Виявлено нестачу в касі: проводки. Як відобразити надлишки і недостачу

Усе касові операції періодично піддаються ревізії з перевіркою всіх цінностей. Перевірку здійснює інвентаризаційна комісія організації. Її члени у присутності відповідальної особи перевіряють наявність грошей, квитанцій на здані цінності, чекових книжок і бланків суворої звітності. Виявлені під час перевірок невідповідності оформляються бухгалтерськими актами. Детальніше про те, як констатується недостача в касі, проводки, які необхідно вказати в балансі в разі її виявлення, читайте далі.

цінності

У касі на підприємстві можуть знаходитися кошти, платіжні документи, ЦБ і бланки суворої звітності. До платіжних документів відносяться не тільки квитанції, але також марки (поштові, вексельні та держмита), путівки в санаторії, авіаквитки та інші документи. До бланків суворої звітності відносяться: квитанції, посвідчення, дипломи, абонементи, квитки, талони, товарно-супровідні документи та ін. Матеріальну відповідальність за збереження грошових документів несе касир.

інвентаризація

порядок здійснення інвентаризації каси регулюється «Порядком ведення каси №40», затвердженим Радою директорів ЦБ РФ, і Листом ЦБ № 18 від 04.10.93 р

Терміни проведення перевірки на підприємстві встановлюються керівником і закріплюються в наказі. Інвентаризацію здійснює спеціально створена комісія, до якої входять представники адміністрації, головний бухгалтер і касир.

Перед проведенням процедури становить касовий звіт. У нього включаються всі первинні документи, які повинні знаходитися в касі. Якщо при інвентаризації виявляються незакриті відомості (по виплаті зарплати), то всі неоплачені суми прирівнюються до готівки. Окремо в документі фіксуються виплачені суми.

Касир зобов`язаний надати розписку про те, що до моменту початку інвентаризації платіжні документи здані в бухгалтерію, а вся готівка оприбуткована. Це необхідно зробити, щоб по завершенні перевірки касир не заявив про наявність у нього платіжних документів. звіт касира звіряється з інформацією в касовій книзі і ордері.

Для приховування факту розтрати коштів часто в якості документів використовуються розписки. Але вони не можуть підтвердити витрата коштів, так як не складаються за уніфікованою формою, не містять підпису одержувача, головного бухгалтера і керівника. Якщо мають місце такі документи, то вважається, що при інвентаризації каси виявлена недостача. Проводка повинна бути зроблена в балансі на дату проведення перевірки. Голова комісії візує всі ордера і прикладає їх до звіту. Цей документ і служить підставою для проведення облікових залишків коштів.

Особливості

Під час інвентаризації потрібно проконтролювати:

не перевищував чи залишок готівки в касі встановленого ліміту;
цільове використання коштів;
відповідність дати проведення операції в касі і витратному ордері;
обгрунтованість записів;
своєчасність повернення на рахунок залишків невиплаченої зарплати;
коректність оформлення документів;
наявність підписів директора, головного бухгалтера на незаповнених чеках;
факт зберігання чекової книжки поза касою;
законність проведених операцій в межах однієї угоди;
правильність складання кореспонденції рахунків.

перерахунок готівки

Наявність коштів в касі підтверджується полістний перерахунком готівки, цінних паперів та грошових документів. Касир здійснює перерахунок у присутності членів комісії. Гроші прораховуються по кожній купюрі окремо починаючи з вищого номіналу. Якщо є велика кількість купюр, то складається опис, в якій вказується номінал і кількість купюр. Цей документ підписується комісією. Якщо є нестача грошових коштів, значить виявлена недостача в касі. Проводка в БО з використанням рахунку 50 «Каса» підтверджує цей факт.

Відео: Проведення інвентаризації основних засобів в 1С

перерахунок бланків

Фактична наявність бланків ЦП та документів звітності здійснюється за найменуваннями, типами і категоріями бланків. Наприклад, акції бувають іменні, на пред`явника, процентні і звичайні. Під час перевірки також фіксуються початкові та кінцеві номера бланків, їх серії і вартості.

