Приклад мети відряджень для правильного оформлення

Відомо що приклад мети відряджень можна легко знайти в спеціалізованих журналах для бухгалтерів. Здавалося б, зовсім нескладно скористатися готовим досвідом. Однак якщо сформулювати мету поїздки некоректно, витрати на неї не можна буде врахувати у витратах для зниження оподатковуваного прибутку підприємства. Тому обґрунтовувати ділове «подорож» співробітника потрібно вдумливо і обережно.

Які готувати документи

Дуже зручно, коли в організації працює фахівець, який знає, як оформити відрядження. Але за часів масових скорочень багатьом власникам малих підприємств доводиться самостійно вести облік і складати більшість офіційних паперів.

Приватні підприємці та працівники, які не закінчили бухгалтерські курси, при необхідності цікавляться, як відбувається оформлення документів на відрядження.

Не секрет, що дана процедура включає в себе кілька етапів.

1. Керівник компанії видає наказ про відрядження за формою Т9. Він містить:

• П.І.Б. співробітника;
• його табельний номер;
• посаду;
• підрозділ компанії (відділ, сектор, департамент), в якому працює службовець;
• цілі і завдання подорожі, його терміни, джерела фінансування (зазвичай засоби роботодавця);
• місце призначення.

До наказу додається документ - підстава відрядження (службова записка або запрошення).

До 2013 року потрібно також готувати службове завдання і посвідчення про відрядження. Тепер ці форми заповнювати не обов`язково. Трудовитрати бухгалтерів скоротилися, але виникли нові питання: чим підтвердити факт поїздки по службовій потребі і як довести, що мета відрядження досягнута?

У зв`язку з цим у багатьох організаціях співробітникам продовжують оформляти посвідчення про відрядження. Це невеликий і одночасно дуже інформативний документ. Мета в посвідченні про відрядження вказується та ж, що і в наказі.

2. Роботодавець набуває проїзні квитки, бронює номер в готелі.

3. відряджаються співробітник розписується в тому, що ознайомлений з наказом, отримує проїзні квитки і інформацію про місце проживання.

4. Розраховуються добові. За законодавством вони становлять:

- 700 руб. в день - при виїздах в межах території РФ.

- 2500 руб. в день - при закордонних відрядженнях.

Роботодавець може за власною ініціативою збільшити виплати, але в цьому випадку він буде зобов`язаний внести до бюджету ПДФО, нарахований з сум, що перевищують вказані значення.

5. Розраховується заробітна плата співробітника на час його перебування поза місцем основної служби. Вона становить середньоденний заробіток, помножений на кількість днів ділової поїздки. Якщо час перебування у відрядженні доводиться частково на вихідні або святкові дні, заробітна плата за цю добу розраховується в подвійному розмірі.

6. Після повернення з поїздки співробітник заповнює авансовий звіт про проведені витрати за формою № АТ-1 і докладає підтверджуючі документи: проїзні квитки, ваучер на проживання в готелі, шляховий лист, чеки на оплату ПММ при необхідності.

7. Уже можна підбити підсумки: чи досягнута мета відрядження? Працівник готує письмовий звіт або подає документи, що підтверджують факт виконання службового завдання.

Що, якщо заявлена мета поїздки не досягнута?

Чи можна витрати по відрядженню в цьому випадку прийняти до обліку для зменшення оподатковуваної бази? Це питання досі викликає суперечки між бухгалтерами та представниками ФНС. Останні стверджують, що витрати по нерезультативної поїздці не приймаються до податкового обліку.

Відео: Службові відрядження 2016. На що звернути увагу

Бухгалтера і власники фірм, в свою чергу, висувають позови на предмет визнання того, що відрядження співробітника носить виробничий характер незалежно від її результату. Нерідко їм вдається відстояти свою точку зору в суді.

Зокрема, дуже поширений приклад мети відряджень - «Підписати контракт із замовником». Є ймовірність, що угода не відбудеться. Податківці вважають в цьому випадку необгрунтованим віднесення витрат на відрядження до витрат для зниження прибутку. Однак керівникам підприємств не раз вдавалося довести, що в ході переговорів встановилися міцні ділові зв`язки з потенційними замовниками, які можуть привести до укладення контракту в майбутньому. Суд визнавав право платника податків прийняти витрати на відрядження до податкового обліку.

«Універсальні» формулювання для службових завдань

В даний час досвідчені аудитори рекомендують: якщо є сумніви в тому, що мета поїздки буде досягнута, краще позначити її в наказі загальними фразами. При постановці завдань дозволено використовувати вільні формулювання. Наведемо приклади цілей відряджень, не зобов`язують співробітника підтверджувати документально факт виконання завдання:

«Іванов І. І направляється в м Н-ск для:

• вирішення виробничих питань,
• переговорів про можливу співпрацю,
• встановлення ділових контактів,
• дослідження ринку на предмет можливості придбання товару ».

