Як формувати профілі посад для пошуку цінних співробітників?

Перед кожним керівником або менеджером по роботі з персоналом рано чи пізно стає питання заміщення вакантної посади. Підбір хорошого фахівця - це непросте завдання. З цією метою менеджери досить часто складають профілі посад, які допомагають зорієнтуватися у вимогах до претендента.

визначення поняття

Профілі посад представляють собою набір професійних і особистих компетенцій, яким повинен відповідати претендент на ту чи іншу посаду. На даний момент не існує формалізованого опису характеристик, якими повинен володіти представник тієї чи іншої професії, а тому дані документи керівники складають самостійно.

Можна сказати, що профіль посади є свого роду еталоном, відповідно до якого працівник повинен виконувати свої обов`язки. Опис повинен бути детальним, а головне - реалістичним. Документ повинен відображати наступні основні позиції:

місце і значимість посади в організаційній структурі конкретного підприємства;
функціональні обов`язки, які повинен виконувати працівник, прийнятий на дану позицію;
профіль, в якому перераховані основні компетенції, якими повинен володіти претендент на посаду;
особисті якості, які необхідні для виконання тих чи інших обов`язків;
мінімальний перелік вимог, які організація висуває до своїх співробітників.

Таким чином, можна сказати, що профілі посад є набором характеристик, яким повинен відповідати працівник. Це певний стандарт, який описує обов`язки, а також кваліфікаційні та особисті параметри претендента.

Навіщо потрібні профілі посад

Перед менеджерами з персоналу регулярно виникає питання закриття тієї чи іншої вакантної посади. Чи не склавши вичерпний профіль посади, не варто приступати до безпосереднього відбору співробітників. Цей документ є свого роду підказкою, яка використовується в наступних випадках:

підбір кандидатів на заміщення вакантних посад;
для атестації вже працюючого персоналу, щоб виявити ступінь відповідності займаним посту (також це стосується співробітників, які пройшли випробувальний термін);
з метою складання планів з навчання персоналу і підвищення рівня кваліфікації;
якщо потрібно сформувати резерв кадрів на перспективу;
для того щоб спланувати кар`єрне зростання і подальше просування співробітників на вищі пости в організації.

Досить часто профіль посади кандидата на ту чи іншу посаду плутають з посадовою інструкцією. Принципова відмінність між цими двома документами полягає в тому, що другий складається на підставі вимог законодавства. Посадова інструкція - це загальний документ, який складається для професії в цілому, а не для конкретного співробітника певної організації. У ній визначаються основні обов`язки і умови роботи. Профілем посади називається документ локального характеру, який не має чітких вимог до змісту та структури. Менеджер по персоналу (або інші кадрові працівники) становить його, виходячи з власного досвіду або загальної практики діяльності організації.

Відео: Підбір персоналу - профіль посади

професійні компетенції

Кожна посада вимагає від працівника володіння певними компетенціями. Це кваліфікаційні характеристики, які є необхідними для виконання тих чи інших робіт. Так, профіль компетенцій посади зазвичай включає в себе наступні пункти:

стратегічне мислення (має на увазі вміння складати довгострокові плани з урахуванням можливих ризиків і альтернативних варіантів);
вплив на оточуючих (вміння відстоювати свою точку зору, а також переконувати інших в її правильності);
навички вирішення проблем (вміння адекватно реагувати на нестандартні ситуації і труднощі, а також оперативно знаходити шляхи виходу з них);
пошук інформації (вибір і фільтрація даних, вміння знаходити і використовувати актуальні джерела);
вміння працювати з клієнтами і контрагентами (врахування інтересів, розуміння психології, задоволення побажань і потреб);
гнучкість (оперативне реагування та прийняття рішень відповідно до мінливих ситуацією);
спрямованість на якість (знання і виконання всіх вимог і норм, а також прагнення до постійного вдосконалення).

Залежно від того, про яку посаду йде мова, перелік компетенцій може розширюватися або звужуватися. Професійний профіль посади містить не тільки вимоги, але також і ступінь їх вираженості (базова, висока, максимальна). Даний показник може бути визначений за підсумками співбесіди або ж за допомогою спеціальних психологічних тестів.

як складається

Складання профілю посади - це досить трудомісткий процес. Необхідність його обумовлена тим, що даний документ дозволяє визначити параметри, якими повинен володіти цінний співробітник. Правильно сформулювавши профіль, кадровики значно полегшують процес пошуку і підбору нових працівників. При складанні документа варто керуватися низкою рекомендацій і правил:

Відео: Кейс Wanted про проведення конкурсної співбесіди для компанії Prodex

Назва посади повинно бути коротким і чітко відображати її суть. Також варто скласти короткий опис, яке буде містити перелік основних обов`язків працівника. Може бути представлено у вигляді переліку завдань. Це і буде основою профілю посади.
Перелік основних відомостей про посаду повинен включати не тільки порядок роботи, але також і розмір заробітної плати, що буде одним з ключових моментів при співбесіді. Також варто описати ієрархію підпорядкованості, а також приблизний перелік осіб, з якими доведеться взаємодіяти новому співробітнику.
Для виконання посадових обов`язків вимагається володіння набором певних компетенцій. Даний список не повинен бути занадто великим (не більше 10 пунктів). Він може бути складений на підставі особистого досвіду, теоретичних досліджень, спостережень за співробітниками, а також соціологічного опитування. Ви можете розділити компетенції на кілька груп (наприклад, специфічні і корпоративні).

