Обліковий склад працівників підприємства. Забезпеченість трудовими ресурсами

Дослідження структури штату і оцінка трудового потенціалу підприємства - найважливіше завдання його керівництва і відповідальних фахівців. В рамках її рішення можуть застосовуватися методи, які передбачають обчислення такого показника, як списковий склад працівників. У чому полягає його специфіка? Яким чином він може застосовуватися на практиці?

Що являють собою спискові склади працівників?

Обліковий склад працівників підприємства повинен включати в себе всіх працівників, які зайняті на постійну, сезонну або ж тимчасову роботу - з моменту їх зарахування в штат організації. При цьому в обліковому складі співробітників щодня враховуються як присутні на роботі фахівці, так і відсутні.

Встановлені законодавством правила обліку співробітників припускають відображення в списку:

- співробітників, які з`явилися на роботу фактично, а також тих, що не здійснювали своїх трудових функцій через що виник простою;

- працівників, які перебувають у відрядженнях при збереженні заробітної плати в компанії;

- співробітників, які не з`явилися на роботу через хворобу;

- працівників, які не з`явилися на робоче місце через виконання державних обов`язків;

- співробітників, прийнятих в штат на неповний день або тиждень або ж на півставки;

- працівників сільськогосподарських організацій;

- фахівців, прийнятих в штат з випробувальним терміном;

- співробітників, що виконують роботу на дому;

- громадян, які проходять навчання у відомчих установах;

- громадян, які тимчасово залучаються на виконання сільськогосподарських робіт при збереженні зарплати за основною посадою.

При цьому до облікового складу у випадку з урахуванням працівників, що працюють в рамках неповного дня, не включаються співробітники, які за законодавством здійснюють трудову діяльність в рамках скороченого графіка - наприклад, в зв`язку з неповнолітнім віком, здійсненням роботи у шкідливих умовах. Також за скороченим графіком можуть працювати жінки, яким надаються додаткові перерви в здійсненні трудової діяльності для годування дитини.

Повний перелік категорій працівників, які повинні включатися до облікового складу підприємства, наведено в Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої Держкомстатом СРСР в 1987 році (Інструкція від 17.09.1987 № 17-10-0370). Примітно, що дане джерело права діє до сих пір, і його юрисдикція діє на федеральному рівні.

Облікові склади: основні категорії фахівців

В цілому списковий склад працівників підприємства представлений 3-ма основними категоріями фахівців:

- працюючими на постійній основі або більше року за трудовим договором;

- оформлені тимчасово - на термін, що не перевищує 2 місяці, а у випадку з заміщенням тимчасово відсутнього спеціаліста - не перевищує 4 місяці;

- працюючими за сезонним контрактом, який укладено на термін, що не перевищує 6 місяців.

Але багато що залежить від змісту договорів, що встановлюють правовідносини між конкретним працівником і роботодавцем. Можна відзначити, що обліковий склад працівників за станом на вихідний або ж святковий день повинна дорівнювати відповідному показнику, зафіксованому в попередній робочий день. Аналогічно - якщо вихідних або святкових днів 2 і більше. Облікова чисельність станом на кожен з них має дорівнювати відповідному показнику за робочий день, що передував першому вихідному або святковому.

Таким чином, законодавством РФ передбачена досить складна класифікація співробітників, що потрапляють в спискові склади підприємств. Корисно буде також розглянути те, які категорії фахівців не включаються в список працівників відповідно до норм, прийнятих Держкомстатом СРСР.

Які співробітники не включаються в список?

В даному випадку мова йде про працівників, які:

- не включені в штат підприємства і здійснюють свої трудові функції відповідно до угоди на разові роботи;

- оформлені на підприємство в рамках сумісництва з інших організацій;

- залучені в фірму за договором з державною організацією;

- тимчасово оформлені на роботу в іншу фірму при тому, що за ними не зберігається зарплата за основною посадою;

- спрямовані на навчання з відривом від трудової діяльності і отримують стипендію за рахунок роботодавця;

- учні шкіл в період профорієнтації;

- працівники, що проходять навчання для подальшої роботи на нових підприємствах;

- молоді фахівці, які знаходяться в оплачуваній фірмою відпустці після закінчення навчального закладу;

- направили до відділу кадрів заяву про звільнення, а також припинили трудову діяльність до моменту закінчення терміну винесення попередження або в разі його відсутності.