Відео: Відрядження: особливості оформлення. СЕРПЕНЬ 2016

Відряджений працівник не виконав позначене в наказі завдання

Якщо була поставлена конкретна мета, і вона не досягнута, допустимо витребувати від співробітника пояснювальну записку, яка містить інформацію про те:

• чому не вдалося виконати службове завдання,
• який результат поїздки,
• ніж відбулося «подорож» економічно вигідно для фірми.

При наявності листи від службовця податкові органи, як правило, визнають правомірним прийняття витрат на відрядження до податкового обліку.

Які умови необхідно дотримати при призначенні службового завдання?

Відео: Службове відрядження. Як оформити відрядження в програмі 1С8.2

На жаль, в нормативних документах не вказані в якості зразка правильні приклади цілей відряджень. Завдання, які співробітник повинен вирішити за час поїздки, роботодавець визначає самостійно. Однак при складанні наказу важливо врахувати деякі моменти:

1. Для того щоб витрати на відрядження можна було прийняти до податкового обліку, виробнича необхідність переміщення співробітника в інше місто або країну повинна бути очевидною. Так, наприклад, витрати, пов`язані з поїздкою на корпоративне торжество або церемонію вручення нагороди, не можна включити до витрат для зниження прибутку.
2. Цілі і завдання відрядження повинні відповідати посадовими обов`язками працівника.
3. Термін і маршрут «подорожі» не можуть суперечити його причини. Наприклад, якщо співробітника відправили в службову поїздку з метою участі у виставці, він зобов`язаний відбути в зворотному напрямку протягом доби після закінчення заходу.

Відрядження керівних кадрів

Перші особи компаній та їх заступники виїжджають в інші міста і країни, як правило, для:

• проведення ключових переговорів з партнерами,
• участі в офіційних заходах,
• встановлення контактів з потенційними замовниками.

Відрядження керівника оформляється частіше за все не наказом по формі T9, а розпорядженням, що містить фразу: «убуває в г .______________ з метою… ». У розпорядженні, як і в наказі, необхідно вказати П.І.Б. і посаду співробітника, місце призначення, мета і завдання відрядження.

Наведемо приклади службових завдань, які перша особа компанії може призначити собі або своїм заступникам:

• проведення переговорів з ТОВ «Комплект»;
• демонстрація зразків продукції ТОВ «Стандарт»;
• участь у виставці «Електромонтаж Росії» м Moscow 27 вересня 2016 р .;
• проведення презентації для учасників зустрічі «Космотехніка» 20 липня 2016 р .;
• участь в семінарі «Як пережити фінансову кризу» 21 серпня 2016 р, проведеному ТОВ Навчальний центр «Консультація» в м Москві;
• виступ з лекцією перед студентами та аспірантами Московського державного університету на тему «Державна підтримка вітчизняного виробника»;
• обмін досвідом з учасниками конференції «Бізнес легко і з задоволенням», що проводиться з 10 по 15 жовтня 2016 р .;
• підвищення професійного рівня;
• ознайомлення з новими технологіями.

Відрядження директора і його заступників може бути також пов`язана з перевіркою якості роботи філій компанії. Наведемо приклади:

• підведення підсумків фінансово-господарської діяльності дочірнього підприємства ТОВ «Наша фірма» за 1-е півріччя 2016 р .;
• участь в ревізії фінансово-торговельних операцій філії ТОВ «Підприємство» в м Н-ську;
• проведення аналізу якості роботи і атестації персоналу додаткового офісу № 0233 в м А-ську з 02 по 10 вересня 2016 р

При необхідності мета відрядження може бути розділена на декілька вужчих завдань. Вони зазвичай не вказуються в наказі, але відображаються у внутрішніх документах компанії.

Так, наприклад, до мети «проведення переговорів з ТОВ« Перспектива »про можливу співпрацю» можуть бути виставлені такі завдання:

1. Знайомство і особиста зустріч з генеральним директором ТОВ «Перспектива»: демонстрація рекламних матеріалів, зразків продукції, обговорення умов поставки.

Запланований результат:

• встановити контакт з керівником ТОВ «Перспектива»,
• довести до нього інформацію про конкурентні переваги продукції ТОВ «Наша компанія» і переваги співпраці,
• домовитися про укладення контракту на поставку першої партії товару.

2. Участь в нараді з відділом закупівель ТОВ «Підприємство», обговорення умов контракту.

Запланований результат:

• Домогтися права на поставку товару на умовах 100% передоплати, за умови надання ТОВ «Перспектива» оптової знижки в розмірі не більше 20% від ціни, зазначеної в прайс-листі (1 варіант);
• Домовитися про поставку товару в обсязі однієї тонни сировини на місяць, без знижки, з розстрочкою платежу на термін не більше 3-х тижнів (2 варіант).

Після повернення з поїздки директор підводить підсумки, чи досягнута мета відрядження.

Ділові поїздки менеджерів з продажу

Як оформити відрядження співробітника, відповідального за обслуговування клієнтів і збут продукції? Перед менеджерами з продажу зазвичай ставляться чіткі цілі, виражені в кількісних показниках. Від того, наскільки якісно і результативно працівник виконує бізнес-план, залежать його заробітки і перспективи кар`єрного росту.

