Коли виписуються рахунки-фактури на аванс? Вимоги, правила і особливості

Продавець, отримавши передоплату, повинен сформувати рахунок і зареєструвати його в книзі продажів. Інакше організації буде нараховано штраф в сумі від 10 до 40 тис. Руб. Щоб не порушувати податкове законодавство, потрібно чітко знати, коли виставляється рахунок-фактура на аванс, як заповнити, які вимоги до оформлення документа.

суть

Рахунок-фактура - це документ, на підставі якого покупець може пред`явити вхідний ПДВ до відрахування. Продавець повинен формувати фактуру і відправляти її контрагенту за фактом оплати та відвантаження товарів. Крім різних моментів складання, ці два документи відрізняються також кількістю інформації, що відображається.

порядок

Коли виписуються рахунки-фактури на аванс? Протягом 5 днів з моменту отримання грошей. Рахунок складається у двох примірниках. Якщо при випуску документа були допущені помилки, то ФНС може відмовити у відрахуванні ПДВ покупцеві. Але на продавця такі санкції не поширюються. Він повинен двічі нарахувати податок: при отриманні коштів і в момент реалізації.

Рахунки можна виставляти в електронному та паперовому вигляді. У другому випадку у обох учасників угоди має бути технічне обладнання.

Рахунок-фактура виписується, тільки якщо аванс і реалізація пройшли в різних податкових періодах. Сума ПДВ, що підлягає сплаті, розраховується за підсумками місяця. Якщо оплата і відвантаження відбулися в одному періоді, то оподатковуваний база НЕ буде спотворена.

реквізити

Їх не так вже й мало:

• номер та дата рахунку (стор. 1);
• найменування, ІПН, КПП учасників угоди (стор. 2, 6);
• реквізити платіжки (стор. 5).
• найменування валюти (рядок 7);
• назви товарів (графа 1);
• сума передоплати (графа 9);
• ставка податку (графа 7);
• сума ПДВ (графа 8).

Авансовий рахунок-фактура з часткової оплати рахунку складається таким же чином. У рядку 5 зазначаються реквізити кожної з платіжок. Якщо кошти були отримані в безгрошової формі (бартером або взаємозаліком), то ставиться прочерк. Рядки 3 ( «Вантажовідправник»), 4 ( «Вантажоодержувач»), графи 2-6, 10, 11 повинні залишитися порожніми.

Нюанси заповнення рахунків:

• вносити номера рахунків потрібно в єдиний реєстр;
• якщо оплата надійшла до моменту укладення договору, то в фактурі слід вказати загальну назву товарів (наприклад, «побутова хімія») і максимальну ставку ПДВ;
• наявність на документі додаткових позначок (наприклад, «від Газпрому») робить його недійсним;
• документ підписується директором і бухгалтером.

графа 1

Цей пункт містить найменування товарів, на які виписується рахунок-фактура на аванс. Коли виписується документ, дуже важливо, щоб назва продукції збігалося з тим, що зазначене в специфікації.

Покупець може перерахувати кошти в рахунок товарів, на які передбачені різні ставки ПДВ. Як в такому випадку складається рахунок-фактура на аванс? Коли виписується документ, потрібно дотримуватися умови договору. Якщо дані дозволяють розділити обсяги товарів за різними ставками, їх потрібно виділити в рахунку окремими позиціями. Або виписати фактуру з узагальненим найменуванням і вказати більшу ставку.

Договором можуть бути передбачені різні терміни поставки. Коли виписуються рахунки-фактури на аванс, не потрібно розбивати суму на кілька позицій.

приклад

АТ 2 березня отримало аванс у сумі 12.9 тис. Руб. Через два дні бухгалтер виписав рахунок в двох примірниках. Один зареєстрував у книзі продажів, другий відправив покупцеві. Реалізація товару сталася 23 квітня на суму виписаного рахунку 12,9 тис. руб. (ПДВ - 196,80 руб.). У день відвантаження бухгалтер зареєстрував новий рахунок в книзі продажів, а попередній - в книзі покупок.