Профіль повинен бути одночасно коротким і ємним. Це дозволить отримати вичерпну інформацію, не витрачаючи занадто багато часу на її обробку.

Відео: Тренінг по підбору персоналу. Професійний профіль. Тема 4. Промо - 5

Основні етапи створення

Розробка профілю посади включає в себе кілька послідовних етапів:

На першому етапі складання документа слід ретельно вивчити посадові інструкції, а також всю інформацію щодо специфіки роботи підприємства. Можна провести бесіди зі співробітниками або ж соціологічне опитування за допомогою уніфікованих бланків.
Далі визначається коло осіб, які будуть брати безпосередню участь в роботі. Найчастіше цим питанням займаються фахівці відділу кадрів. Проте важливо також залучати керівників інших служб, для яких складаються профілі. Робота може проводитися спільно або окремо з подальшим об`єднанням отриманих результатів в кінцевий робочий документ.
Третій етап передбачає вивчення організаційної структури підприємства з метою визначення місця тієї чи іншої посади в ній. Необхідно виявити підлеглі, а також безпосереднє начальство, перед яким буде тримати звіт новий працівник.
Далі проводиться докладний опис функціональних обов`язків, які відповідають тій чи іншій посаді. За основу беруться не тільки нормативно-правові акти, але також і особистий досвід роботи на конкретному підприємстві.
На п`ятому етапі менеджер по кадрам (або інший фахівець, який займається складанням профілю) повинен визначити перелік знань і навичок, які будуть потрібні для виконання посадових обов`язків. Йдеться про професійні компетенції.
Визначившись з компетенціями, важливо розподілити їх за ступенем важливості, а також рівню, на якому фахівець повинен володіти ними. Це дозволить полегшити процедуру відбору кадрів.
Далі учасники робочої групи повинні визначити, якими особистими характеристиками повинен володіти претендент на заміщення вакантної посади. Часом риси характеру бувають навіть важливіше, ніж професійні компетенції, адже останні можна виробити, а перші можуть стати серйозною перешкодою в робочому процесі.
На восьмому етапі необхідно визначити загальні вимоги до працівника. Зазвичай це стать, вік, рівень освіти або досвід роботи та інше. Варто відзначити, що перші дві ознаки не завжди доречно використовувати, адже законодавство може трактувати їх як дискримінацію.
Останній етап передбачає визначення критеріїв, відповідно до яких буде визначатися ефективність роботи співробітника. Вони можуть застосовуватися в ході випробувального терміну або ж для періодичної оцінки якості праці вже наявних працівників.

Варто зазначити, що даний алгоритм не є обов`язковим для дотримання в усіх організаціях. Залежно від розмірів підприємства, а також специфіки її організаційної структури, деякі стадії можуть бути втрачені, а також можуть бути введені додаткові.

зразок складання

На даний момент не існує будь-якої уніфікованої форми, відповідно до якої складався б профіль вимог до посади. Та й до самих професій на кожному підприємстві можуть пред`являтися специфічні вимоги. Проте у менеджерів по персоналу вже склалася певна практика, відповідно до якої складається профіль посади. Зразок може виглядати наступним чином:

назва посади, згідно зі штатним розкладом;
короткий опис (що повинен робити працівник);
істотні умови (робочий графік, рівень оплати праці та інше);
вимоги, що висуваються до претендента на посаду (рівень освіти, досвід роботи в конкретній сфері, певні спеціальні навички);
розширений перелік посадових обов`язків;
корпоративні компетенції, якими повинен володіти потенційний співробітник конкретної організації;
психологічні тести та інші методики оцінки відповідності працівника тій чи іншій посаді.

Це приблизний шаблон. Найчастіше саме таку структуру має профіль посади. Зразок може бути розширений або звужений, в залежності від структури організації. Також додаткові параметри можуть вводитися для конкретних посад.

