Звітні документи для відрядження за проживання
Будь-яке завдання, доручену працівнику, має на увазі здачу звітності про його виконання. І відрядження в інший населений пункт у цьому випадку не є винятком. Вирушаючи за межі міста з певним дорученням від керівництва, працівник повинен подбати про те, щоб після повернення мати при собі звітні документи для відрядження. Це правило обов`язково для всіх співробітників підприємства.
Необхідні документи для відрядження
Специфіка багатьох організацій (підприємств) передбачає постійне спілкування з партнерами. Але багато хто з них часто знаходяться за межами даного населеного пункту. Тому деякі співробітники змушені їхати в інше місто для вирішення важливих виробничих питань.
Щоб після прибуття підтвердити виконання конкретного доручення, вони повинні оформити відповідні звітні документи для відрядження. Тільки після цього бухгалтерія зможе оплатити працівникам витрати, понесені за період виконання ними службового завдання. Список співробітників, що мають право виїжджати у відрядження, а також термін і інші подробиці поїздки зазвичай обумовлюються певними угодами, різними локальними нормативними актами або колективним договором. У будь-якому випадку, вирушаючи в поїздку, працівник повинен мати при собі:
- Командировочне посвідчення. Хоча з 2015 року воно офіційно скасовано, але багато підприємств все-таки по-старому його використовують.
- Відповідний наказ керівника.
- Службове завдання.
Це - основні звітні документи для відрядження, без яких будь-яка поїздка працівника не буде мати під собою ніяких підстав.
оплата відряджень
Розрахунки з працівниками за виконані завдання бухгалтерія проводить поступово. Спочатку, перед від`їздом, працівникові видається аванс, сума якого розраховується на підставі наявних норм. Ці кошти передбачені для оплати проїзду, найму житла, додаткових витрат, пов`язаних з проживанням (добових), та інших потреб, дозволених наймачем. остаточний розрахунок проводиться після того, як після повернення працівник здасть оформлені звітні документи для відрядження. Вони повинні містити в собі:
Відео: Реклама на відеостойках (РК СТОЙКА) video-stoika.ru
- авансовий звіт, в якому перераховані всі понесені витрати;
- службову записку в тому випадку, якщо для роботи співробітнику доводилося використовувати власний транспорт або брати його в оренду.
Разом з авансовим звітом в бухгалтерію необхідно також здати посвідчення про відрядження, в якому повинні бути відмітки тих підприємств, які відвідав співробітник, виконуючи доручену йому службове завдання. Найменування організації повинно відповідати тому, що спочатку вказувалося в наказі. Якщо в разі виробничої необхідності потрібно відвідування компаній, розташованих в інших населених пунктах, то цей факт повинен бути відзначений в звіті про відрядження.
термін відрядження
Для виїзду у відрядження працівнику видається два основних документа (наказ і посвідчення про відрядження), які, в принципі, дублюють один одного. Обидва вони містять в собі інформацію щодо кінцевого пункту і терміни поїздки.
Відео: Здається подобово 1-ша квартира в г.Волгоград
Першим днем відрядження вважається від`їзд співробітника з постійного місця роботи. Дата відправлення вказана на квитку використовуваного транспортного засобу (автобуса, поїзда, літака). Причому відлік доби виробляється до 24 годин. Пізніше вже вважаються наступну добу. Це обов`язково треба враховувати при покупці квитків. Останній день визначається за датою повернення, також зазначеної в квитку. До 2015 року розрахунок проводився на підставі інформації, зазначеної в посвідченні про відрядження. Але після того як в силу вступило Постанова РФ №1595 від 29.12.2014 року, для підтвердження виїзду працівникові досить пред`явити відрядження звітні документи у вигляді квитків на проїзд. Саме вони будуть служити доказом терміну відрядження, на підставі якого бухгалтерія потім виплатить працівникові «добові» (додаткові витрати, пов`язані з проживанням). Ці кошти передбачені для харчування людини, що знаходиться далеко від дому в зв`язку з виконанням службових обов`язків за дорученням керівництва. Можливо, тому подібні витрати іноді називають «польовим постачанням», яке розраховується, виходячи з норм, затверджених Урядом Росії.
