Як правильно оформляти авансовий звіт? Зразок і правила

Авансовий звіт - це первинний документ в бухгалтерському діловодстві. Головним його призначенням є підтвердження витраченої підзвітною особою суми.

Двостороння уніфікована форма № АТ-1 - єдиний бланк для кожної юридичної особи будь-якої форми власності. Винятком є тільки бюджетники, які користуються з 2002 року спеціальним бланком «0504049».

Обов`язок з оформлення авансового звіту лягає на кожного працівника, який отримав грошові кошти для відрядження або придбання будь-якого матеріалу або товару (наприклад, канцелярські товари або продукти харчування).

Авансовий звіт відрядженого співробітника

Як правильно оформляти авансовий звіт, якщо співробітник прямував організацією для виконання будь-якого завдання в інше місто?

Відрядженням називають поїздку працівника з метою виконання своїх посадових обов`язків поза місцем розташування компанії. Вона ніколи не обходиться без витрат, які підлягають компенсації працівникові відповідно до чинного законодавства.

До відрядження витрат можна відносити:

Проїзд туди і назад, але тільки в тому випадку, якщо працівник має квитками.
Оренду житлоплощі (чеки або квитанції обов`язкові до пред`явлення).
Додаткові витрати, що входять до складу добових.
Телефонні переговори, поштові відправлення, обмін валюти, транзитний і комісійний збір, багажний квиток і будь-який інший захід, без виконання якого не буде досягнуто основної мети поїздки.

Всі вищеназвані витрати мають бути підтверджені документально. Якщо говорити про добових, то їх розмір звичайно домовляються в наказі або в положенні про відрядження, видаються на кожному підприємстві. Сума може відрізнятися в залежності від того, куди поїхав співробітник: всередині регіону, в інший суб`єкт Російської Федерації або за кордон.

Законодавство не встановлює граничний розмір добових, але якщо їх величина всередині країни перевищує 700 руб., А за її межами - 2500 руб., То вони повинні обкладатися ПДФО. Проблеми з тим, як правильно оформляти авансовий звіт після повернення з відрядження, не повинні виникати. Термін здачі документа - не більше трьох днів з моменту прибуття. Якщо підзвітна сума була витрачена не повністю, то різницю необхідно повернути в касу за допомогою прибуткового касового ордера, а якщо, навпаки, стався перевитрата, то працівникові компенсується все за допомогою видаткового касового ордера.

Які наслідки тягне неправильно оформлений авансовий звіт?

правильно оформити авансовий звіт по відрядженню працівник повинен протягом трьох днів, в іншому випадку контролюючий орган може розглянути цю суму як дохід, на який повинен бути нарахований ПДФО і страхові внески.

До речі, прийняття нової редакції закону № 290-ФЗ від 03 липня 2016 року, вводить деякі коригування, наприклад, серйозний штраф за надання неналежного чека. Також планується почати використовувати для на оплату відрядних витрат спеціальні банківські карти, що відповідають міжнародному стандарту Visa і MasterCard.

Загальні правила

Як правильно оформляти авансовий звіт? Потрібно просто дотримуватися кожен з наступних пунктів:

1. Звіт повинен бути складений не пізніше трьох робочих днів з того моменту, як:

закінчився термін, зазначений працівників в заяві про видачу грошових коштів;
співробітник вийшов на роботу, якщо витікання періоду, на який видавалися гроші, довелося на відпустку або хвороба;
працівник повернувся з відрядження.

2. Для оформлення звіту слід використовувати уніфіковану форму № АТ-1 або форму, прийняту підприємством.

3. Працівник, спільно з бухгалтером, якому відомо, як правильно оформляти авансові звіти (приклад однозначно мається на програмному забезпеченні), повинні заповнити документ.

4. За затвердження звітної паперу відповідає керівник.

5. Будь-який авансовий документ повинні супроводжувати чеки, рахунки, квитки та інші папери, які підтверджують, що людина дійсно витратив підзвітні кошти.

порядок заповнення

Як правильно оформляти авансовий звіт?

Перша або лицьова частина повинна бути заповнена бухгалтером. Не можна обійтися без зазначення реквізитів документа (номера і дати), відомостей про підприємство та підзвітних осіб, про суму виданого авансу, зведеної інформації: витрачені кошти і бухгалтерські рахунки, на підставі яких можна судити про рух і списання. Крім того, тут слід вказати перевитрата або возвернуть невикористаний аванс.

