Access-форми. Створення форм для введення даних

Access є потужним додатком Windows, системою управління базами даних (СУБД). Його призначення - надання інформації в зручному користувачеві вигляді, автоматизація операцій, які часто повторюються. Також програма допомагає в пошуку і збереженні даних. Все це виконують Access-форми. Створення форм - нескладне завдання, покликана максимально допомогти користувачеві.

У формі Access, як на вітрині магазину, зручно переглядати і відкривати потрібні елементи. Так як форма - це об`єкт, за допомогою якого користувачі можуть додавати, редагувати і відображати дані, що зберігаються в Access, її зовнішній вигляд відіграє важливу роль.

якщо база даних класичного додатки Access використовується декількома користувачами, добре продумані форми - запорука точності даних і ефективності роботи з ними.

створення форм

СУБД Access пропонує користувачеві зручний механізм роботи з даними. Це спеціальні Access-форми, які значно полегшують введення, редагування даних, їх перегляд. Вони є спеціальним об`єктом в цій СУБД і мають багатий арсенал елементів управління, за допомогою яких відбувається автоматизація представлення даних, що зберігаються в таблицях бази даних. Це текстові поля, прапорці, радіокнопки, випадають списки та інше.

Способи створення форм в Access різноманітні:

• створення форм на базі існуючих таблиць і запитів;
• створення порожніх форм;
• розділені форми;
• форми з декількома записами;
• підлеглі Access-форми.

Створення форм здійснюється за допомогою майстра форм, спеціального конструктора.

Вони особливо зручні, якщо, наприклад, введення даних потрібно проводити зі спеціальних бланків. Для цього вид форми, поля введення даних спеціально роблять такими ж, як на бланку.

Форми на основі існуючої таблиці

Створення форм в Access на основі вже існуючої таблиці здійснюється дуже просто. Для цього в розділі «Створення» треба клікнути кнопку «Форма». Головною умовою в даному випадку є попереднє створення таблиці з даними, а також її вибір в області навігації. У формі відобразиться лише один запис, а також дані зв`язаної таблиці.

Для виведення декількох записів таблиці у формі треба в тому ж розділі «Створення» вибрати кнопку «Кілька елементів». Так ми зможемо відобразити в текстових полях форми цілий ряд записів даних з усіма полями таблиці.

На базі існуючої таблиці створення форм в Access дозволяє також розробити також розділену форму. Це вид, який разом з поданням даних в елементах управління являє вибірку даних паралельно в табличному вигляді. Щоб створити розділену форму, потрібно в розділі «Створення» вибрати кнопку «Розділена форма».

Такі форми з`являються вже відразу відформатовані із застосуванням численних елементів управління. Найчастіше такими елементами виступають однорядкові текстові поля, куди виводяться збережені в полях таблиці значення даних. Замість заздалегідь відформатовані можна робити порожні форми.

режим макета

Готові до використання таблиці переводять в режим форми. У цьому режимі можна змінювати лише самі дані записів таблиць бази даних, переходити між цими записами. Форматування в цьому режимі не допускається, а створення форм Microsoft Access потребує форматування елементів управління і самої форми. Все це можна зробити, якщо переключитися в режим макета або в режим конструктора.

Режим макета відрізняється від режиму конструктора меншими можливостями по конструюванню форм. Разом з тим він дуже зручний для швидкого форматування, для внесення незначних змін в елементи управління: вертикальне чи горизонтальне їх вирівнювання, додавання додаткових текстових полів, зміна зовнішнього стилю форми та інше. У режимі макета можна змінити дані, виведені в елементи управління, тоді як режим конструктора надає таку можливість.

Налаштування форм в режимі конструктора більш складна і ґрунтовна. Крім того, тільки в режимі конструктора доступний ряд елементів графічного оформлення, а також елементи управління: прямокутники, лінії, кнопки, поля зі списками, перемикачі та інше. У цьому режимі можна змінити джерело даних для редагованої форми. Більш того, з цього режиму можна відключити режим макета.

