, що брали участь в оформленні акту. Якщо фіксацію фактів здійснювала комісія, то в реквізиті "підпис" слід вказувати не посади її членів, а розподіл їх обов`язків в рамках робочої групи. Першою ставить підпис голова. Після нього розписуються члени комісії в алфавітному порядку. Якщо у кого-небудь є зауваження щодо оформлення документа, вони ставлять відповідну позначку. Безпосередньо самі висновки викладаються на окремому бланку. Якщо зауваження невеликі за своїм обсягом, їх можна вписати в акт. На закінчення ставиться дата. Термін складання акта може бути різним. Законодавство не містить загальних вказівок на цей рахунок. Деякі документи оформляються безпосередньо в момент виявлення фактів. Для складання інших актів потрібно кілька днів. Проте в документі ставиться календарне число, в яке оформлення було закінчено.

затвердження

Для деяких типів актів воно є обов`язковим. Затвердження здійснюється керівництвом даної або вищестоящої організації, розпорядчий документ якого став підставою для оформлення паперу. Відповідний гриф необхідний в актах, розпорядчих вчинення тих чи інших дій. Він проставляється на першому аркуші, в кутку праворуч. Як правило, гриф виглядає так: "затверджую". Поруч з цим словом ставиться підпис посадової особи.

Заключні положення

В якості додаткового реквізиту, що додає документу юридичну чинність, виступає друк. Для деяких актів вона є обов`язковою, для інших - рекомендованою. Однак на практиці звичайно друкування присутній практично на всіх бланках, оформлюваних підприємством. Її наявність дозволяє уникнути різних проблем, в тому числі пов`язаних з встановленням автентичності документа. Печаткою завіряються акти прийому виконаних робіт, об`єктів, завершених будівництвом, і так далі. У документах, які повинні пройти затвердження у вищої посадової особи, відбиток ставиться на грифі. Законодавство зобов`язує осіб, які брали участь в оформленні, ознайомитися з актом. При цьому вони ставлять свої розписи поруч з відповідною відміткою, їх розшифровку і дату.

висновки

Складання акту, таким чином, здійснюється відповідно до встановлених загальними правилами діловодства. У РФ діють державні стандарти, в яких встановлюється перелік реквізитів, які повинні бути присутніми на всіх офіційних документах. Додаткові позначки, рядки, написи, грифи проставляються в залежності від специфіки події, що підлягає фіксації, особливостей галузі та сфери діяльності організації. Як правило, на підприємстві працює служба діловодства. Її співробітники уповноважені здійснювати оформлення документації, прийом і відправку паперів, перевірку правильності їх оформлення. Складання актів, однак, не є винятковою прерогативою внутрішньої служби. Оформлення такого роду документів можуть здійснювати і сторонні організації. Наприклад, це може бути податкова чи інша контрольна інспекція. Тим часом, незалежно від того, хто саме оформляє акти, документи повинні відповідати загальним вимогам, встановленим нормами. У разі відсутності будь-якого з обов`язкових реквізитів, папір буде вважатися недійсною, не має юридичної сили.