Як в excel зробити списки, що випадають: найпростіші методи

Багато користувачів стандартного офісного пакету від Microsoft явно недооцінюють табличний редактор Excel. Список, що випадає в осередку, що економить час, що витрачається на введення або пошук даних, в ньому створюється за пару секунд, на відміну від Access, де ця процедура складніша. Нижче будуть приведені три основні методи по створенню таких списків і деякі важливі параметри управління ними.

Для чого потрібні списки, що випадають?

Самі списки цього типу припускають широку сферу застосування. В одній комірці можна вводити не одне значення, як це робиться за замовчуванням, а кілька.

Варіантів введення може бути два:

• Тільки значення з створеного списку.
• Значення зі списку і будь-які інші дані.

Отже, починаємо роботу з Excel. Створити список, що випадає тут досить просто. Але спочатку необхідно виконати кілька попередніх дій, щоб в кінцевому підсумку вся процедура звелася тільки до вибору способу введення потрібних даних.

Як в Excel зробити списки, що випадають: загальна методика

Початковий етап передбачає доступ до функції, що дозволяє виконати дану процедуру. Як зробити в Excel списки, що випадають на основі стандартних можливостей програми? Дуже просто. Спочатку вибираємо одну клітинку або кілька, в яких передбачається ввести якийсь діапазон значень, і правим кліком викликаємо контекстне меню. У ньому використовуємо спочатку розділ «Дані», потім - пункт «Перевірка даних». І переходимо на вкладку параметрів.

У ній є умова (критерій) перевірки з рядком типу даних, де і вибираємо значення «Список». В принципі, інші поля поки можна залишити без змін. Трохи нижче розташований рядок, в якій буде вводитися джерело значень. Ось він-то нас і цікавить.

Список, що випадає в Excel 2007: Додати ручне введення даних

Почнемо з ручного введення значень. Якщо говорити про те, як в Excel зробити списки, що випадають таким методом, рішення полягає в тому, щоб в вищевказаному поле прописувати значення самостійно. При цьому варто звернути увагу, що для російськомовної локалізації вводити значення потрібно через крапку з комою. Для англійської завдання застосовується тільки кома. Незручність такого методу очевидно: це займає надто багато часу.

Джерело з діапазону

У другому випадку можна використовувати і більш швидке рішення. Наприклад, нам потрібно ввести всі значення в осередках: починаючи з A2 та закінчуючи A4. У рядку посилання на джерело ставимо курсор. А потім просто виділяємо потрібний діапазон. Програма сама поставить знак рівності, але пропише значення не у вигляді «(A2: A4)», як це робиться у відповідному рядку формул, а у варіанті «= $ A $ 2: $ A $ 4».

Метод дійсно хороший своєю швидкістю вставки значень. Але як самого головного недоліку можна відзначити неможливість використання діапазонів комірок, що знаходяться на інших листах, крім активного в даний момент.

Введення іменованих діапазонів (списків)

Нарешті, ще один метод, що дозволяє вирішити проблему того, як в Excel зробити списки, що випадають. Спочатку створюється сам діапазон з присвоєнням відповідного імені. А після цього в рядку джерела потрібно буде просто ввести його назву, поставивши перед ним знак рівності. Така методика дозволяє створювати списки з використанням даних і значень, які розташовуються на різних аркушах книги. І саме такий варіант в основному застосовується в версіях редактора Excel 2007 і нижче, оскільки ці модифікації не вміють працювати з діапазонами, в яких вказані дані з різних листів.

Відео: Як зробити випадаючий список в Excel?

Управління параметрами списку

Що стосується управління списками, в редакторі Excel є безліч корисних функцій. Але сама, мабуть, цікава - поширення параметрів для введення з однаковими умовами. Застосовується вона в тих випадках, коли на аркуші є занадто багато перевірок і їх умови потрібно поміняти. Для цього в розділі перевірки даних, який використовувався у всіх попередніх методах, звертаємося до вкладки "Повідомлення для введення". Тут можна ввести підказку, яка відобразиться при активації відповідної комірки. Повідомлення можна і відключити, просто прибравши галочку з пункту його показу. На вкладці про помилку можна ввести попередження про неправильність даних, що вводяться. Це стане в нагоді при відсутності жорстких умов контролю значень або в разі їх часткової зміни.

Відео: Як створити список, що випадає в excel. Найпростіший спосіб

висновок

Як видно з усього вищесказаного, проблема того, як в Excel зробити списки, що випадають, дозволяється не так вже й складно. Питання в іншому: який метод використовувати? Якщо даних не багато, підійде найпростіший варіант. Другий спосіб є більш поширеним. Рядовому користувачеві він підійде найкраще. Але якщо знання програми у користувача не обмежуються тільки використанням найпростіших функцій, тут оптимальним стане створення іменованих списків з подальшим введенням діапазонів даних саме з них. Оскільки в самому іменованому списку зміна проводиться швидко і просто. Загалом, вибрати для себе найзручніший спосіб можна без проблем.