Якщо співробітнику, відповідального за роботу з клієнтами, не вдається виконати головне завдання ділової поїздки (здійснити продаж), роботодавець все одно бажає отримати максимум інформації про потенційного замовника, перспективи співпраці з ним, а також про причини, через які не вдалося укласти угоду.

Крім того, керівнику компанії, націленої на розширення клієнтської бази, важливо розуміти, з ким із фірм-конкурентів співпрацює потенційний замовник і на яких умовах укладено договори.

Тому коли менеджер з продажу відправляється у відрядження, перед ним ставлять багаторівневу мета, що включає в себе завдання, що стосуються не тільки переговорів із замовником, а й збору ринкової інформації.

Основне службове завдання може звучати так:

• проведення переговорів і встановлення первинного контакту з ТОВ «Майбутній клієнт»;
• укладення договору на поставку матеріалів для компанії АТ «Замовник»;
• розширення клієнтської бази, вивчення можливостей ринку м Н-ска;
• участь у виставці «Будматеріали сьогодні» 01 серпня 2016 р .;
• обмін досвідом з менеджерами з продажу Західного філії компанії-участь в корпоративній конференції «Прибуткові угоди»;
• навчання нових співробітників відділу збуту Західного філії;
• організація і проведення семінару «Успішна робота».

«Укладення контракту на поставку товару» - найбільш популярна мета відряджень співробітників, відповідальних за роботу з клієнтами. Вона може бути розкрита в задачах:

• зустріч з представником відділу закупівель ТОВ «Майбутній замовник», виявлення і аналіз потреб;
• візит на підприємства-конкуренти ТОВ «Суперник 1» і АТ «Суперник 2» як «таємного покупця»: отримання прайс-листів, збір інформації про умови співпраці з замовниками, складання звіту для відділу маркетингу, виявлення сильних сторін ТОВ «Суперник 1» і АТ «Суперник 2»;
• переговори з начальником відділу закупівель ТОВ «Майбутній клієнт», демонстрація зразків продукції, узгодження умов контракту;
• зустріч з генеральним директором ТОВ «Майбутній клієнт», підписання контракту.

Після повернення з поїздки менеджер з продажу зобов`язаний подати звіт про виконання кожного завдання і отриманих результатах. До нього додаються протоколи проведених переговорів, аналіз потреб потенційного клієнта, матеріали для маркетингових досліджень, копії комерційних пропозицій, підписаний контракт (при наявності).

Аналогічним чином можуть бути сформульовані цілі відрядження для начальника клієнтського підрозділу або директора департаменту продажів.

Перед керівним складом можуть бути поставлені і такі завдання:

• проведення внутрішньо фірмового аудиту операцій з реалізації,
• контроль за роботою філії компанії,
• участь в зборах Комітету щодо поліпшення якості обслуговування клієнтів,
• надання звіту про продажі перед членами ради директорів на щорічних зборах.

Відрядження з метою придбання матеріалів

Директори підприємств, а також співробітники підрозділів, зайнятих закупівлями, часто відправляються у відрядження для того, щоб купувати товари для потреб підприємства.

У цьому випадку в наказі можна вказати будь-який приклад мети відряджень з наступних:

• проведення переговорів з ТОВ «Можливий постачальник 1» і ТОВ «Можливий постачальник 2», обговорення умов співпраці;
• встановлення ділових контактів з ТОВ «Завод», вивчення процесу виробництва і зразків продукції;
• укладання контрактів на придбання сировини і комплектуючих з ТОВ «Матеріал» та АТ «Деталі»;
• узгодження умов договору з постачальником ТОВ «Виробник».

Поїздки працівників, зайнятих на виробництві

Часто «подорожувати» доводиться інженерам по установці і монтажу обладнання, будівельникам, працівникам. Для даних фахівців актуальний будь приклад завдання відрядження із зазначених:

• монтаж і первинне тестування виробничого обладнання «Лінія-1» в цехах компанії АТ «Замовник»,
• установка, наладка та запуск в роботу обладнання «Конвеєр-100»,
• гарантійне обслуговування верстата «А-2»,
• регламентні роботи на виробничій лінії АТ «Замовник»,
• позаплановий ремонт, виправлення поломки верстата,
• профілактика обладнання.

Ділові поїздки водіїв

«Працівникам керма» часто доводиться виїжджати в інші міста, з метою перевезення вантажів, документів, доставки фахівців до місць роботи.

Відрядження співробітника даної категорії зазвичай пов`язана з виконанням таких завдань:

• доставка комерційного директора ТОВ «Стандарт» до місця ведення переговорів з ТОВ «Клієнт»,
• отримання матеріалів на складі постачальника, доставка вантажу на територію ТОВ «Наша фірма»,
• ремонт автомобіля, придбання запчастин,
• технічна діагностика автомобіля в сертифікованому автосервісі.

висновок

Тепер вам відомо, на які моменти важливо звернути увагу, оформляючи відрядження співробітника. У даній статті ви можете підібрати приклад мети відряджень, відповідний персонально до вашого нагоди.