Супутні документообігу ризики
Будь-яка «цивілізована» організація прагне організувати свій документообіг найкращим чином, по можливості вживати таких розумних і доступних заходів щодо захисту документів від небажаного втручання сторонніх осіб. Про що йде мова?
Всім відомо, що документообіг несе в собі відповідні ризики з боку третіх осіб. Їх досить багато. Звернемо увагу на найбільш значущі і поширені. Супутні документообігу ризики це:
- Ризики розголошення конфіденційної інформації
- Ризики підміни документів
Ризики розголошення конфіденційної інформації
Конфіденційну інформацію в даному контексті слід розуміти в широкому сенсі цього слова, а саме як відомості, віднесені до категорії обмеженого доступу. Про важливість конфіденційної інформації говорить той факт, що по відношенню до цього питання існує досить велика законодавча база.
Ось тільки деякі з законів, частково або повністю регулюють цю сферу:
- Федеральний закон від 29.07.2004 N 98-ФЗ "Про комерційну таємницю" (комерційна таємниця).
- Федеральний закон від 27.07.2006 N 152-ФЗ "Про персональних даних" (персональні дані).
- Федеральний закон від 02.12.1990 N 395-1 "Про банки і банківської діяльності" (банківська таємниця).
- Федеральний закон від 31.05.2002 N 63-ФЗ "Про адвокатську діяльність і адвокатуру в Російській Федерації" (Адвокатська таємниця).
Відео: Хмари і управління документами: економічна віддача, ризики, правові та технічні проблеми
Супутні документообігу ризики досить часто зустрічаються в підприємницької діяльності. Це щось на зразок «витрат виробництва», без яких не обійтися, але які можливо контролювати і «загнати» в розумні межі. Інакше це просто може недобре позначитися на бізнесі в цілому.
Розголошення особистої інформації може призвести до цілком відчутним збитків для підприємства. Найбільш часто зустрічаються загрозами є недбалість співробітників і крадіжка інформації. Для запобігання цьому рекомендується документообіг здійснювати по строго введеним на підприємстві правилам, які ви встановлюєте самі на свій розсуд. Наприклад, можна застосувати якусь фіксацію проходження і місцезнаходження кожного договору на підприємстві або ввести персональну і обов`язкову відповідальність за збереження і облік договорів, а також порядок поводження з ними. Незайвим буде проведення на підприємстві систематичних перевірок на наявність відповідних договорів. У будь-якому випадку необхідні жорсткі вимоги до умов зберігання договорів і дозвільна система доступу до них, без яких збереження документів складно уявити.
Ризики підміни документів
Найбільш уразливими, на мій погляд, в цьому питанні є, звичайно ж, договори, як документи є правовою підставою для проведення господарської операції в бухгалтерському та податковому обліку.
Відео: Податки експедитора. Ризики застосування нульової ставки ПДВ
Більшість судових суперечок з питання фальсифікації документів, а саме підміни договору, можна було б уникнути, якби сторони при укладенні договору зробили ряд простих заходів щодо його захисту від втручання третіх осіб.
Новітні інформаційні технології, як не дивно, дозволяють, з одного боку захистити документи від їх підміни, з іншого - здійснити цю підміну на високому, професійному рівні. І це факт. Більш того, якщо бути до кінця чесними, ніхто не дасть вам стовідсоткової захисту, проте це не означає, що не слід робити які-небудь розумні дії щодо захисту документів. Безумовно, треба! Особливо договорів, так як саме вони (не рахуючи первинки) найчастіше до цього схильні.
Відео: E-DOC - сервіс електронного документообігу з ЕЦП
Можна застосовувати різні . Перше, зверніть увагу на старі, перевірені часом засоби, призначені для захисту документів від підміни. Не нехтуйте ними. Вони досить ефективні і в той же час прості.
Ось лише деякі з них:
Відео: Чи є в Росії електронний документообіг?
- Підписання сторонами кожного аркуша договору.
- Прошивання договору.
- Використання спеціального паперу для договорів.
Найкращим варіантом захисту договору є поєднання різних способів.
Дотримання цієї методології при укладанні договорів-це не формальність чи данина моді. У російських умовах бізнесу це нагальна потреба. Навіть просте підписання сторонами кожного аркуша договору дає досить надійний захист договору від підміни.
Крім цього, можна застосовувати і сучасні технології. Вони, незважаючи на їх позірну складність, надають величезні можливості сучасного бізнесу. Наприклад, використання печаток в договорах з прихованим зображенням - яскравий тому приклад. Можу без перебільшення сказати - це один з найкращих способів захиститися від шахраїв. Суть його в тому, що якесь приховане зображення проставляється на договорі, як правило в самій друку. Простим оком таке зображення не видно, тут не допоможуть і спеціальні пристосування типу збільшувального скла і т.д. Приховане зображення можна побачити тільки за допомогою спеціального, так би мовити, «контрольного шаблону», який є тільки у господаря друку. Це свого роду «ключ», що визначає автентичність відбитку печатки.
Ризики розголошення конфіденційної інформації та ризики підміни документів - далеко не єдині супутні документообігу ризики, проте найпоширеніші і легко піддаються коригуванню.
У цьому плані способів захисту договорів від втручання третіх осіб досить, але їх ефективність по справжньому проявляється в їх комплексному застосуванні, з урахуванням місця, часу і важливості угоди.