Всі ці грошові документи ставляться на облік за результатами інвентаризації в сумі витрат на їх придбання. Залишок бланків визначається виходячи з даних касової книги або звіту. При виявленні нестачі бланків оформляється недостача в касі. Бухгалтерські проводки робляться по рахунках аналітичного і синтетичного обліку. Приклади оформлення подібних операцій будуть представлені далі.

Недостача в касі: проводки

На підприємствах облік грошових коштів здійснюється за рахунком 50 «Каса», який має три субрахунки: 50-1 «Каса підприємства», 50-2 «Каса операційна», 50-3 «Платіжні документи». Окремо враховуються бланки звітності на однойменному позабалансовому рахунку 006.

Виявлені надлишки коштів підлягають оприбуткуванню за статтею позареалізаційних доходів. У СУ робиться запис ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача коштів у касі відображається проводкою з використанням в ДТ рахунку 94 на суму фактичних витрат. Розглянемо типові проводки:

- ДТ94 КТ006 - нестача бланків.

- ДТ94 КТ50-1 (50-3) - недостача грошей в касі.

Проводка ДТ73-2 КТ94 відображає списання недостачі на касира. Відшкодування шкоди з зарплати співробітника відображається записом Дт70 (50) КТ73-2.

Як при відсутності винної особи відбивається недостача в касі? проведення:

- ДТ94 КТ50-1 - факт виявлення браку коштів;

- ДТ91-2 КТ94 - сума недостачі включається до складу позареалізаційних витрат.

звітність

Результати інвентаризації відображаються в акті за формою № інв-15. У нього вносяться пояснення касира за виявленими порушеннями і резолюція керівництва. Звіт складається у двох примірниках, підписується комісією і доводиться до відома керівництва. Один примірник залишається в бухгалтерії, другий - у касира.

Перевірка операційних кас

Для розрахунків з працівниками фірми використовуються операційні каси. Порядок їх перевірки відрізняється від вищеописаного.

Комісія в присутності касира фіксує показання лічильників, які відображають суму виручки. Дані звіряються з зданої касовою стрічкою. Різниця в залишку коштів на початок і кінець дня відображає денну суму виручки. Цифри в касовій книзі, на стрічці і на лічильниках повинні бути ідентичні.

Перерахунок готівки здійснюється Покупон способом. Отриманий залишок звіряється з обліковою. За результатами інвентаризації може бути виявлена недостача грошових коштів в касі. Проводка, яка в такому випадку заноситься в баланс, виглядає так: ДТ94 КТ50-2.

Перевірка банківських рахунків

Інвентаризація обов`язково проводить перед здачею річної звітності. Оскільки організація може відкривати рахунки в різних банках, то перед перевіркою слід детально вивчити всі банківські договори, перевірити законність і доцільність відкриття рахунку.

Для узагальнення руху коштів в безготівковій формі в балансі використовуються рахунки 51 «банківський рахунок в рублях» і 52 «Валютні рахунки». З метою деталізації інформації можна використовувати субрахунка 52-1 «Валютний рахунок в РФ» і 52-2 «Валютний рахунок за кордоном». Залишок коштів перераховується в рублі за офіційним курсом двічі: в момент здійснення операції і при проведенні інвентаризації. При цьому з`являються курсові різниці. Позитивні значення зараховуються до фінансових результатів на позареалізаційні доходи. Негативні відображаються в БО записом ДТ91-2 КТ50.

Інвентаризація здійснюється шляхом звірки залишків коштів по балансу з даними виписок. Додатково порівнюються обороти по ДТ і КТ. Під час перевірки може бути виявлено надлишок і недостача в касі. проведення:

- ДТ76-2 Кт51 - виявлення помилково віднесених на банківський рахунок сум.