Постановка завдань по smart: приклади

Звернувшись до будь-якої сучасної сфері діяльності, будь то будівельна індустрія, сфера освіти або інформаційні технології, можна зіткнутися з проектною діяльністю. Проектна діяльність дозволяє правильно формувати завдання, вибирати мету і розставляти акценти на важливих аспектах, направляючи загальний хід роботи в вірне русло. У проектній діяльності важливим етапом є постановка мети. Одним з популярних і ефективних методів визначення мети є технологія SMART (СМАРТ).

Що таке постановка задач по SMART?

Дана технологія визначення мети з`явилася досить давно і вже встигла зарекомендувати себе з кращого боку. Завдяки цьому методу вдається чітко сформувати завдання, узагальнити доступну інформацію, вибрати терміни і кількість ресурсів. Будь-який поважаючий себе управлінець повинен володіти навичками постановки завдань по SMART.

Відео: Постановка цілей 4 SMART

SMART - це абревіатура, яка розшифровується як:

• Specific - Певна.
• Measurable - Вимірна.
• Achievable - Досяжна.
• Realistic - Прагматична (Реальна).
• Timed - Певна за часом.

Розберемо кожну складову більш докладно.

Specific - завдання має бути конкретною

Для того щоб збільшити ймовірність успішної реалізації того чи іншого проекту, необхідно встановити конкретну мету. По суті, потрібно вже на початковому етапі вирішити, яким буде результат. У конкретизації майбутньої мети допомагає ряд питань, прихованих за акронімом 5W:

Відео: Мета в форматі SMART. помилки

• What? (Що?) - Що мені потрібно, яку мету я переслідую, чого хочу досягти?
• Why? (Навіщо?) - Навіщо мені або мій команді / компанії це потрібно?
• Who? (Хто?) - Хто буде працювати над цим завданням?
• Where? (Де?) - Де слід займатися цим завданням?
• Which? (Які?) - Які вимоги і обмеження, з якими доведеться зіткнутися?

Важливо розуміти: якщо мета одна, то і результат за нею йде один. Будь-які зміни в плані результатів повинні спричинити зміни в кількості цілей.

Measurable - завдання повинна бути вимірної

Постановка цілей і завдань по SMART вимагає чіткого розуміння того, що собою являє успішне завершення цього завдання. Вимірювання успіху може бути виражено в певної грошової прибутку або підвищенні веб-трафіку, кількості аудиторії і так далі.

Щоб чіткіше сформувати вимірну завдання, слід звернутися до себе з наступними питаннями:

• В який момент мета буде вважатися вирішеною?
• Який з обраних показників (сума виручки, кількість відвідувань на веб-ресурсі) надає більший вплив на успіх і говорить про те, що завдання виконане?
• Яким має бути значення цього показника, щоб проект або завдання вважалися успішно завершеними?

Achevable - завдання повинна бути досяжною

Постановка завдань по SMART має на увазі під собою постановку реалістичною завдання, такий, якої може досягти ваша команда або компанія. Це вкрай важливий елемент системи SMART, так як він має великий вплив на мотивацію виконавця. Недосяжні цілі майже ніколи не доводять до кінця. Щоб зайвий раз не мріяти, а дотримуватися реальності, слід спиратися на досвід робіт, наявність тих чи інших ресурсів. Також необхідно тримати в увазі існуючі обмеження.

В якості обмежень можуть виступати:

• Часовий ресурс.
• Наявність інвестицій.
• Кількість працівників / виконавців.
• Наявні знання і досвід (людський капітал).
• Доступ до необхідної інформації.
• Можливість лідера повністю контролювати процес роботи.

Realistic - завдання повинна мати цінність

Постановка завдань по SMART відрізняється своєю адекватністю, важливо не просто прописати робочий процес, але і реалізувати саме ті цілі, які будуть значущими для компанії. Потрібно вибирати такі цілі, які будуть корисні в довгостроковій перспективі і дозволять розвиватися команді / компанії.

Простіше кажучи, якщо реалізована мета не несе ніякої вигоди, то це не SMART-мету, і робота над нею йде даремно.

Важливо зауважити, що важлива не тільки прагматична складова, але також і сумісність мети з реаліями компанії, принципами виконавців, загальною стратегією розвитку.

Відео: Критерії мети Постановка мети по smart

Timed - завдання повинна мати тимчасові рамки

Система постановки завдань SMART накладає на виконавця ряд обмежень, в їх число входить і обмежений часовий ресурс. Формуючи таку задачу, необхідно встановити остаточний термін (дедлайн), перевищення якого автоматично робить мета / проект провальним.

Подібне обмеження позитивно впливає на мотиваційну складову, а також полегшує контроль над виконанням завдання.

Природно, сама задача, розрахунок ресурсів та інше повинні формуватися з урахуванням тимчасових обмежень. Простіше кажучи, час, необхідний на виконання завдання, має співвідноситися з встановленими термінами.

Постановка завдань по SMART: приклад

Ось один наочний зразок.

Припустимо, співробітниця компанії з виробництва труб (назвемо її Олена) отримала велике замовлення від одного з клієнтів, перевіривши базу даних на наявність товару, Олена домовляється про доставку його клієнту. Після деякого часу клієнт телефонує з Оленою і заявляє, що кількість товару не відповідає заздалегідь обумовленому. Так сталося через те, що інший співробітник годиною раніше продав труби іншому клієнту.

Подібного курйозу можна було б уникнути, якби Олена працювала за схемою SMART:

• S - Лена чітко формує замовлення, дізнається, що вимагає клієнт.
• M - Лена уточнює кількість необхідного товару, який повинен отримати клієнт.
• A - Лена погоджує замовлення з клієнтом, а також зі співробітниками компанії. Наприклад, вона могла б подзвонити на склад і переконатися, що до потрібного для клієнта часу товару буде достатньо.
• R - Вироблені дії допомогли б переконатися в тому, що завдання здійсненне і не створить компанії проблем.
• T - Виходячи з отриманої інформації, можна було б вказати реальні терміни.

Таким чином, постановка задач по SMART допомогла б співробітниці реалізувати задуману операцію, не підриваючи авторитет компанії.

Технологія цілепокладання SMART в повсякденному житті

Навички постановки завдань по SMART можуть стати в нагоді і в повсякденному житті, адже структуру проектної діяльності можна застосувати на будь-якої мети.

Відео: постановка цілей по моделі SMART

Уявімо, що хтось загорівся бажанням вивчити іноземну мову, так як це передбачає перспективну роботу перекладачем.

• S - Людина чітко формує свою мету: вивчити мову. Він знає, він буде працювати один, він знає, що даний навик дозволить влаштуватися на хорошу роботу. Також він знає, з якими труднощами пов`язаний цей процес і з чого почати.
• M - У чому виміряти знання мови? Мірилом в цьому випадку може виступити наявність сертифіката. Подібний сертифікат можна отримати, здавши міжнародні іспити.
• A - досяжності подібна мета? Так. У людини є маса вільного часу, доступ в Інтернет, можливість піти на курси і засоби на ці самі курси.
• R - Чи є користь від виконання цього завдання? Так. З такого навику, як володіння іноземною мовою, можна отримати вигоду.
• T - Щоб не пропускати заняття і не филонить, людина може поставити конкретні тимчасові рамки, скажімо, рік. Цього часу достатньо, щоб отримати необхідні навички.