Інвентаризація в аптеці: порядок проведення, документи, склад інвентаризаційної комісії

Інвентаризація - це перевірка наявності запасів фірми на певну дату шляхом порівняння фактичних даних з балансової інформацією. Це основний спосіб контролю за майновими цінностями. Детальніше про те, як здійснюється і оформляється інвентаризація в аптеці, читайте далі.

Законодавство

Наступні нормативні документи регламентують порядок проведення інвентаризації в аптеці:

• Наказ Мінфіну №49 «Вказівки з проведення інвентаризації»;
• гл. 25 НК РФ;
• ФЗ № 129 "Про БО";
• нормативні документи держвлади, що здійснює внутрішній контроль;
• накази керівництва організації.

терміни

Інвентаризація допомагає відслідковувати рух коштів і визначати вартість майна. У законодавстві чітко не прописані умови та частота проведення звірки. Ці дані повинні фіксуватися в обліковій політиці підприємства. Кількість перевірок за рік, їх дати, перелік майна також визначається керівництвом фірми.

У ФЗ № 129 прописані ситуації, в яких обов`язково проводиться інвентаризація в аптеці:

• при передачі активів в оренду, їх викуп або продаж;
• щорічно перед складанням звітності;
• при зміні осіб, які несуть матеріальну відповідальність;
• при виявленні фактів розкрадання майна;
• в разі настання стихійного лиха чи надзвичайної ситуації;
• при реорганізації або ліквідації організації і т. д.

підготовка

Перед початком перевірки потрібно сформувати комісію. Зазвичай в неї входить співробітник бухгалтерії, представник адміністрації і фахівець, який добре знайомий з веденням справ. Також залучається матеріально відповідальна особа для знаходження майна «за фактом». Склад комісії, строки перевірки стверджує керівник підприємства спеціальним наказом.

Після його підписання комісія приступає до підготовчих заходів. В першу чергу перевіряється аптечний склад на предмет наявності пожежної сигналізації, умов зберігання МПЗ (наявність сейфів, спеціальних ємностей). Місця зберігання МЗП повинні бути оснащені вимірювальними приладами. Над вивезенням товарів з території організації повинен здійснюватися контроль. Входи і виходи в приміщення, в якому зберігаються МЗП, пломбуються. Також комісія перевіряє, чи укладений з комірником трудової і договір матеріальної відповідальності.

Проведення інвентаризації в аптеці

Перед підрахунком фактичних залишків фіксуються всі прибутково-касові ордери, накладні від постачальників. Після цього комісії видається бланк інвентаризаційного опису. Це список наявних цінностей, представлений в алфавітному порядку. У ньому перераховані всі наявні в організації МЗП, їх кількість і якість. За цими даними і здійснюється перевірка наявності МЗП. Майно, яке не представлено в списку, відноситься до надлишків. Порядок їх виявлення та обліку буде описаний детальніше далі.

Інвентаризація в аптеці може здійснюватися одним з таких способів: по залишкам, з використанням обладнання, ручним заповненням списку.

У першому випадку здійснюється перевірка фактично наявного товару з цінностями, перерахованими в акті. Всі виявлені розбіжності фіксуються і коригуються в опису. Даний спосіб звірки займає дуже багато часу. В ході щоденної роботи, особливо якщо в аптеці висока прохідність, ймовірність покласти препарат не в той ящик або залишити поруч з касою збільшується. При прийомі товару частину препаратів можна змусити більш затребуваними ліками. Перераховувати всю партію в пошуках якої бракує позиції дуже важко. Тому в ході таких перевірок часто виявляється недостача, якій за фактом немає. Доводиться заново збирати комісію і проводити повторну звірку.

Найпростіше інвентаризація в аптеці здійснюється за допомогою устаткування, яке сканує товари в місцях їх зберігання, дані з терміналу переносить на комп`ютер і автоматично формує листи опису. Отримана інформація звіряється з бухгалтерськими даними. Всі розбіжності фіксуються в описі.

Аналогічний метод обробки даних передбачає і третій метод. Різниця полягає в тому, що співробітникам потрібно самим усі товари піднести до сканера і обробити. Цей процес займає багато часу. Але існує спосіб раціональної організації часу.