безперервні поставки

Деякі підприємства, наприклад, телекомунікаційні, працюють на умовах передоплати. Коли виписуються рахунки-фактури на аванс такими організаціями? В кінці розрахункового періоду на суму надійшли оплат за вирахуванням вартості наданих послуг. Якщо відвантаження здійснюється протягом 5 днів після оплати, то фактура виставляється на реалізацію.

винятки

Чи обов`язково виставляти рахунок-фактуру на аванс? Ні. Рахунок не виставляється, якщо:

• період виготовлення товарів перевищує півроку;
• товари не обкладаються ПДВ або ставка нульова.

Рахунок-фактура на аванс виписується протягом якого часу? Не пізніше 5 днів з моменту отримання авансу. Якщо оплата і відвантаження здійснюються в один і той же квартал, то фактуру можна не виписувати, так як оплата не зізнається авансом. Це трактування ФАС викликає протиріччя у ФНС. Згідно ст. 168 НК РФ, рахунок-фактура на аванс виписується незалежно від терміну відвантаження товарів. Оскільки трактування рішень не однакова, то суперечки з цього питання найчастіше вирішуються через суд.

документообіг

Якщо аванс і відвантаження мали місце в одному кварталі, то в декларації потрібно вказати:

• двічі податкову базу: на суму передоплати і вартості реалізації;
• один раз податкове вирахування з грошей, які надійшли.

приклад

Організація на початку року уклала договір на надання послуг зв`язку. За умовами угоди покупець спочатку повинен перерахувати аванс. Різниця між надійшла сумою і вартістю наданих послуг зараховується в рахунок майбутніх авансів. У міру реалізації ПДВ з авансом приймається до відрахування. У таблиці нижче представлено рух коштів. Розглянемо детальніше, коли виписуються рахунки-фактури на аванс.

Повернення коштів

Чи виписується рахунок-фактура на аванс, якщо частина коштів потрібно повернути покупцеві? Так. Але в разі зміни умов поставки продавець повинен прийняти до відрахування ПДВ, перерахований в бюджет, і відобразити в БО все коригування. На суму яку повертатимуть частини коштів новий рахунок не оформляється. Але щоб обґрунтувати відрахування, на раніше виставленому документі в книзі покупок потрібно зробити позначку «Повернення» і вказати реквізити платіжки. Термін реєстрації обмежений одним роком.

Може виникнути ситуація, коли після зміни умов сума передоплати буде перевищувати нову вартість послуг. Наприклад, якщо покупець відмовився від частини товарів або поміняв їх на більш дешеві. Невідпрацьовану частина оплати можна зарахувати в рахунок майбутніх поставок або повернути покупцеві. При цьому до відрахування пред`являється сума у вигляді різниці між авансом і договірною вартістю.

приклад

АТ в першому кварталі отримало повну передоплату товарів на суму 35,4 тис. Руб. (Ставка ПДВ - 18%). У цьому ж періоді бухгалтер виписав і зареєстрував рахунок на суму авансу, нарахував 5,4 тис. ПДВ. У квітні кошти були перераховані до бюджету.

У II кварталі підприємство підписало додаткову угоду, за якою покупець відмовляється від першого замовлення і змінює товар на той, який обкладається 10% ПДВ. Вартість такої поставки становить 29,7 тис. Руб. Отриманий раніше аванс частково перераховується в рахунок майбутніх поставок і повертається покупцеві.

Різниця в сумах становить 5,7 тис. Руб. Ці кошти перераховані покупцеві. Зайво сплачену суму ПДВ (869 руб.) Продавець пред`являє до відрахування в II кварталі. У книзі продажів реєструється фактура на аванс в сумі 5,7 тис. Руб. з поміткою «Часткове повернення».

У II кварталі організація відвантажила всю партію товарів. Бухгалтер виставив і зареєстрував рахунок на суму 29,7 тис. Руб. Фактура на залишок авансу заноситься в книгу покупок на суму 29,7 тис. Руб., А ПДВ (4531 руб.) Приймається до відрахування.

Як продавець зареєструє фактуру?