Додавання на форму кнопки

Наприклад, необхідно додати кнопку на форму, за допомогою якої доведеться її закривати. У режимі конструктора буде доступною ціла розкладка з різних елементів управління, серед яких розташована кнопка. Якщо додати її в макет форми, то СУБД автоматично виконає майстер створення кнопок, вікно якого з`явиться перед користувачем.

Віконце створення кнопок запропонує на вибір кілька категорій, в яких містяться списки дій. У нашому випадку необхідно вибрати категорію «Робота з формою». Зі списку дій цієї категорії потрібно вибрати «Закрити форму».

На наступному необхідно повідомити користувачеві, що дана кнопка відповідає за закриття форми. Можна залишити текст на кнопці, а можна підказати про це за допомогою піктограми (малюнка).

Далі майстер попросить користувача дати назву кнопці, після чого можна натиснути «Готово» - так вийде готова кнопка на формі, яка дозволить закривати її.

Якщо тепер натиснути на створену кнопку, то СУБД запропонує зберегти створені у формі зміни, після чого закриє її. У режимі конструктора ця кнопочка працювати не зможе. Вона працює тільки в режимі готової форми.

Необхідно також сказати про те, що самі форми можна скласти за допомогою спеціального майстра. В ході побудови майстром форми треба лише визначитися з її настройками. Далі створену майстром форму легко відформатувати на свій розсуд, переключившись у режим макета або в режим конструктора.

підлеглі форми

Підпорядкована форма - це елемент, який є доповненням інший, основний Access-форми. Створення форм підпорядкування - це розробка ієрархічної конструкції з двох таблиць, що відбиває наявність відносин між формами.

Відео: Як створити форми в Microsoft Access за 10 хвилин

Відносини між ними можуть відображати різний тип зв`язку, наявний між таблицями бази даних: «один-ко-многим», «багато-до-багатьох». Часто ці відносини розглядають у розрізі родинних стосунків з наявністю батьківської (основний) форми і дочірньої (підпорядкованої).

Що таке підпорядкована форма

Створення підлеглих форм в Access можна пояснити прикладом: такою формою може стати форма замовлень покупця в інтернет-магазині.

Відомості про покупця містяться в одній таблиці, а відомості про його замовленнях зберігаються в інший у зв`язку з проведенням нормалізації при проектуванні бази даних. Одному покупцеві відповідає відразу кілька замовлень, тому відношення між таблицями покупця і замовлень відображають зв`язок «один-ко-многим». У цьому випадку форма, що представляє дані покупця, стане основною. Інша, що представляє дані його замовлень, буде додана до основної і виявиться підлеглої.

Розташовані в одному просторі макета основна і підпорядкована форми демонструють тільки пов`язані дані. Так, якщо в таблиці покупців знаходиться унікальний покупець, а в підлеглій таблиці замовлень з ним пов`язано три записи, значить, підпорядкована форма відобразить всі три записи про його замовленнях.

Майстер форм

Створити ієрархічну конструкцію з форм в Access можна різними шляхами. Наприклад, реалізовуючи сценарій створення і головною, і підпорядкованої форм, можна вдатися до допомоги майстра форм.

Створення головної форми в Access, що містить підпорядковану, за допомогою майстра не складе великих труднощів. Він не тільки створить самі форми, але і зв`яже їх необхідним ставленням. Якщо ж сценарій створення підпорядкованої форми передбачає її додавання до вже існуючої головної, тоді можна або скористатися майстром, або просто перетягнути вже існуючу таблицю на макет основний і зробити її підлеглої.

Створення форм підпорядкування

Створимо підлеглі форми на основі двох пов`язаних таблиць (Authors і Books). Скористаємося для цього майстром форм. Насамперед відкриємо сам майстер, команда виконання якого розташовується в СУБД Access (створення форм). У Access 2007, наприклад, її можна знайти в випадаючому списку пункту «Інші форми».