Комісію потрібно розділити на групи по дві людини. Проводити перевірку потрібно з різних кінців аптеки, рухаючись назустріч один одному. Одна людина буде «подає» ( «котрі вважають), а інший -« сканирующим »(« записуючим »). Перший відкриває ящик і передає всі препарати напарнику, який їх сканує і перекладає в окрему коробку. Після того як опис одного ящика або полки завершена, потрібно поставити на неї коробку з медикаментами і рухатися до наступної полиці. По завершенні перевірки слід просто розставити препарати в потрібному порядку. При такому способі інвентаризації будуть враховані всі товари, які лежать не на своєму місці. Комп`ютер сам прорахує їх кількість і видасть підсумковий результат.

оформлення результатів

По завершенні перевірки формується акт інвентаризації. У ньому представлена виявлена недостача і пересорт. Окремо формується проміжний товарний звіт. Його підписує голова інвентаризаційної комісії і всі учасники перевірки.

облік надлишків

Іноді за результатами перевірки виявляється майно, яке не відображене в балансі. У такій ситуації комісії потрібно встановити причини його виникнення. У балансі надлишки оприбутковуються за ринковою ціною на дату здійснення перевірки проводкою Дт10 КТ91. При подальшому використанні ці надлишки визнаються витратами від звичайних видів діяльності. У НУ їх вартість відноситься до позареалізаційних доходів. У разі подальшого використання списується на витрати при розрахунку податку на прибуток.

Якщо керівництво прийняло рішення виявлені МЗП продати, то облік витрат за такими операціями буде проходити в іншому порядку. Доходи від реалізації виявлених надлишків повинні бути зменшені на ціну їх придбання. Така інформація по лишків відсутня. Способи її розрахунку законодавчо не прописані. Тому дохід від реалізації такої продукції коригуванню не підлягає, оскільки витрати на її виготовлення при інвентаризації не враховувалися.

Правила інвентаризації

Звірка залишків в аптеці відрізняється від звичайної інвентаризації. Проводити перевірку комісія може тільки в повному складі. Відсутність навіть одного з її членів може служити підставою для опротестування результатів. В ході інвентаризації потрібно приділити особливу увагу таким моментам:

• Препарати, які підлягають кількісному обліку, обліковуються за видами, фасування, найменуваннями, формам і дозувань. В інвентаризаційний акт вони заносяться по групах.
• Відповідальність за розкрадання коштів лежить на завідуючого складу, якщо комісія може довести його провину. Співробітник повинен сплатити штраф у стократному розмірі заподіяної юридичній особі шкоди.
• При звірці отруйних засобів складається окремий бланк інвентаризаційного опису. У разі виявлення відхилень вище затверджених норм керуючий повинен за три дні сповістити про це вищестоящу організацію.

Облік нестач в БО

Суми нестач не можуть перекриватися надлишками. Вони списуються в межах встановлених норм за наказом керівника. Норми списання до заводських препаратів не застосовуються.

До природних втрат не можна віднести втрати препаратів:

• при зберіганні, транспортуванні, в зв`язку з порушенням умов і правил технічної експлуатації;
• при ремонті або транспортуванні обладнання;
• при складських операціях, аваріях, надзвичайних обставинах;
• технологічні втрати.

В БО недостача відноситься до витрат обігу і відбивається проводками:

ДТ94 Кт10 - запис робиться на підставі акта про інвентаризацію;

Дт20 (44) КТ94 - запис робиться на підставі довідки розрахунку.

У НУ втрати в межах норм убутку відносяться до матеріальних витрат. Самі норми вказані в таких Наказах МОЗ: № 1689 (2007 г.), № 375 (1996 г.), № 284 (2001 г.), № 2 (2007 р.)

Якщо міський відділ охорони здоров`я аптека виявить недостачі понад норм, то суми витрат списуються на винних осіб такими проводками:

• ДТ94 Кт10 - на підставі лічильною відомості.
• ДТ73.2 КТ94 - на підставі наказу керівника.

Трудовим кодексом передбачено обов`язок співробітника відшкодувати дійсну шкоду роботодавцю. Під останньою розуміють реальне зменшення майна або погіршення його стану, а також необхідність роботодавцеві здійснити витрати на відновлення майна. Матеріально-відгалужені особи повинні відшкодувати збитки в повному обсязі. Якщо співробітник добровільно відмовляється відшкодувати збиток, сума якого перевищує його середньомісячний заробіток, то стягнення здійснюються через суд.

Відео: Як провести інвентаризацію основних засобів в 1С Бухгалтерія 8 редакція 3 0

Якщо винні не встановлені або суд відмовив у стягненні, то збитки списуються на фінансові результати: ДТ91 КТ94.

