База даних в excel: особливості створення, приклади та рекомендації
Excel є потужним інструментом, що поєднує в собі більшість корисних і потрібних користувачам функцій. До них відносяться графіки, таблиці, діаграми, ведення обліку, складання розрахунків, обчислення різних функцій і так далі. З цієї статті ми дізнаємося, як створити базу даних в Excel, для чого вона потрібна, і які поради допоможуть нам полегшити з нею роботу.
Що таке база даних?
Це спеціальна структура, яка містить і зберігає в собі інформаційні матеріали самого різного призначення. Говорячи простою мовою, це набір організованих і розкладених по поличках відомостей. Скільки людей вчаться в класі, їх характеристики, дати народження і табель успішності - все це в сукупності являє собою базу даних. Вона потрібна скрізь - на промислових і технічних підприємствах, в освітніх і медичних установах, в силових структурах і навіть у закладах громадського харчування. Адже список страв, їх рецептура з калорійністю, а також опис теж є вмістилищем даних.
Відео: Excel - Введення даних в таблицю за допомогою форми. Розумна таблиця. Автономерація рядків
Тут ми розібралися. Тепер потрібно дізнатися, що являє собою база даних в Excel, і як її створити.
створення сховища даних в Excel
База, створювана нами, буде простий і без вишукувань. Справжні ж вмістилища даних - досить громіздкі і являють собою велику інформаційну систему з внутрішнім «ядром», яке складається з безлічі рядків програмного коду і написано фахівцем.
Відео: Угруповання і структура даних в Excel
Наша робота буде являти собою одну таблицю, в якій буде вся потрібна інформація. Перш ніж приступити до вирішення питання, як зробити базу даних в Excel, потрібно дізнатися спеціальні терміни, які використовуються при взаємодії з нею.
Горизонтальні рядки в розмітці листа «Ексель» прийнято називати записами, а вертикальні колонки - полями. Можна приступати до роботи. Відкриваємо програму і створюємо нову книгу. Потім в найпершу рядок потрібно записати назви полів.
Особливості формату осередків
Корисно дізнатися про те, як правильно оформляти вміст комірки. Якщо ваша база даних в Excel буде містити будь-які грошові суми, то краще відразу в відповідних полях вказати числовий формат, в якому після коми буде йти два знака. А якщо де-небудь зустрічається дата, то слід виділити це місце і також встановити для нього відповідний формат. Таким чином, всі ваші дані будуть оформлені правильно і без помилок. Всі операції з порожніми полями програми виробляються через контекстне меню «Формат ячеек».
Також важливо і відповідне оформлення проекту. Лист, на якому знаходиться проект, потрібно підписати, щоб уникнути плутанини. Для того щоб система могла відрізняти просте утримання від заголовків і підписів, слід виділяти їх курсивом, підкресленням або жирним шрифтом, при цьому не забуваючи поміщати назви в окремі, не об`єднані поля. Це варто робити для можливості використання таких інструментів, як автоформа і автофильтр.
Що таке автоформа в «Ексель» і навіщо вона потрібна?
Створення бази даних в Excel - заняття важке і копітка. Щоб допомогти користувачеві полегшити роботу, програма може запропонувати йому автоматичне заповнення комірок заздалегідь заданій інформацією. Наприклад, ширина стовпчика, висота рядка, розмір і тип шрифту, колір поля і т. Д. - Все може в один клік зробити за вас автоформа, якщо правильно її налаштувати. Зручно, правда?
Фіксація «шапки» бази даних
Крім цього, не потрібно забувати про закріплення першого рядка. В Excel 2007 це можна зробити наступним чином: перейти на вкладку «Вид», потім вибрати «Закріпити області» і в контекстному меню натиснути на «Закріпити верхній рядок». Це потрібно, щоб зафіксувати «шапку» роботи. Так як база даних Excel може бути досить великий за обсягом, то під час перегляду вгору-вниз буде втрачатися головна інформація - назви полів, що незручно для користувача.
Відео: Зведені таблиці Excel: секрети і прийоми роботи
Після того як верхній рядок закріплена, виділяємо перші три рядки в майбутньої бази даних і додаємо кордону осередків.
Продовження роботи над проектом
Для того щоб продовжити роботу, необхідно придумати основну інформацію, яку буде містити в собі база даних в Excel. Приклад її наведено нижче.
Припустимо, ми хочемо створити базу даних зібраних коштів з батьків у фонд школи. Розмір суми не обмежений і індивідуальний для кожної людини. Нехай в класі вчиться 25 дітей, значить, і батьків буде відповідна кількість. Щоб не нагромаджувати базу даних великим числом записів, варто зробити списки, що розкриваються, які сховають зайву інформацію, а коли вона знову буде потрібно, вони послужливо нададуть її знову.
Як створити списки, що розкриваються?
Копіюємо назви полів і переносимо їх на порожній лист, який для зручності також необхідно назвати. Нехай це буде, наприклад, «Батьки». Після того як дані будуть скопійовані, під ними записуємо в порожні клітинки всі необхідні відомості.
