Сортування в excel. Робота в excel. Excel в прикладах

Програма Microsoft Excel незамінна для роботи з цифрами і таблицями. Вона дозволяє з легкістю виробляти складні обчислення, будувати графіки та діаграми. Працюючи з таблицями, які мають вигляд списку, Microsoft Excel дає можливість відбирати необхідні значення і сортувати стовпці. Дані можна впорядкувати за зростанням або спаданням згідно з тими значеннями, які розташовані в осередках. Ті ж маніпуляції можна виконати і з текстовим матеріалом, розташовуватися він буде або в алфавітному порядку, або в зворотному алфавітному. Сортування в Excel необхідна для того, щоб інформація була доступна до сприйняття і легко читалася.

Створення власного порядку сортування

Іноді виникають ситуації, коли потрібно впорядкувати дані в тому порядку, який відрізняється від уже існуючих. В цьому випадку можна створити свій порядок, який необхідний для подальшої роботи.

Щоб створити власний порядок, потрібно перейти у вкладку «Сервіс», а потім вибрати пункт «Параметри». Там є меню «Рядок», де в лівій частині вікна розташовані вже існуючі списки, які використовуються для сортування. Для створення власного порядку необхідно вибрати опцію «Новий список». Всі необхідні значення і параметри потрібно задати в поле «Елементи списку».

Поділяються вводяться значення за допомогою клавіші "Enter". Вводити всі дані потрібно в тому ж порядку, згідно з яким буде сортуватися майбутній список. Коли все значення задані, необхідно натиснути кнопочку «Додати». Щоб імпортувати список, який вже набраний на робочому столі, варто скористатися опцією "Імпорт списку з осередків", Вказавши адреси певних осередків. Але це можна зробити тільки в тому випадку, коли існуючий список містить елементи в тому порядку, який потрібно для подальшого сортування значень. На завершення необхідно натиснути «Імпорт».

Тепер можна легко впорядкувати інформацію, щоб робота в Excel була комфортною. Для цього потрібно перейти в меню «Дані», потім вибрати вкладку «Сортування». В поле «Сортувати по… »необхідно поставити конкретні параметри і натиснути відповідну кнопочку. На екрані з`явиться віконце «Параметри сортування», де потрібно вказати порядок сортування даних.

Після цього слід вибрати власний порядок сортування і підтвердити вибір, натиснувши ОК.

Для того щоб була здійснена сортування в Excel, потрібно помістити курсор в певну комірку і клацнути на відповідній кнопці сортування: по зростанню або по спадаючій. Вони розташовані на панелі інструментів.

Сортування по прізвища та окладу

Найчастіше на підприємствах виникає ситуація, коли потрібно впорядкувати дані згідно прізвищами співробітників. Це зручно тим, що дані, що стосуються конкретного працівника, будуть перебувати в одному рядку.

Для наочності інформація сортується не тільки за прізвищами, а й в залежності від суми окладу. В цьому випадку одними кнопками сортування не обійтися. Якщо необхідна така сортування даних, Excel пропонує наступний вихід:

• Потрібно активізувати команду «Дані», а потім «Сортування».
• У віконці «Сортування діапазону» необхідно вибрати «Сортувати по… »і вказати конкретний стовпець. Потім слід перемістити покажчик в потрібне положення: по зростанню або по спадаючій.

Для другого поля аналогічно проводиться сортування. Програма буде сортувати по прізвища тільки тих співробітників, які мають однаковий оклад.

Якщо обсяг інформації дуже великий, можна створювати свої списки для упорядкування даних. Це допоможе уникнути помилок при роботі з матеріалом, до того ж його легше буде обробляти.

Сортування за алфавітом

Щоб впорядкувати інформацію в алфавітному порядку, необхідно зайти в меню «Дані». Попередньо потрібно виділити стовпець, до якого повинна бути застосована функція. Дані будуть відсортовані після натискання піктограми "від А до Я" або навпаки. Після цього на екрані з`явиться віконце, яке буде містити питання: «Чи потрібно розширити діапазон даних автоматично?» Варто погодитися і натиснути клавішу «Зберегти». При цьому загальний документ не втратить сенс, і дані інших стовпців будуть відповідати зміненим.

Сортування в Excel може бути проведена і в інший спосіб. Виділивши конкретний осередок, потрібно натиснути на піктограму. Але в цьому випадку питання про розширення діапазону з`являтися не буде, він розширюється автоматично.

багаторівнева сортування

При роботі з документами може знадобитися і багаторівнева сортування в Excel. Щоб скористатися цією функцією, потрібно виділити осередок у списку і натиснути на пункт «Сортування» під нею. Один рівень вже буде, і в ньому можна вибрати наступний, такими як дата. Для цього слід натиснути «Додати рівень». Для зручності можливо зробити в списку рівнів сортування за темами.

Відео: Уроки Excel. Сортування даних. На прикладі Excel 2007.

При необхідності рівні переміщаються вниз або вгору, що змінює їх пріоритет. Для цього потрібно виділити рівень і натиснути на іконки стрілок. Також рівні легко копіюються або видаляються.

Формули в програмі Microsoft Excel

Формули в Excel являють собою вираження, які починаються зі знака «дорівнює», складаються з числових значень, адрес осередків, імен або функцій. Всі вони з`єднуються знаками арифметичних операцій: множення, ділення, вирахування або піднесення до степеня.

Відео: Ексель для просунутих

Операції в формулі діляться відповідно до пріоритетів:

• Вираз в дужках і зведення в ступінь.
• Розподіл і множення.
• Віднімання і додавання.

В осередку відображається тільки результат, а сама формула розташована в рядку формул. При зміні значень кінцевий результат змінюється автоматично.

Як внести зміну в формулу?

Якщо виникає потреба змінити формулу, потрібно клацнути мишкою в рядку формул або натиснути кнопочку F2. Після всіх коригувань необхідно натиснути «Enter» або значок введення в рядку. Зміни також можна вносити безпосередньо в осередку. Для цього на обраній області потрібно клацнути мишкою двічі.

Посилання на осередки і переміщення формул

Навчаючись Excel, в прикладах часто можна побачити посилання. Використання посилань дає можливість застосовувати у формулі дані, які знаходяться в різних місцях аркуша. Можливо використовувати посилання на комірки, розташовані в інших робочих книгах або додатках.

Після введення формули в осередок її можна переносити або копіювати в інше місце. При цьому осередок, де розташовувалася формула, стає вільною. Змінюються тільки відносні посилання, а абсолютні залишаються постійними.

Щоб перемістити формулу, потрібно навести курсор на куточок осередки, щоб з`явилася двостороння стрілочка. Утримуючи клавішу мишки, можна перетягнути її в потрібне місце.