При цьому, якщо співробітник в одній фірмі здійснює трудову діяльність на дві, півтори або ж менше однієї ставки або ж найнятий однією фірмою як внутрішній сумісник, то він враховується як одна людина в рамках облікової чисельності фахівців.

Обліковий склад працівників за станом на певну дату повинен включати всіх співробітників, які прийняті в штат з цієї дати, і в той же час в нього не повинні включатися звільнені фахівці.

Поряд за обліковим складом, в законодавстві РФ є норми, відповідно до яких може визначатися середня чисельність працівників. Вивчимо її специфіку докладніше.

Для чого потрібні показники середньої чисельності працівників?

Розглянуті показники можуть використовуватися через досить часті зміни в структурі штату підприємства. Середньооблікова чисельність (калькулятор - основний інструмент її визначення) обчислюється за такою формулою: сума спискового складу штату фірми за всі дні в рамках звітного періоду - наприклад, місяця, ділиться на кількість днів відповідного періоду. Також може братися, наприклад, сумарний показник за рік по місяцях і ділиться на 12. Конкретний спосіб застосування формули залежить від тих завдань, які стоять перед службою кадрів підприємства.

На практиці середня чисельність працівників фірми може визначатися, наприклад, з метою формування звітності. У цьому випадку відповідний показник наводиться поряд з обліковим складом, який фіксується за станом на певну дату: таким чином, чисельність фахівців наводиться в середньому вираженні в рамках звітного періоду - місяця, кварталу, півріччя, року.

Використання облікового складу при оцінці трудових ресурсів

Практичне застосування таких показників, як облікова або середня чисельність може також здійснюватися в рамках оцінки трудових ресурсів підприємства. Вивчимо даний аспект докладніше.

Існує велика кількість характеристик трудових ресурсів, аналізованих кадровими службами підприємств і іншими зацікавленими структурами, що мають відношення до бізнесу. Робоча сила - це один з ключових ресурсів будь-якої організації, рівень кваліфікації та інші значущі характеристики якої визначають конкурентоспроможність бізнес-моделі компанії, тому її оцінці менеджери фірми можуть приділяти найпильнішу увагу.

Основні характеристики робочої сили

У числі найбільш значущих характеристик робочої сили:

- приріст;

- явочний склад;

- фактично працюють фахівці.

Під абсолютним приростом правомірно розуміти різницю між показником чисельності фахівців за станом на початок і кінець того чи іншого звітного періоду. У свою чергу, обчисливши ставлення між відповідним показником на кінець і початок звітного періоду можна визначити темпи приросту робочої сили. Подібні показники мають значення якщо здійснюється кількісна оцінка трудового потенціалу фірми.

Крім того, кадрові служби підприємств можуть вирішувати завдання, пов`язані з плануванням структури штату виходячи з віднесення фахівців до тих чи інших категорій співробітників. У числі найбільш значущих показників, що застосовуються в даному випадку - явочний списковий склад працівників. Він відображає кількість співробітників, які є на своє місце роботи протягом доби. Даний показник може визначатися з урахуванням різних коригувань - наприклад, тих, що враховують передбачувані неявки співробітників на роботу.

Ще один важливий параметр, що характеризує забезпеченість трудовими ресурсами фірми - кількість фактично працюючих фахівців. Воно має принципову відмінність, зокрема, від явочного кількості - оскільки розглянутий параметр не включає такий показник, як величина цілоденних простоїв, тобто, тих, протягом яких фахівці не приступали до здійснення трудової діяльності протягом усього робочого дня за графіком.

Оцінка трудових ресурсів: нюанси

Розглянемо більш докладно те, яким чином можуть застосовуватися зазначені показники з метою здійснення оцінки підприємством персоналу. Робоча сила - це, як ми зазначили вище, найважливіший ресурс організації, і тому управління ним повинно бути раціональним і відображати специфіку вибудовування бізнес-моделі підприємства.

