Управлінський цикл в менеджменті

Управлінський процес - це організація всіх видів господарської діяльності підприємства. Виходячи їх цього визначення, управління не може бути відокремлене від його об`єкта, а характер функцій управлінського циклу залежить від специфіки виробничого або торгового процесу.

Загальні і спеціальні функції управління

У процесі організації господарської діяльності компанії реалізується два види функцій: пов`язані з загальним (які можуть стосуватися всіх систем) або характерні тільки для даної системи.

Загальні функції стосуються тих сфер, які на різних підприємствах організовані подібним чином, наприклад, контроль доставки пошти, прибирання офісних приміщень, ремонту офісної техніки. Специфічні функції властиві управлінського процесу на конкретному підприємстві (пошук фахівців для програмування роботів-пакувальників або ремонту конвеєрної стрічки).

Управлінський цикл організації

В цілому управління компанією передбачає здійснення таких завдань:

• Розробка перспективних і поточних планів.
• Організація і регулювання виробничої (торгової, консалтинговою або інший) діяльності.
• Мотивування та координація персоналу.
• Контролювання і облік результатів виробничого процесу.

Ці групи функцій складають етапи управлінського циклу, який виражається в плануванні, організації, мотивації і контролі.

Циклом менеджменту його називають тому, що ця послідовність управлінських дій характеризується безперервністю. Вона має початок, потім повинна повторюватися протягом певного періоду часу (тиждень, декада, місяць, квартал, рік).

Значення планування в розрізі діяльності підприємства

Цю функцію по праву називають найбільш важливою в усьому процесі управління. Її виконання забезпечує пропорційні обсяги виробництва, безперебійну роботу різних підрозділів, а також раціональне використання наявних матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Актуальне і грамотне планування необхідно для організації правильного ходу виробництва, тобто для динамічної рівноваги внутреннепроізводственних процесів.

Фактично, плануванням можна назвати постановку цілей і визначення шляхів для їх досягнення.

Види планування: стратегічне

Розробка планів, як перша з стадій управлінського циклу, передує всім іншим. Для кожного рівня організації характерний конкретний вид планування.

На вищому рівні розробляють стратегічні плани. У сфері виробництва стратегією називають оптимальну сукупність правил і прийомів, які сприяють реалізації місії, а також досягненню загальних і приватних цілей компанії. Головним завданням стратегічного планування стає визначення основного курсу, тобто стилю поведінки компанії в зайнятої ринкової ніші.

Визначення шляхів для обходу кризових ситуацій або для заняття нових позицій на ринку також включає в себе таке управління. Управлінський цикл, етапом якого виступає стратегічне планування, як правило, досить тривалий. Зазвичай розробка глобальних планів відбувається раз в один, три або п`ять років.

Що таке тактичне і оперативне планування

На середньому і нижчому рівнях управління розробляють відповідно тактичні й оперативні плани.

Тактичним плануванням називають визначення проміжних цілей, покликаних забезпечити здійснення стратегічних завдань. Цей тип діяльності входить в управлінський цикл менеджерів середньої ланки.

Результат оперативного планування - це ті цілі, які розробляють управлінці безпосередньо на місцях виконання. В їх обов`язки входить постановка щоденних завдань (короткострокова тактика).

Описані типи планування є загальну систему - генеральний або загальний план (бізнес-план роботи підприємства). Планування - єдиний спосіб знизити рівень ринкових ризиків та невизначеності.

принципи планування

Виходячи з того, що весь управлінський цикл грунтується на плануванні, воно повинно здійснюватися з позицій:

• Комплексності. Це означає, що в процесі повинні бути враховані всі значущі події і ситуації.
• Точності. Побудова актуальних і реальних планів стає можливим при використанні всіх доступних засобів, тактик, процедур і методів прогнозування, які надає сучасна техніка.
• Безперервності (взаємозв`язок перспективного і поточного планування).
• Гнучкості (іноді для досягнення пріоритетних цілей необхідно відмовитися від баласту).
• Економічності. Дотримання пропорційності витрат на планування з одержаним внаслідок виграшем дозволяє уникнути невиправдано високих витрат.

Принцип цілісності, що об`єднує процес розробки перспективних і поточних планів, вважається головною умовою, необхідною для безперервності виробничого процесу, безперебійної роботи підприємства і стабільності його господарських контактів.

стадія організації

Організація - це наступний після планування етап, який продовжує управлінський цикл. На цьому ступені завданням менеджера стає створення оптимальних умов для того, щоб діяльність усіх учасників колективу була ефективною. Йому потрібно скоординувати зусилля персоналу і направити їх на досягнення поставлених цілей.

Здійснення цієї функції стає можливим завдяки формуванню організаційної структури на підприємстві. Для успішного втілення запланованих заходів менеджери визначають відповідальних осіб і призначають виконавців на конкретні завдання. Крім того, в їх обов`язки входить турбота про те, щоб протягом усього технологічного процесу не бракувало ресурсах (забезпечення обладнанням, фінансами, робочою силою).

Кілька слів про мотивацію

Невід`ємним компонентом кожного успішного підприємства стає зацікавленість персоналу у виконанні своїх трудових функцій. Спонукання співробітників до активної діяльності, їх залучення в спільне досягнення корпоративних цілей, а також пошук шляхів для якісного підвищення їх працездатності називається мотивацією.Найбільш поширеними методами, що сприяють зміцненню «бойового духу» працівників організації, стають заохочення:

• Матеріальні.
• Моральні.

До засобів матеріальних заохочень відносяться премії, бонуси і пільги, додаткові виплати і подарунки.

Заохочення морального характеру - це похвала, публічне вираження подяки, розміщення фотографії на дошці пошани і інші.

Контроль - завершальна стадія управлінського циклу

Після того як були зроблені дії по досягненню цілей, їх результат повинен бути визначений, оцінений і зіставлений з плановими показниками.
Суть контролю, яким закінчується управлінський цикл, в тому, щоб проаналізувати дані і відкоригувати подальші вказівки.

У практиці менеджменту розрізняють контроль трьох видів:

• Попередній.
• Поточний.
• Заключний.

Зміна прийнятих раніше рішень і внесення коригувань в алгоритми, інструкції і правила стають початком нового управлінського циклу. Адже необхідно заново спланувати діяльність з урахуванням нових параметрів, розподілити завдання і простежити за їх виконанням. Результат нового циклу також в обов`язковому порядку піддається вивченню і аналізу.

Тривалість циклу менеджменту

Основні управлінські цикли характеризуються протіканням в просторі і часі. Тривалість їх може становити від декількох хвилин до місяців, місцем застосування стають групи, бригади виконавців і сама компанія.

Тому можна говорити про два види вимірювання циклу управління:

• Час.
• Просторові рамки.

Хороший менеджер зацікавлений в тому, щоб максимально скоротити час, витрачений на кожен цикл. При детальному розгляді можна побачити, що на тривалість управлінського процесу впливає швидкість виконання основних дій: збір, передача та обробка інформаційних даних, цикл управлінських рішень (Вироблення і прийняття), а також організація виконання.

Економія часових ресурсів можлива при спрощення організаційних і документальних процедур, використання технічних засобів в процесі виконання ряду процедур, а також при скороченні часу, призначеного для окремих операцій.