У книзі продажів заповнюються всі графи, крім 14, 16 і 19. У момент відвантаження в рахунок отриманої оплати суму ПДВ можна пред`явити до відрахування повністю, якщо аванс вже відпрацьований, або тільки частину з передоплати. При відвантаженні товарів рахунок на суму реалізації вписується в книгу продажів. Але товар може відвантажуватися декількома партіями. Для кожної може бути передбачений рахунок-фактура і аванс. Два рахунки-фактури виписуються за загальними правилами, тобто якщо відвантаження і оплата здійснювалися в різних податкових періодах.

При заповненні книги покупок вартість товару в графі 15 повинна відповідати тій, яка вказана в пункті 9, незалежно від того, на яку суму товар за фактом відвантажено.

Графа 7 книги покупок заповнюється, якщо:

• ввозиться імпортний товарів, податок стягується на митниці;
• оплачуються витрати на відрядження;
• повертається невідпрацьований аванс.

Право приймати податок до відрахування не залежить від оплати. Тому реквізити платіжки на аванс в графу 7 переносити не потрібно.

приклад

Продавець отримав аванс в сумі 59 тис. Руб. (ПДВ - 9 тис. Руб.). Перша відвантаження пройшла на суму 50 тис. Руб. Ця ж сума відображається в графі 9 рахунки. Але при реєстрації документа в графі 15 указується повна сума авансу (59 тис. Руб.), А в графі 16 - ПДВ до відрахування (7627,12 руб.). При відвантаженні наступної партії на 9 тис. Руб. в графі 15 знову вказується вся сума авансу (59 тис. руб.), а в графі 16 - 1372,88 руб. ПДВ.

Як покупець реєструє фактуру?

Отримавши рахунок на перерахований аванс, покупець може прийняти ПДВ до відрахування. Це право виникає також після оприбуткування цінностей. Але на цей раз сума ПДВ повинна відповідати тій, що вказана в рахунку. Сам документ повинен бути внесений в книгу покупок. Щоб уникнути подвійного зменшення бази, відрахування по авансу потрібно відновити в повному обсязі, якщо вартість отриманих товарів дорівнює сумі передоплати, або частково.

Щоб відновити прийнятий ПДВ, потрібно рахунок зареєструвати в книзі продажів у такому ж порядку, як і фактури на відвантаження. Але код виду операції повинен бути 21. Вартість товарів з графи 13б книги повинна відповідати цифрі, зазначеної в пункті 9 фактури.

приклад 1

Коли виписуються рахунки-фактури на аванс, покупець реєструє операцію на 59 тис. Руб. Перша відвантаження пройшла на 50 тис. Руб. Ця ж сума вказується в фактурі на реалізацію і в книзі покупок. Відразу відновлюється частина ПДВ, прийнята до відрахування з авансу: в графі 13б - 50 тис. Руб., В графі 17 - 7627,12 руб. Після отримання другої партії в книзі продажів вказується, відповідно, 9 тис. Руб. і 1372,88 руб.

приклад 2

ТОВ перерахувало аванс АТ 2 березня в сумі 100 тис. Руб. (ПДВ 18%) і в той же день отримало фактуру на аналогічну суму. Рахунок був зареєстрований в книзі покупок. Потім 23 березня були надані послуги в рахунок авансу на суму 50 тис. Руб. (ПДВ 18%). На цю операцію також був виставлений і зареєстрований рахунок. Після цього фактуру на аванс продавець реєструє із зазначенням суми ПДВ (7627,12 руб.) В книзі продажів. Так відновлюється частина податку, прийнята до відрахування по авансу.

висновок

У НК сказано, що рахунок виставляється протягом 5 днів з моменту отримання грошей. Але якщо надходження коштів та відвантаження пройшли в одному податковому періоді, то база для розрахунку ПДВ спотворена не буде. Тобто документ можна не виписувати. Плюс такої схеми в тому, що покупець може прийняти ПДВ до відрахування і закрити квартал. Але така схема викликає масу суперечок з податковою. І відстоювати свої права доводиться в суді. Щоб уникнути проблем, можна виставляти рахунок на кожну поставку, а роздруковувати його на вимогу контрагента. Так і податкова не буде пред`являти претензій, і покупці зможуть завжди прийняти ПДВ до відрахування. Але така схема додасть багато паперової роботи бухгалтеру.