знімне житло
Вирушаючи у відрядження, багато співробітників заздалегідь бронюють собі номери в готелях. Це гарантує їм можливість проживання там після прибуття. Але іноді не вдається скористатися такою послугою через відсутність вільних місць або ж працівник вважав за краще вирішити це питання на місці. У такому випадку йому доведеться задовольнятися знімним житлом. Такий варіант теж можливий.
Після повернення йому необхідно буде вказати цю обставину, оформляючи звітні документи для відрядження. За проживання на квартирі він отримає компенсацію, розмір якої затверджено окремим положенням. Загальна сума буде складатися з подобової оплати, помноженої на кількість днів перебування у відрядженні. У деяких випадках керівництво підприємства орендує квартиру в тому населеному пункті, куди найчастіше виїжджають його співробітники для вирішення виробничих питань. Це помітно спрощує житлове питання для працівника. Він по праву знаходиться в орендованому приміщенні, не витрачаючи на це власні кошти. Отже, після повернення підприємство нічого не повинно йому відшкодовувати.
Відшкодування витрат
Після повернення додому працівник може розраховувати на відшкодування витрат, понесених ним за час перебування у відрядженні. Часом вони бувають навіть несумірні з фактичними витратами. Це може статися в тому випадку, якщо він не подав до бухгалтерії підтверджуючі документи або самовільно невиправдано перевищив гранично допустимі норми. У цьому випадку працівникові доведеться особисто розбиратися з керівництвом. Що повинно увійти в звітні документи для відрядження? Зразок підсумкового авансового звіту є переліком всіх фінансових витрат співробітника.
Як правило, відшкодуванню підлягають:
Відео: КВАРТИРА НА ДОБУ В МОСКВІ м.КРИЛАТСКОЕ
- Добові, розмір яких залежить від кількості днів перебування у відрядженні. Вони підтверджуються проїзними квитками або посвідченням про відрядження. У Росії встановлені єдині допустимі норми оплати, відповідно до яких за добу працівнику встановлено 700 рублів (в межах країни) і 2500 (при виїзді за кордон).
- Витрати на транспорт підтверджуються оригіналами придбаних в касі квитків.
- Витрати на проживання. Відшкодування здійснюється на підставі поданих чеків і рахунків-фактур.
Різницю між авансом і фактично витраченої сумою співробітник зможе отримати при нарахуванні зарплати за поточний місяць.
Відео: Домашні готелі в Єкатеринбурзі
Проживання в готелі
Виїжджаючи за службовою необхідністю, працівник, як правило, вирішує різні важливі для підприємства питання. Багато з них неможливо вирішити за один день. А перебуваючи в іншому місті, йому потрібно десь ночувати. Найпростіший варіант - це готель. Там будь-який приїжджий може знайти все, що потрібно для проживання.
Що являють собою звітні документи з готелю для відрядження? Зазвичай це квитанція (рахунок) на оплату послуг проживання. Вона являє собою бланк суворої звітності форми 3-Г, в якому відображена наступна інформація:
- реквізити готелю;
- найменування документа, номер і дата його оформлення;
- дані про відвідувача (П.І.Б. із зазначенням країни проживання, паспортні дані, адреса прописки і дата заїзду);
- розрахунок вартості проживання з виділеної ПДВ;
- печатку підприємства.
Разом з рахунком в бухгалтерію треба уявити касовий чек, який видається там же, в готелі, після здійснення оплати. Він буде підтвердженням витрат, які потрібно відшкодувати. У вас можуть також додаткові послуги (бронь, кафе, пральня, стоянка автомобіля, телефонний зв`язок, трансфер до аеропорту і інші). Але оплата їх проводиться тільки в разі, коли такі передбачені колективним договором даного підприємства, або з особистого дозволу керівництва.
