Смя, всі про документообіг

Відео: Документообіг в діловодстві

Сьогодні слово «сертифікація», що означає «зроблено вірно», супроводжує діяльність багатьох поважаючих себе і цінують свою працю організацій. А документ, що вселяє довіру споживачам під назвою "сертифікат", Є невід`ємним атрибутом якісної готової продукції або наданої послуги. Формування якості відбувається з самого початку технологічного процесу аж до випуску готової продукції з обов`язковим контролем якості на всіх стадіях виробництва при її виготовленні. Боротьба за якість прогресувала з тих самих пір, як людство стало пред`являти підвищений попит на товари і послуги, що задовольняють комфортабельним умовам його проживання з високим сервісом сфери обслуговування. Організації, прагнучи бути конкурентоспособонимі, вирішують питання про плученіі сертифікації на право займатися тією чи іншою діяльністю.

Якість послуг, що надаються повинна враховувати зацікавленість всім учасникам процесу:

1. Споживача в отриманні високоякісної, багатофункціональної і дешевої продукції.

2. Підприємця в отриманні прибутку від своєї діяльності, яка безпосередньо залежить від конкурентоспроможності його продукції.

3. Працівників організації в досягненні свого благополуччя, безпосередньо залежить від процвітання їх підприємства.

4. Постачальників продукції в процвітанні організації.

Якісний підхід в облаштуванні суспільства можливий при наявності систем по управління якістю, впорядкує спрямованості діяльностей будь-яких організацій в єдину систему управління. Такою системою, запропонованою розробником стандартів серії ISO 9000 є СМК (система менеджменту якості) або .

Етапи її впровадження:

1. Визначення цільового призначення організації

2. Формулювання очікувань клієнтури, цільової аудиторії

3. Пошук і опрацювання стандартів ISO серії 9000 з вивченням і аналізом досвіду їх застосування різними організаціями

4. Застосування стандартів ISO 9000 на практиці або висунення своєї СМК на здобуття премії в області якості

5. Наявність посібників СМК з розділами: ISO 10006, ISO 10007, ISO 10012, ISO 19011, ISO / TS 16949

6. Проведення аудит-перевірки з метою виявлення невідповідності своєї СМК загальноприйнятим нормам з подальшим анулюванням недоробок відповідно до розробленого плану удосконалення СУЯ

7. Виконання дій щодо вдосконалення СМЯ з реєстрацією їх в журналі і подальшим проведенням повторного аудиту

8. Залучення акредитованого органу для отримання сертифікату відповідності.

Основою існування СМК на належному рівні є грамотне і чітке ведення документального обороту, що представляє собою 4-х рівневу систему.

Мінімальний перелік документації, яку має вести організація згідно стандарту ISO 9001 є наявність політики якості, настанови з якості, цілей в області якості, журналів внутрішніх аудитів, управління документацією, управління записами, управління невідповідною продукцією, журналу фіксації коригувальні та запобіжні дії.

Для більших організацій (підприємств) передбачається додатковий список необхідної документації, що включає існування різних виробничих графіків, робочих і перевірочних інструкцій, планів випробувань і перевірок, схвалених списків постачальників і нормативно-технічної документації.

Чотирьохрівнева система документообігу передбачає присвоєння кожному документу своєрідного статусу важливості в організації технологічного процесу і відповідне местоопределение в системі.

Ієрархія документообігу представлена у вигляді рівнів:

1 рівень: для вищого керівного складу, споживачів і контролюючих органів у вигляді «Політики в області якості» і «Настанови з якості»

2 рівень: для користування структурними підрозділами організації в вигляді документів-процедур з описом процесів СМЯ

3 і 4 рівень: для користування всіма співробітниками організації у вигляді опису різного роду діяльності.

Ієрархічне представлення документального обороту організації дозволяє ефективно впливати на всю систему через вплив на будь-який з її рівнів.