Як скласти супровідний лист до документів?

Відео: Як скласти супровідний лист

При виконанні послуг - особливо дистанційних - підприємець зазвичай пересилає цілий комплект документації. Це можуть бути акти прийому-передачі, пакувальні листи, рахунки-фактури, коректувальні інвойси, оферти. У тому випадку, якщо контрагент новий або паперів особливо багато, бажано направити супровідний лист до документів. Як його скласти і що вказати?

Відео: Супровідний лист до резюме. Як написати і приклад

перелік додатків

Найчастіше в документообігу беруть участь рахунки-фактури або договори і різні додаткові угоди до них. У цьому випадку просто необхідно детально описати, що знаходиться в посилці, наскільки терміново паперу повинні бути спрямовані відправнику, що одержувач повинен з ними зробити і т. Д. Роль такої інструкції і виконує супровідний лист до документів. У ньому, наприклад, можна вказати, що один примірник договору з печатками і підписами уповноважених осіб необхідно направити відправнику. Якщо до товару додається рахунок-фактура, слід підкреслити, що він повинен бути сплачений протягом певного терміну. Супровідні листи, як правило, вказують перелік документів зі списком додатків і адресатів. Список повинен бути нумерованим, щоб при отриманні можна було відразу перевірити комплектність. Буває і так, що супровідний лист до документів вказує, що в них міститься, наприклад, виправлений договір на виробництво і окремо на передачу авторських прав, а на ділі відправник забуває приєднати ці папери. Саме тому при отриманні необхідно провести звірку і відразу ж повідомити контрагенту про помилку.

Відео: Як написати супровідний лист і знайти роботу мрії

Як сформулювати супровідний лист до документів?

Найчастіше для таких цілей використовується спеціальний шаблон. Приклад супровідного листа до документів можна знайти безпосередньо в програмі Word, OpenOffice або будь-який за вашим вибором. Залишиться лише вставити свої дані, вказати адресата і відправника - і посилка готова. Супровідний лист до документів можна без всяких проблем скласти самостійно. Хорошим тоном вважається подяку за співпрацю в першому абзаці. У другому можна вказати, що "організація Х направляє фірмі Y наступні документи" (Далі йде список) і "просить підписати і надіслати за адресою", "звертатися як з конфіденційними", "при необхідності виправити"... Все залежить від конкретної ситуації. але діловий етикет має на увазі ясні і прозорі правила гри. Ваш контрагент не повинен замислюватися, що зробити з отриманими паперами, чи містяться в них остаточні версії або варіанти для обговорення. Все повинно бути написано чорним по білому.

Відео: Як грамотно скласти супровідний лист

графічне оформлення

Супровідний лист до документів зазвичай першим впадає в вічі контрагенту. Воно не повинно бути довгим і розлогим. Досить на одній сторінці вказати, що входить в комплект документів, що адресант просить з ними зробити і протягом якого терміну, а також повна адреса відправника. Бажано простежити за тим, щоб правильно було названо одержувач, не кажучи вже про те, що помилка в такій тонкій матерії, як ділові відносини, може коштувати дуже дорого. Неприпустимо вислати одному контрагенту супровідний лист до документів, що призначалося для іншого. Бажано оформити його на фірмовому бланку, з підписами і печатками, хоча остання вимога є необов`язковою. Не варто обтяжувати контрагента також читанням довгих послань дрібним шрифтом. Тому супровідний лист повинен бути написано максимально лаконічно, читабельно і акуратно.