Головна мета керівництва і компетентних співробітників компанії в даному випадку - забезпечити максимальну продуктивність праці з метою збільшення обсягів, що постачаються на ринок товарів або послуг, а також забезпечення високої ефективності організації виробництва. Для цього менеджмент може здійснювати оцінку структури штату підприємства з метою виявлення: забезпеченості фірми і її структурних підрозділів необхідними трудовими ресурсами, показників плинності кадрів, показників, що характеризують продуктивність праці на підприємстві, ефективності використання співробітниками фірми робочого часу, раціональності використання підприємством фонду оплати праці.

Джерелами даних, за допомогою яких можуть бути отримані ключові показники для вирішення зазначених завдань - такі як, наприклад, кількість працівників організації, їх спискові або середні показники чисельності, найчастіше є звітні документи - наприклад, форма № П-4, а також внутрішні корпоративні джерела даних - наприклад, табелі обліку, що складаються фахівцями відділу кадрів.

Дані про кадрові ресурси: порядок оцінки

Розглянемо тепер то, в якому порядку може здійснюватися оцінка кадрових ресурсів підприємства.

Використовуючи розглянуті показники, компетентні фахівці кадрової служби компанії, перш за все, аналізують їх на предмет відповідності планових показників. У разі якщо спостерігаються зміни, оцінюються не тільки його кількісні характеристики, але також і якісні. У процесі аналізу показників по тим чи іншим категоріям фахівців виявляються різні відхилення від цифр, які були зафіксовані за підсумками попередніх звітних періодів, і на основі порівняння даних здійснюється їх інтерпретація. Основним її користувачем є керівництво організації, яке може задіяти отримані дані для прийняття рішень:

- про збільшення чисельності штату компанії;

- про зміну структури штату фірми з метою поліпшення продуктивності праці на підприємстві;

- про внесення змін до структури управління організацією з метою підвищення ефективності комунікацій між співробітниками фірми при вирішенні тих чи інших завдань.

Варто відзначити, що список працівників фірми, середня їх чисельність і інші характеристики, що використовуються при оцінці трудового потенціалу компанії, у багатьох випадках доповнюються іншими показниками, що дозволяють зробити аналіз структури штату компанії ще більш інформативним. Наприклад, в розрахунок може братися кваліфікаційний склад штату підприємства, його структура з точки зору професійних навичок і компетенцій працівників. У багатьох випадках кадровики і керівництво фірми при прийнятті рішень про оптимізацію структури штату можуть акцентувати увагу як раз таки на підвищенні кваліфікації фахівців, ніж на застосуванні тих чи інших організаційних заходів, спрямованих на поліпшення моделі управління кадрами підприємства.

Але в багатьох випадках більше значення має фактична забезпеченість компанією фахівцями того чи іншого профілю. Цілком може з`ясуватися, що підприємство відчуває недоліків кадрів, що володіють необхідним рівнем кваліфікації.

Використання оцінки трудових ресурсів у результаті розширення бізнесу

Аналіз структури штату компанії може бути використаний також при вирішенні завдань, що характеризують розширення бізнесу. Детальне вивчення трудового потенціалу основного підприємства, показників продуктивності праці працівників, які здійснюють свою діяльність в даній фірмі, дозволить підвищити ефективність розгортання нових потужностей підприємства - наприклад, при відкритті ще однієї фабричної лінії в іншому місті. Наявність готових аналітичних даних, отриманих фахівцями кадрових служб і менеджерами основної компанії, дозволить скласти типове штатний розклад, сформувати оптимальні графіки робіт, здійснити розподіл посад фахівців з тих чи інших структурних підрозділах підприємства.

резюме

Таким чином, обчислення облікового складу, а також чисельність працівників фірми виходячи з середніх значень, доповнених іншими значущими показниками, що характеризують трудовий потенціал фірми - наприклад, явочним складом, дозволяє менеджменту фірми вирішувати найважливіші завдання, пов`язані з підвищенням ефективності праці на підприємстві, оптимізацією продуктивності праці , розгортанням нових потужностей підприємства.

Важливо підходити до аналізу відповідних показників комплексно, враховувати при цьому кваліфікаційні характеристики окремих груп фахівців, специфіку ринкових трендів і, що також дуже важливо - актуальні положення законодавства РФ. Успішне вирішення подібних завдань дозволить підприємству бути більш конкурентоспроможними на ринку, готовим до реалізації як стратегій зростання, так і планів, спрямованих на підтримку стабільного розвитку фірми.