Профіль посади менеджера з персоналу

Менеджер по персоналу - це одна з найбільш відповідальних посад на підприємстві, адже саме від цього співробітника залежить якісний склад працівників. Тому до кадровикам пред`являються особливі вимоги, які знаходять своє відображення в такому документі, як профіль посади. Зразок може бути наступним:

навички роботи з людьми (менеджер по персоналу повинен мати навички спілкування та вирішення спірних питань);
швидка вовлекаемость (спеціаліст з кадрів не повинен бути байдужим, у нього має бути присутня зацікавленість у вирішенні тих чи інших питань);
прояв ініціативи в питаннях, пов`язаних з поліпшенням структури і якості персоналу;
відкритість до спілкування (ця риса є необхідним з огляду на специфічних особливостей посади);
ентузіазм у вирішенні поточних питань;
позитивний настрій, яке буде передаватися всім іншим членам колективу;
вміння вести розмову (саме менеджеру відводиться провідна роль в бесіді з потенційними і реальними співробітниками);
лідерські якості;
навички публічних виступів (для представлення доповідей і звітування перед найвищим керівництвом, а також проведення семінарів для підлеглих);
нестандартне мислення для прийняття креативних рішень в екстрених ситуаціях;
ораторські здібності, переконливість висловлювань;
швидкість мислення і моторність у діях;
вміння адаптуватися до умов, що змінюються (а також надання допомоги знову прийнятим в штат співробітників);
відсутність страху перед ризиком (дана характеристика повинна бути помірною);
незалежність в ухваленні рішень;
вміння експериментувати і знаходити нові підходи до управління;
почуття гумору, яке допомагає звести нанівець стресові і напружені ситуації.

Профіль посади менеджера, який відповідає за підбір персоналу, повинен бути складений з особливою ретельністю, адже дана посада є однією з ключових на будь-якому підприємстві. Особа, яка претендує на дану позицію, має в повній мірі відповідати вимогам, адже саме на його плечі ляже відповідальність за формування кадрового складу.

Вимоги до менеджера з продажу

Досить часто можна зустріти таку вакансію, як менеджер з продажу. Незважаючи на те що багато молодих людей починають з подібної роботи свій рух по кар`єрних сходах, вже на цьому етапі до претендентів висуваються досить серйозні вимоги. Типовий профіль посади менеджера з продажу виглядає наступним чином:

готовність до постійного спілкування з широким колом людей (постачальники, замовники, покупці і так далі);
вміння швидко приймати рішення за підсумками переговорів з контрагентами;
вміння підтримувати оптимістичний настрій в бесіді, а також створювати атмосферу довіри;
креативність мислення (важливо представлення продукту);
вміння раціонально організовувати свій час (так як робота має на увазі безліч щоденних зустрічей і переговорів);
дипломатичний тон в спілкуванні з контрагентами та клієнтами;
емоційна врівноваженість, вміння зберігати спокій в стресових ситуаціях, а також швидко знаходити вихід з конфліктів;
вміння знаходити спільну мову з різними типами особистостей;
лояльність до реалізованого продукту.

Варто відзначити, що наведений дуже приблизний профіль посади. Приклад може бути розширений або ж скорочено, відповідно до потреб конкретної організації.

Основні підходи до складання профілю посади

Розробка профілю посади може здійснюватися відповідно до двома основними підходами:

Ситуативний підхід має на увазі, що документ складається в екстреному порядку, коли необхідно терміново закрити вакантну посаду. Оскільки час дуже обмежений, документ складається дуже приблизно, із зазначенням лише самих основних вимог до потенційного співробітника. Надалі дана заготівля може послужити для формування повноцінного профілю.
Методичний підхід має на увазі ґрунтовну роботу, за результатами якої будуть розроблені чіткі особливості посади, необхідні компетенції, особисті якості, функціональні зони відповідальності. Він буде містити всю вичерпну інформацію, а тому буде вважатися робочим документом при пошуку і доборі кадрів. У міру того як в організації відбуватимуться якісь реформи, профіль також буде змінюватися.

висновки

Варто зазначити, що для успішного підбору кадрів важливо, щоб на підприємстві було складено профіль посади. Приклад уніфікованого документа привести досить складно, так як дане питання не регламентується законодавством, а залишається на розсуд керівників підприємства.

Профіль є одним з основних інструментів, який використовується при відборі кандидатів на заміщення тієї чи іншої вакантної посади. Крім того, відповідно до цього документа може проводитися періодична атестація персоналу або ж перевірка за підсумками випробувального терміну. Залежно від результатів дослідження, можуть бути виявлені напрямки по підвищенню рівня кваліфікації.

При складанні профілю може бути використаний один з двох підходів. Ситуативний має місце тоді, коли необхідно в терміновому порядку закрити вільну вакансію. В даному випадку опис посади може бути складено дуже приблизно із зазначенням лише основних характеристик. Якщо ж говорити про методичному підході, то розробляється грунтовний детальний документ, який постійно використовується в практиці підбору персоналу.

Типовий процес розробки профілю посади передбачає проходження декількох послідовних етапів. Для початку вивчаються особливості професії, а також вимоги до неї, висунуті нормативно-правовими актами. Також необхідно сформувати групу компетентних фахівців, які будуть брати участь в складанні документів. Профіль складається з урахуванням організаційної структури підприємства, а тому вона також повинна бути ретельно вивчена. Основна частина документа - це опис посадових обов`язків потенційного співробітника, а також вимоги до компетенцій. Також варто приділити увагу особистим якостям (комунікабельність, стресостійкість і так далі).

Поділися в соц мережах:

Увага, тільки СЬОГОДНІ!