Для того щоб база даних MS Excel надавала можливість вибору даних із списку, необхідно створити спеціальну формулу. Для цього потрібно присвоїти всім відомостями про батьків діапазон значень, імена. Переходимо на той лист, де записані всі дані під назвою «Батьки» і відкриваємо спеціальне вікно для створення імені. Наприклад, в Excel 2007 це можна зробити, натиснувши на "Формули» і натиснувши «Присвоїти ім`я». В поле імені записуємо: ФІО_родітеля_вибор. Але що написати в поле діапазону значень? Тут все складніше.
Діапазон значень в Excel
Існує кілька видів діапазонів значень. Діапазон, з яким ми працюємо, називається динамічним. Це означає, що всі проіменовани осередки в базі даних можуть змінювати свої кордони. Їх зміна відбувається в залежності від кількості значень в певному діапазоні.
Щоб вийшов динамічний діапазон, необхідно використовувати формулу зміщені. Вона, незалежно від того, як були задані аргументи, повертає посилання на вихідні дані. В випадаючому списку, який вийде в підсумку, не повинно зустрічатися порожніх значень. З цим якраз чудово справляється динамічний діапазон. Він задається двома координатами осередків: верхній лівій і правій нижній, немов по діагоналі. Тому потрібно звернути увагу на місце, звідки починається ваша таблиця, а точніше, на координати верхньої лівої комірки. Нехай табличка починається в місці А5. Це значення і буде верхній лівій осередком діапазону. Тепер, коли перший шуканий елемент знайдений, перейдемо до другого.
Нижню праву комірку визначають такі аргументи, як ширина і висота. Значення останньої нехай буде дорівнює 1, а першу вирахує формула СЧЁТ3 (Батьки! $ B $ 5: $ I $ 5).
Отже, в поле діапазону записуємо = зміщений (Батьки! $ A $ 5-0-0-СЧЁТЗ (Батьки! $ A: $ A) -1-1). Натискаємо кнопку ОК. У всіх наступних діапазонах букву A міняємо на B, C і т. Д.
Робота з базою даних в Excel майже завершена. Повертаємося на перший лист і створюємо списки, що розкриваються на відповідних осередках. Для цього натискаємо на порожній клітинці (наприклад B3), розташованої під полем «ПІБ батьків». Туди буде вводитися інформація. У вікні «Перевірка вводяться значень» у вкладці під назвою «Параметри» записуємо в «Джерело» = ФІО_родітеля_вибор. В меню «Тип даних» вказуємо «Список».
Аналогічно робимо з іншими полями, змінюючи назву джерела на відповідне даними осередкам. Робота над випадають списками майже завершена. Потім виділяємо третій осередок і «простягаємо» її через всю таблицю. База даних в Excel майже готова!
Зовнішній вигляд бази даних
Гарне оформлення теж грає чималу роль у створенні проекту. Програма Excel може запропонувати на вибір користувача найрізноманітніші способи оформлення бази даних. Кількість колірних схем дуже багате, потрібно тільки вибрати відповідну до душі забарвлення. Крім того, зовсім необов`язково виконувати всю базу даних в єдиному стилі, можна розфарбувати одну колонку в блакитний колір, іншу - в зелений і т. Д.
як перенести базу даних з Excel в Access
Часом не тільки Excel може зробити базу даних. Microsoft випустила ще один продукт, який чудово справляється з цією непростою справою. Назва йому - Access. Так як ця програма більш адаптована під створення бази даних, ніж Excel, то і робота в ній буде більш швидкої і зручної.
Але як же зробити так, щоб вийшла база даних Access? Excel враховує таке бажання користувача. Це можна зробити декількома способами:
• Можна виділити всю інформацію, що міститься на аркуші Excel, скопіювати її та перенести в іншу програму. Для цього виділіть дані, призначені для копіювання, і клацніть правою кнопкою мишки. У контекстному меню натискайте «Копіювати». Потім перейдіть на Access, виберіть вкладку «Таблиця», групу «Уявлення» і сміливо клікайте на кнопку «Подання». Вибирайте пункт «Режим таблиці» і вставляйте інформацію, клацнувши правою кнопкою мишки і вибравши «Вставити».
• Можна імпортувати аркуш формату .xls (.xlsx). Відкрийте Access, попередньо закривши Excel. У меню виберіть команду «Імпорт», і клацніть на потрібну версію програми, з якою будете імпортувати файл. Потім натискайте «ОК».
• Можна пов`язати файл Excel з таблицею в програмі Access. Для цього в «Ексель» потрібно виділити діапазон комірок, що містять необхідну інформацію, і, клікнувши на них правою кнопкою миші, задати ім`я діапазону. Збережіть роботу та закрийте Excel. Відкрийте «Аксес», на вкладці під назвою «Зовнішні дані» виберіть пункт «Електронна таблиця Ексель» і введіть її назву. Потім клацніть по пункту, який пропонує створити таблицю для зв`язку з джерелом даних, і вкажіть її найменування.
От і все. Робота готова!
