Як розраховувати і як оплачувати вихідні дні у відрядженні?

Часто дні відрядження потрапляють на вихідні або неробочі. Подібні ситуації викликають певне здивування. Як здійснюється розрахунок в такому випадку? Чи потрібно враховувати добові? Чи потрібно вимагати явки працівника в перший і останній дні? Відповіді на ці питання читайте далі.

документи

Оформлення відрядження у вихідний день відбувається за стандартною схемою:

1) наказом по підприємству;

2) записом в журналі обліку працівників з такими позначками:

- дата і номер посвідчення;

- дані наказу про направлення у відрядження.

З 2015 року оформлення посвідчення не обов`язково. Дні перебування у відрядженні в табелі позначаються кодом "До" або "06". Якщо співробітник в період відсутності працював у вихідний або святковий день, то додатково проставляється "РВ" або «03». Після повернення з відрядження протягом 3 днів співробітник повинен скласти авансовий звіт про витрачені суми. До нього додаються документи, що підтверджують витрати (талон, квитанція БСО, чеки і т. Д.). У разі втрати квитків підтвердити інформацію можна довідкою від авіаперевізника.

Які суми підлягають компенсації

1. Заробіток (середній) за дні, що потрапляють на відрядження.

2. Добові в розмірі, встановленому внутрішніми нормативами організації.

Як оплачувати вихідні дні у відрядженні? У подвійному розмірі. Або одинарному, але тоді співробітник має право в будь-який інший робочий день взяти оплачувана відпустка.

Крім того, працівникові відшкодовуються такі витрати:

• проїзд, в т. ч. таксі;
• проживання (оренда квартири);
• інші витрати, понесені за розпорядженням директора: вартість особистого страхування, оренди авто, послуг залів в аеропортах (порядок і розміри таких компенсацій визначаються внутрішніми нормативами підприємства).

Перед від`їздом співробітнику оплачуються вихідні дні у відрядженні в сумі добових, вартості проїзду, харчування, проживання і інших витрат. Ці гроші можна видати готівкою або перерахувати на картку працівника. Частина сум може бути оплачена з розрахункового рахунку.

період калькуляції

Компенсація вихідних днів у відрядженні співробітникам, які працюють більше року, буде розраховуватися виходячи з 12 місяців, що передують тому, в якому людина був відсутній.

приклад

Менеджер N був у відрядженні з 7 липня 2014 г. Середня зарплата за робочі дні розрахується виходячи з нарахованих виплат та відпрацьованих годин з 1 липня 2013 року по 30 червня 2014 р

Для осіб, які пропрацювали менше року, розрахунок буде починатися з моменту перебування на посаді і закінчуватися останнім днем календарного місяця, що передує початку відрядження.

приклад

Співробітниця N була у відрядженні з 26 серпня 2014 р До обов`язків вона приступила 17 грудня 2013 р Відрядження випадає на вихідні дні. Розрахунок суми заробітку буде розраховуватися виходячи з нарахованих і відпрацьованих нею годин за період з 17.12.2013 р по 31.07.2014 р

З розрахункового року виключаються дні, коли:

• співробітник перебував у відпустці або відрядженні;
• отримував допомогу по лікарняним;
• був звільнений від роботи зі збереженням заробітку.

Відео: Знаходимо відповідь. Оплата вихідного дня у відрядженні

Якщо весь розрахунковий період складається з днів, які підлягають виключенню, то в розрахунок беруться попередні їм 12 місяців.

приклад

Бухгалтер вийшла на роботу 8 вересня після відпустки по вагітності, в якому вона перебувала з 01.07.2011 по 16.11. 2011 року, і по догляду за дитиною (з 17.11. 2011 по 07.09. 2014 г.). З 21 жовтня 2014 співробітниця відправляється у відрядження. У розрахунковому періоді (з жовтня 2013 по вересень 2014 г.) у неї не було виплат, тому для калькуляції використовувати суми заробітку, отриманого з липня 2010 р по червень 2011 р

Для осіб, у яких і в минулих періодах не було робочих днів, розрахунковим буде 1-е число місяця, в якому починається поїздка, аж до дня відсутності.

приклад

Менеджер працює в організації з 3 вересня. З 03 по 30 вересня він перебував у відрядженні. З 24 жовтня планується наступна поїздка. Оскільки весь період складається з НЕ розрахункових днів, то заробіток потрібно калькулювати виходячи із зарплати, отриманої в жовтні 2013 р

Як оплачувати вихідні дні у відрядженні

У розрахунок заробітку включаються всі види виплат, передбачені системою оплати (зарплати, надбавки і т. Д.). Чи не беруть участь в калькуляції соціальну допомогу, не пов`язані з трудовою діяльністю (компенсація витрат на харчування, проїзд, навчання і т. Д.). Також виключаються суми, виплачені за період, коли працівник не працював, але за ним зберігалося місце (відпускні, лікарняні по догляду за дитиною-інвалідом, відрядження і т. Д.).

Як враховуються премії?

Щомісячні винагороди включаються по одному за кожен показник в поточному періоді.