Облік нестач в НУ

У НУ такі збитки враховуються у позареалізаційні витрати. Факт відсутності винних осіб потрібно документально підтвердити уповноваженим органом влади. Справи про розкрадання цінностей в аптеці повинні розглядати держвлади. Якщо винні особи не знайдені, то попереднє слідство зупиняється. Про цей факт комісія виносить постанову, копія якої направляється до прокурора. Копія цього документа якраз і підтверджує факт відсутності винних осіб.

Майно, нестача якого була виявлена в ході проведення інвентаризації, не використовувалося для ПДВшних операцій. Якщо винні в розкраданні особи не знайдені, то сума податку підлягає відновленню.

Інвентаризація в аптеці: документи

Законом не встановлено чіткі форми бланків для оформлення результатів перевірки. Тому міський відділ охорони здоров`я, аптека можуть розробити свою форму акту, вказавши в ній всі необхідні реквізити. Можна взяти за основу готові форми бланків Держкомстату (наприклад, інв-3) і доповнити їх потрібними полями.

У даній інвентаризаційного опису вказуються всі члени комісії, місце проведення перевірки, інформація про одиниці виміру, фактичну наявність об`єктів і дані бухгалтерського балансу.

Результати інвентаризації (нестачі і надлишки в кількісному і грошовому вираженні) відображаються в акті шляхом порівняння фактичної наявності препаратів з даними обліку. Ліки з вичерпаним терміном придатності слід включити до окремого опису. Так їх буде простіше списати. Відображати ці препарати в загальному акті інвентаризації не слід.

Списання прострочених ліків

Порядок встановлення терміну придатності препаратів є обов`язковим для всіх підприємств фармацевтичної галузі. Під терміном придатності розуміється час, протягом якого препарат повинен повністю відповідати всім фармакопейним вимогам і технічним умовам, за якими він був випущений. Прострочені ліки повинні вилучатися з продажу і списуватися. Для цих цілей можна розробити власну форму документа або використовувати встановлену: ТОРГ-15, ТОРГ-16.

Відео: Товари на ССО. Купівля та продаж товарів на ССО

Нормативний документ, в якому прописувалися б правила знищення препаратів, відсутня. В рамках даної операції можна посилатися на наказ МОЗ N 382. У ньому прописана обов`язок власника неякісних, контрафактних і фальсифікованих засобів знищувати їх. Сама процедура регламентується постановою уряду № 674. Такі препарати за договором передаються спеціалізованій організації, яка має ліцензію на знешкодження відходів I-IV класів.

Податок на прибуток

Процедура списання прострочених лікарських препаратів зазвичай питань не викликає. Найбільше співробітників бухгалтерії цікавить спосіб списання понесених витрат.

Мінфін в Листі N 03-03-06 / 1/24154 уточнив, що вартість простроченого товару і витрати на його утилізацію можна віднести до витрат (ст. 264 НК) за умови, що останні документально підтверджені. На цей момент слід звернути особливу увагу.

Коли інвентаризується аптечний склад, часто використовується накладна ТОРГ-15. Однак вона не відображає інформацію про характер дефектів. Тому для підтвердження витрат на утилізацію лікарських засобів потрібно подати такі документи:

• акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей;
• рішення власника препаратів про їх вилучення та знищення;
• договір з фірмою, що займається утилізацією відходів, копія її ліцензії;
• документ, що підтверджує передачу препаратів;
• акт про утилізацію.

У цих документах повинна розкриватися така інформація:

• місце знищення засобів;
• найменування препаратів, їх форма, дозування, серія, одиниця виміру;
• кількість переданих препаратів;
• інформація про тарі й упаковці;
• найменування виробника.

Всі ці дані необхідні для ідентифікації списаних лікарських препаратів.

висновок

Мінімум один раз на рік перед здачею річної звітності в аптеці повинна проводитися інвентаризація. Процес порівняння кількості фактичного майна з чіслімим повинен фіксуватися в затверджених документах в установленому порядку. При можливості краще використовувати комп`ютерний метод збору даних. Всі препарати з вичерпаним терміном придатності фіксуються в окремому акті із зазначенням всіх даних, необхідних для їх подальшого списання. Тільки при виконанні цих вимог вартість прострочених товарів і витрати на їх утилізацію можна списати на витрати.