Вікно майстра запропонує вибрати таблицю, для якої треба створити форми, а також поля (вибір подвійним клацанням), які користувач хотів би бачити. Після першої таблиці в тому ж вікні знадобиться вибрати іншу, яка має зв`язок з першою. Майстер самостійно виявить відносини, а якщо не зможе це зробити, тоді підлеглі форми він створити просто не в змозі. У нашому випадку підпорядкованої стане форма, створена на базі таблиці Books.

На наступному кроці майстер запропонує вибрати вид представлення даних. Нам треба вибрати «Підлеглі форми», а потім знову натиснути кнопочку «Далі».

Наступний крок надасть нам можливість вибрати зовнішній вигляд створюваних форм: стрічковий або табличний макет. Потрібно сказати, що стрічковий багатшими за стилями оформлення.

На останньому кроці нам знадобиться налаштувати заголовки форм, після чого натиснемо «Готово» - збережуться підлеглі access форми. Створення форм закінчено.

Створену конструкцію можна перемкнути в режим конструктора або макета. Це потрібно буде для того, щоб відформатувати отримані поля або додати інші елементи управління.

Створення кнопкової форми в Access

Наявність великої кількості таблиць в базі, а також форм, пов`язаних з даними цих таблиць, сильно ускладнює загальну схему бази даних. Щоб спростити пересування між формами бази, створюють так звану головну кнопкову форму. Це звичайний елемент, який можна редагувати в конструкторі на свій розсуд. Можна сказати, що, створивши головну кнопкову форму, ви здійснили створення форми бази даних в Access, яка є її заставкою або початкової сторінкою.

За допомогою кнопочок, розміщених на ній, набагато легше пересуватися між елементами, так як кожну з кнопок пов`язують з окремою формою. Клік по кнопці змушує СУБД виконати перехід до пов`язаної з кнопкою таблиці.

Робота з диспетчером

В Access створення головної кнопкової форми здійснюється спеціальним диспетчером. Диспетчер кнопкових форм знаходиться в розділі роботи з базами даних. Якщо він виконується вперше, то не знайде кнопкових форм і запропонує створити таку. Що з`явилося віконце майстра містить кілька кнопок, з яких можна вибрати «Змінити». Так можна перейти до функції настройки зв`язків кнопкової форми і інших доступних форм бази.

Наприклад, додамо дві кнопки - «Кнопка 1» і «Кнопка 2» - на головну кнопкову форму. Ці кнопки зв`яжемо з формою Authors1 і Books, яка є підлеглою. Вибравши «Створити», ми відкриємо діалогове вікно, де вкажемо бажане ім`я кнопки і дію, яке нам треба виконати ( «Відкрити форму для зміни»). У третьому полі вкажемо форму, з якої хочемо зв`язати додається кнопку.

Закривши вікна настройки, ми виявимо, що в вікні навігації з`явилася наша кнопкова форма. Вибравши її в панелі навігації, відкриємо вікно і побачимо, що вона містить простий стиль оформлення і дві кнопочки. Клік по кнопках змусить СУБД відкрити форму, з якої дана кнопка пов`язана.

Відео: Access 2010-12: auxiliary form lookup

Розділ з таблицями

У розділі таблиць після проведених операцій можна виявити додати нову таблицю під назвою Switchboard Items. У ній зберігаються всі дані налаштувань, пов`язані зі створюваними кнопковими формами. У нашому випадку є всього лише одна кнопкова форма з двома кнопками, тому в неї вміщено всього три записи:

Відео: EXCEL VBA урок 03 форма введення даних

• записи про кнопках, що містяться на формі,
• про дії, пов`язані з ними,
• запис про саму кнопкової формі.

режим конструктора

Створену кнопкову форму можна ускладнити, відформатувавши її вміст в режимі конструктора. З його допомогою на її поверхню можна додати багато інших корисних елементів управління.

Також головну кнопкову форму є можливість зв`язати з іншими аналогічними формами. Це корисна функція для диспетчеризації переходів між формами в дуже великій базі даних, де є місце для безлічі розділів і категорій.