Access - це що таке? Створення бази даних в microsoft access

Будь-який користувач комп`ютерних систем на основі Windows знає, що в стандартний пакет офісних програм від Microsoft будь-якої версії входить унікальний редактор Access. Це що за програма, як з нею працювати, зараз і буде розглянуто. Природно, тут будуть наведені тільки початкові ази, оскільки опис всіх можливостей програми займе не одну сторінку.

Що таке Access?

Що ж собою являє ця програма? Access - це багата система для роботи з базами даних будь-якого типу на основі реляційної моделі з можливістю динамічного обміну даними з іншими додатками або інтернет-публікаціями. Вона передбачає застосування інструментів автоматизації обробки інформації будь-якого типу, яка представляється в структурованому вигляді.

Крім того, Access - це ще пакет, в якому передбачена підтримка елементів ActiveX, що істотно розширює можливості програми в плані того, що вона може використовувати не тільки табличні або текстові компоненти, але і мультимедіа, і об`єкти в інтернеті. Встановлювані в додатку зв`язку між базами даних (БД) дозволяють виробляти точне відстеження змін в будь-який з них з автоматичним коректуванням параметрів в інших.

Основні напрямки у використанні програми

Не дивно, що Microsoft Access в більшості випадків використовується для повної автоматизації процесів аналізу якихось процесів в бухгалтерії, бізнесі і т. Д. Завдяки універсальній структурі, програма може усувати появу так званої надмірності даних, коли потрібно змінити якийсь один параметр не шляхом введення нового, а через коригування старого, причому так, щоб його зміна відобразилося у всіх пов`язаних БД.

Наприклад, на підприємстві за допомогою Access ведеться облік постачальників, клієнтів і заходів, в яких вони задіяні. У одного постачальника змінюються банківські реквізити. Досить в базі даних їх змінити, як автоматичне коректування торкнеться всіх інших БД. Буде проведена заміна даних, а не введення нових поряд з існуючими. І ця зміна торкнеться тих же пов`язаних заходів. Тобто в певному сенсі користувач отримує повну автоматизацію.

Те ж саме стосується, наприклад, складського обліку. Коли якась група товару продається через відповідний підрозділ підприємства, товарні позиції автоматично списуються в базі даних товару, який є в наявності на складі. Але це найпростіші приклади. Насправді програма має куди більш широкі можливості.

Структура Microsoft Access

Що ж стосується зручності роботи, воно досягається завдяки наявності основних елементів, які відіграють найважливішу роль при аналізі і обробці даних БД. Серед головних елементів виділяють наступні:

• таблиця - елемент, який зберігає основну інформацію в певному форматі (числовий, текстовий, графічний і т. д.);
• запит - засіб звернення до пов`язаним елементам, інших баз даних або стороннім програмам;
• форма - представлення інформації або даних в зручному для користувача вигляді;
• звіт - висновок оброблених результатів;
• макрос - виконуваний елемент, що дозволяє виробляти певні дії при виникненні якоїсь події, створенні запиту, формуванні звіту;
• модуль - кошти мови Visual Basic, що дозволяють істотно розширити можливості програми на основі створення процедур і використання численних функцій.

Зв`язок з іншими програмами і зовнішніми базами даних

Як уже зрозуміло, Access - це програма, що дозволяє не тільки використовувати власні дані, що вводяться користувачем, але і зв`язувати їх між собою. Можливості програми такі, що інформація може бути імпортована з інших додатків (FoxPro, Paradox, Excel, Word та ін.). Для спрощення процедур дані можна не імпортувати, а зв`язати, причому не тільки з зазначеними програмами, а й з джерелами в мережевому оточенні або в інтернеті.

Сам же процес зв`язування здійснюється на основі запитів на кшталт того, як працюють бази даних SQL (Access їх теж підтримує).

створення бази даних на основі шаблонів

В Access таблиця є головним елементом. За зовнішнім виглядом цей компонент дуже схожий з таблицями Excel, однак можливості Access набагато ширше, а принципи роботи з такими елементами мають свої відмінні риси.

Проте створити власну базу даних при запуску програми можна досить просто. Після появи вітального вікна користувачеві надається вибір шаблонів, на основі яких і буде створена майбутня структура БД у вигляді таблиці. Це так зване представлення Backstage. Тут можна знайти вбудовані заготовки, які стануть в нагоді для виконання конкретних завдань, або звернутися до пошуку на офіційному ресурсі Microsoft, якщо в списку жоден з них не відповідає потребам користувача (хоча таке малоймовірно).

Після вибору шаблону його потрібно зберегти як файл, вказавши місце розташування і ім`я, після чого програма автоматично сформує потрібну табличну структуру.

База даних з нуля

Якщо ж користувачеві нічого не підійшло і він хоче зробити БД самостійно, при створенні нового файлу у відповідному меню потрібно вибрати порожню базу даних. Тут варто врахувати деякі обмеження. Наприклад, БД для настільних ПК не підтримують інтернет-публікації, а веб-бази не узгоджуються з деякими функціями попередніх.

Відео: Як ЛЕГКО і ШВИДКО створити схему даних в Microsoft Access?

Відео: Як створити форми в Microsoft Access за 10 хвилин

Створивши початкову таблицю, можна переходити до внесення даних. Зверніть увагу, що дані можна вводити виключно в суміжні стовпці і рядки. Також не варто додавати між ними порожні клітинки по типу того, як це робиться в Excel. Крім того, найважливішою умовою є те, що кожен стовпець повинен містити дані тільки одного типу, тобто, якщо спочатку формат передбачає використання дати і часу, інформація з обчисленнями на основі експоненти, введена в стовпці, розпізнаватися не буде. Так що по можливості планувати таблицю потрібно саме в цьому ракурсі. Для спрощення роботи можна використовувати і спеціальний режим конструктора.

Нюанси імпорту і зв`язування даних з іншими джерелами

Що стосується імпорту даних, тут можливості у програми практично не обмежені. Головною умовою є лише те, що імпортуються дані повинні бути розбиті по типу табличних (як таблиці в Excel або Word). Якщо ж імпорт виконується, наприклад, в текстовому варіанті з «Блокнота», створити подібну структуру можна за допомогою табулятора (клавіша Tab).

Відео: Створення бази даних Відділ кадрів в Microsoft Access

Можна використовувати списки SharePoint, а також пов`язувати дані для спрощення роботи. Для цього застосовується спеціальна команда на вкладці зовнішніх даних, розташованої в групі імпорту і зв`язування. Тут пропонуються вже готові рішення (Excel, Word і т. Д.). При виборі залишиться тільки вказати розташування потрібного файлу, місце збереження в поточній базі даних і підтвердити вибір.

висновок

Таке додаток Access. Програма є досить популярною серед широкого кола користувачів, оскільки її розробники постаралися максимально об`єднати в ній можливості інших програмних продуктів цього типу. І саме це зробило цю програму дуже гнучким у налаштуванні і автоматизованому застосуванні більшості функцій. Залишається додати, що Access - це дуже потужний засіб обробки даних, хоча тут і були розглянуті тільки самі початкові відомості про програму.