приклад

Співробітник відділу продажів направлений у відрядження з 28.10.2014 р Щомісяця він отримує три премії: одну за кількість продажів і дві за виручку в великому обсязі. Період для розрахунків: з жовтня 2013 по вересень 2014 г. При калькуляції можна використовувати не більше 12 виплат за кількість продажів і стільки ж за обсяг продажів.

Квартальна, піврічна та інші премії включаються по одній за кожен показник.

приклад

Юрист перебував у відрядженні з 3 вересня. У розрахунковому періоді йому була нарахована премія за завершення процесу, який тривав три роки, в сумі 60 тис. Руб. У розрахунку включається тільки 20 тис. Руб. (60 руб. / 36 міс. Х 12 міс.).

Премія за підсумками роботи і за стаж враховується повністю, незалежно від того, в якому періоді вона була нарахована.

приклад

Системний адміністратор був відсутній з 19 лютого. У лютому йому нараховано премію за хорошу роботу за минулий рік. Хоча в розрахунковий період (лютий 2014 - січень 2015) ця цифра не входить, при розрахунку заробітку її все одно треба включити.

облік підвищень

Якщо збільшується зарплата всім співробітникам структурного підрозділу, в якому працює працівник, у якого почалася відрядження, робота у вихідні дні оплачується по заробітку з урахуванням індексації окладу, доплат до нього, встановлених у фіксованому розмірі.

Чи не індексуються підвищення, які встановлені:

• в певному діапазоні (від 10 до 40%);
• в абсолютному значенні (10, 20 тис руб і т.д.);
• що не відносяться до окладів (наприклад, за обсяг продажів в поточному місяці).

порядок індексації

Виплати індексуються за коефіцієнтом, який розраховується за такою формулою:

Кп = Новий розмір окладу / Тариф до підвищення.

Якщо разом зі збільшенням ставок змінилася система оплати, то формула буде мати такий вигляд:

Кп = (Новий розмір окладу + Новий розмір доплат) / (Тариф до підвищення + Сума доплат до підвищення).

Особливості середнього заробітку

Загальна формула розрахунку оплати праці має такий вигляд:

Сзп = обліковуються виплати / Кількість відпрацьованих днів в періоді х Кількість днів поїздки.

При калькуляції береться до уваги:

Відео: Витрати на відрядження: оплата праці під час відрядження

• кількість днів, врахованих по табелю робочого часу;
• суми, нараховані співробітнику в поточному періоді;
• період часу, витрачений на поїздку.

приклад

Менеджер направлений у відрядження з шостого по тринадцятий лютого 2015 р обліковому періоді (один календарний рік) він відпрацював 223 дня, за які отримав 245 тис. Руб.

Сзп = 245 000/223 х 6 = 6591,93 руб.

Бувають випадки, коли до періоду відсутності у працівника не було виплат. Як оплачувати вихідні дні у відрядженні в такій ситуації?

Сзп = Оклад / кількість днів у місяці х Термін відсутності на роботі.

приклад

Співробітник прийнятий менеджером з окладом 23 тис. Руб. 6 лютого 2015 р тоді ж він був спрямований в поїздку, яка тривала 6 днів. Підприємство функціонувало в лютому всього 19 днів.

Сзп = 23 000/19 х 6 = 7263,16 руб.

Суми, нараховані в будні і вихідні дні за відрядження військовослужбовцям:

• обкладаються ПДФО і внесками;
• враховуються в БО і НУ у витратах на оплату праці.

У довідці 2-ПДФО такі суми вказуються з кодом 2000.

нюанси

Якщо період ділової поїздки потрапляє на святковий день, то працівникові компенсується тільки сума добових. Відрядження у вихідний день РБ оплачується, тільки якщо:

• співробітник працював;
• в цей день перебував у дорозі.

Розмір компенсації затверджується внутрішніми нормативами підприємства.

облік добових

Ці суми виплачуються за кожен день відсутності. У свою чергу, період розраховуються за таким принципом:

1) на підставі службової записки, до якої прикладається шляховий лист, квитанції і касові чеки - якщо співробітник добирався до місця зустрічі на особистому або службовому транспортному засобі;

2) на підставі проїзних документів - у інших випадках.

Відео: Робота у вихідні дні

Розмір виплати для відряджень по країні встановлюється внутрішніми правилами організації. Для закордонних поїздок розраховуються додатково:

• день виїзду - за підвищеними нормами, які розроблені для іноземних відряджень;
• день в`їзду - за правилами внутрішніх відряджень.

Ці дати фіксуються відміткою в паспорті про перетин кордону або за даними з проїзних документів. Якщо відбувається одночасна відрядження всередині країни і за кордон, то при розрахунках компенсації за період часу, проведений в Росії, добові не виплачуються, а за її межами - нараховуються у розмірі 50% від норми.

висновок

Досить часто період перебування в діловій поїздці припадає на вихідний, святковий день. Правила компенсації сум в таких випадках регулюються внутрішніми нормативами організації, але по законодавчим обмеженням. Оформляється поїздка стандартними документами: наказом керівника, посвідченням, авансовим звітом. Як оплачувати вихідні дні у відрядженні? Компенсуються тільки добові. Але якщо є проїзні документи, що підтверджують, що в такі дні людина перебувала в дорозі або працював, то додатково компенсується сума середнього заробітку за попередній календарний рік.