Як створити базу даних в access. Робота з базою даних access

Відео: Створення бази даних Ресторан в Access 2013

Багатьом з вітчизняних користувачів відомо, який свого часу переполох піднявся з-за видозміненого інтерфейсу MS Office 2007, і чим тільки не поливали його розробників! «Гуру» нарікали на те, що новий офісний пакет став «незручним і дивним», а тому впевнено пророкували йому швидку кончину і повне забуття користувачів.

Даремно! Так як нічого подібного не відбулося, навпаки, незабаром з`ясувалося, що користуватися новою версією «Офісу» стало набагато простіше і зручніше.

А тому (як і очікувалося) всі зміни, передумови для яких були створені ще в «Офісі 2007», не тільки успішно перекочували в його нову іпостась, а й отримали цілком логічне свій розвиток. Саме тому версія 2010 стала надзвичайно популярною в середовищі професійних користувачів.

Відео: Створення бази даних Відділ кадрів в Microsoft Access

Зміни в новій версії Access

Вельми істотні зміни торкнулися і знаменитого додатки для створення баз даних. За допомогою нового компонента Sparklines можна створювати і редагувати величезні масиви інформації. А завдяки інструменту Slicer з`явилася можливість простий і швидкої навігації навіть у величезних базах. А все завдяки якісно продуманим і налаштованим системам фільтрації.

Крім того, розробники додали кращу інтеграцію з Excel, прямо з якого можна імпортувати великі масиви інформації. Втім, починаючі користувачі куди частіше задаються питанням про те, як створити базу даних в Access.

Що це таке

Щоб правильно створювати бази, необхідно попередньо розібратися в їх суті. базою даних називається строго організована структура, призначена для зберігання та впорядкування інформації. Вона може містити надзвичайно різноманітні об`єкти, але логічної їх одиницею є таблиця.

Головна їхня відмінність від аналогічних структур в табличному редакторі полягає в тому, що вони взаємопов`язані. Виробляючи зміна будь-якого елементу, ви автоматично почнете заміну всіх взаємопов`язаних з ним структур. Простіше кажучи, вам більше не потрібно турбуватися про ручному редагуванні величезних інформаційних таблиць.

Які операції можна виконувати за допомогою MS Access?

Не слід думати, що цей додаток є таким собі «логічним продовженням» Excel. Можливості даної програми значно ширший. Зокрема, будь-який створення бази даних MS Access передбачає ретельне продумування інформаційної структури конкретного документа, перевірку цілісності вихідних даних, а також використання цих відомостей для моделювання запитів, форм і звітів.

приклад створення

Так як створити базу даних в Access можна і за допомогою «Майстра», який спрощує роботу для початківців користувачів, сам процес особливою складністю не відрізняється. Але ми б не рекомендували йти цим шляхом, тому що для продуктивної роботи слід розуміти всі процеси, що відбуваються.

Спершу запустіть додаток. На моніторі з`явиться діалог створення нового документа. У ньому вам слід вибрати пункт «Нова база даних». В поле «Ім`я файлу» вводиться осмислене її. Уникайте повторюваних і нічого не значущих імен: в результаті якої-небудь помилки або власну неуважність ви легко можете втратити важливу інформацію.

Після цього натискається кнопка «Створити». Відразу після цього на моніторі з`явиться діалогове вікно створення нової інформаційної таблиці, на підставі якої ви і будете створювати свій проект.

Який режим вибрати?

Таблицю можна монтувати в декількох режимах, але ми б порадили «Конструктор», так як в ньому простіше контролювати весь процес і краще уявляти собі всю внутрішню структуру документа.

Щоб перейти до нього, скористайтеся переходом «Вид-Конструктор». Після цього можна вводити до потрібного імені конкретної таблиці. Так як їх може знадобитися відразу кілька, рекомендуємо знову-таки користуватися якимись осмисленими найменуваннями.

Тепер, власне, сам процес. Як створити базу даних в Access? В першу чергу необхідно вибрати і заповнити імена полів, визначити типи даних, а також задати правильне ключове поле. Тільки після цього можна починати заповнення таблиці даними.

Для цього слід скористатися командою «Вид-режим таблиці». Зверніть увагу! Якщо в поле «Код предмета» в вашому випадку варто значення «Лічильник», то заповнювати конкретне поле не потрібно. Коли ви закінчите роботу по внесенню інформації, її можна закривати. У разі якщо конкретна база даних потребує в другій таблиці, її монтують командою «Створення-Конструктор таблиць».

приклади баз

Все вищесказане було б порожнім звуком без надання вам відомостей з «польового досвіду», в яких стали в нагоді бази даних Access. Приклади в цій області можна обговорювати мало не нескінченно, але ми зупинимося на варіанті, який може серйозно полегшити проходження навчального процесу.

Коротко опишемо створення документа за навчальним планом. Що потрібно в нього включити? Сюди повинні входити наступні поля: код спеціальності, номер групи, предмет і викладачі. Зверніть увагу: поля «Предмет» і «Викладач» повинні бути пов`язані з додатковими таблицями, з яких програма буде черпати відповідну інформацію.

Як це робиться?

Спершу виконуєте всі дії, згідно вищевикладеної інструкції. Переходьте в «Конструктор», починаєте заповнювати поля. У рядку з кодом спеціальності тип даних повинен бути відзначений як «Лічильник, ключове поле».

У «Групі» і аналогічних рядках тип поля позначаєте як «Текст». А ось в полях «Предмет» і «Викладач» слід вибирати «Майстер підстановок». Не турбуйтеся: відразу після вибору цього значення, програма покаже вам діалогове вікно. Слідуючи його інструкціям, ви зможете створити зв`язок з іншими таблицями. Як ви розумієте, їх слід створювати заздалегідь.

Як тільки ви натиснете на кнопку «Готово», перед вами з`явиться попередження про те, що для створення зв`язку необхідно зберегти таблицю. Чи підтверджуєте виконання цієї дії.

Створення зв`язків між таблицями

Ми вже говорили про те, що робота з базою даних Access передбачає наявність зв`язків відразу між декількома електронними таблицями. Так як їх створювати?

Для цього відкрийте потрібний вам документ, після чого пройдіть по шляху «Робота з базами даних - Схема даних». Щоб визначити і поставити характер зв`язку, необхідно виконати подвійне клацання лівою клавішею миші в діалоговому вікні «Зміна зв`язків». Після цього слід натиснути на кнопку «ОК». В результаті ви задасте стандартний параметр «Один до багатьох».

Ось ми і розглянули питання про те, як створити базу даних в Access. Сподіваємося, інформація буде вам корисною.