Друга частина являє собою відривну розписку про те, що авансовий звіт прийнятий на перевірку. Після заповнення бухгалтер повинен відрізати її і видати підзвітній співробітнику.

Третю частину (зворотний бік форми АТ-1) необхідно заповнювати колективно. Завдання подоотчетного працівника - відобразити реквізити і прикласти кожен правильно оформлений товарний чек для авансового звіту. Бухгалтеру залишиться заповнити суму і бухгалтерський рахунок, на якому відіб`ються витрачені гроші.

На документі повинні стояти підписи працівника, бухгалтера і головного бухгалтера. Тільки після цього його може затвердити керівник.

обгрунтований перевитрата

Як правильно оформити перевитрата за авансовим звітом? Для початку потрібно переконатися в його обгрунтованості:

витрати коштів вище виділених зажадало виконання завдання за дорученням начальства;
співробітник має підтверджують паперами.

Якщо хоча б одна умова не дотримана, то грошова сума не підлягає відшкодуванню.

Порядок компенсації перевитрати по касі

У разі перевитрати коштів перед бухгалтером постає питання: авансовий звіт - як правильно оформити. Зразок видаткового касового ордера форми № КО-2 легко можна знайти на безкрайніх просторах інтернету. Реквізити даного документа необхідно вказати в звіті - рядок «Перевитрата виданий за касовим ордером».

Термін компенсації перевитрачених співробітником коштів встановлено законодавством. Отже, якщо бухгалтер не вказав відразу відомості про витратному ордері в авансовому звіті, це не спричинить ніяких штрафних санкцій.

Умови компенсації перевитрати на зарплатну карту

В даний час практично всі організації перераховують співробітникам заробітну плату на банківську карту. А чи можна перевитрачених за авансовим звітом суму повернути співробітнику таким же способом?

Законодавство не має однозначною відповіддю. Сам документ передбачає тільки одну форму відшкодування перевитрачених підзвітної суми - готівка.

Таким же думкою в 2006 році поділився Центральний банк Росії у своєму листі № 36-3 / 2408. При цьому його ж лист, але від 24 грудня 2008 року № 14-27 / 513 містить інформацію про те, питання: чи можна використовувати банківську карту для розрахунку за підзвітною сумою не є компетенцією Центрального Банку. Те мережу підприємство повинно самостійно розбиратися зі своїми проблемами в даному випадку. А щоб у контролюючого відомства не виникали зайві питання, рекомендується користуватися касою.

Відео: Авансовий звіт в 1С 8.3 - зразок заповнення

Як компенсувати особисті гроші співробітника?

Працівник організації може сам відправитися за придбанням необхідних товарів (робіт, послуг) за свої власні кошти. В даному випадку немає необхідності заповнювати авансовий звіт. Як правильно оформити вищеописані дії?

Цілком достатньо буде заяви та підтверджуючих покупку документів (касових чеків, накладних, бланків суворої звітності, проїзних документів і т. д.).

Оформлення авансового звіту в 1С

Кожен бухгалтер повинен бути знайомий з таким документом, як авансовий звіт. Як правильно оформити в 1С? Місцем розташування документа в програмі є розділ «Банк і каса».

У створеному вікні слід спочатку вказати інформацію про організацію та підзвітних осіб. Кнопка «Додати» зробить доступною таблицю, в якій необхідно відобразити всю інформацію про видані кошти.

Аванс буває трьох видів:

Грошові документи. При цьому враховуються авіа- та залізничні квитки, путівки, поштові марки та інше.
Готівкові кошти. Основною метою документа є списання готівкової грошової суми.
Розрахунковий рахунок. Документ необхідний для того, щоб врахувати списання безготівковій грошової суми з розрахункового рахунку компанії.

Щоб сформувати відомості про видачу готівки, необхідно почати з створення нового видаткового касового ордера. Після заповнення документ слід роздрукувати і передати підзвітній особі, щоб останній заповнив рядок про отримання грошових коштів і розписався. Тільки після цього можна зберегти і провести документ.

У табличній частині видаткового касового ордера слід вказати інформацію про товари та матеріали, придбаних підзвітною особою. Якщо покупка товару супроводжувалася видачею рахунок-фактури, то необхідно поставити прапор СФ, вибрати Постачальника і заповнити його реквізити.

Розділ «Поворотна тара» вимагає заповнення інформації про тарі, яку Постачальник чекає назад.