Уніфікація і стандартизація документів. Розвиток уніфікації та стандартизації документів

Науково-технічний прогрес і поява безлічі форм власності призвели до розширення торгово-економічних та соціокультурних зв`язків. Різко активізувалися процеси в соціумі вплинули на розростання обсягів інформаційних потоків, необхідних для повноцінного функціонування управлінських ланок.

Для чого потрібна уніфікація документів

Незалежно від сфери і області: будь то державна діяльність або промисловість, освіту або охорону здоров`я - ручна уніфікація і стандартизація документів поступово відходила на другий план. З початку минулого століття обробка даних по їх систематизації поступово переходила від ручного до механізованого способу, а далі - до автоматизованого.

Таким чином проходила раціоналізація документознавства. Поняття «уніфікація і стандартизація документів» зароджувалося на даному етапі. Однак на всіх етапах вдосконалення документообігу та обробки даних виникала одна і та ж проблема. Довести до автоматизації хаос неможливо, оскільки цього процесу повинні передувати уніфікація і стандартизація документів в цілому. Іншими словами, тільки упорядкувавши паперу, можна приступати до їх обробки та використання.

Цілі і завдання уніфікації

Основними моментами в ході оптимізації офіційної управлінської, економічної і будь-який інший діяльності є уніфікація і стандартизація документів. Коротко пояснити це поняття можна як приведення документообігу до загальної єдиної формі, однаковій системі. Даний процес має великий вплив на безпосереднє складання будь-якої документації. принципи стандартизації і уніфікації документів полягають в наступному:

1. Єдина типізація форм.
2. Встановлення однакових вимог до оформлення даних, що випливають під час прийняття однотипних управлінських рішень.
3. Істотне зниження витрат різного характеру на складання і оформлення матеріалів.
4. Сумісність безлічі однакових баз даних, незалежно від галузі та діяльності.

Функції уніфікованого документообігу

Варто розуміти, що будь-яка діяльність з керівництва та управління організацією, підприємством, країною, в кінці кінців, є системою, кожним елементом якої стає та чи інша функція. Серед них існують загальні (або типові) - ті, які є властивими діяльності будь-якої установи: організаційної, розпорядчої, виконавчої, функцій планування, обліку і т.д. Тим часом діяльності окремих організацій притаманні особливі функції. Наприклад, завдання і цілі, засновані на реалізації освітньої діяльності, характерні тільки для суб`єктів даної сфери.

Що являє собою система документів

Уніфікація і стандартизація управлінських документів являє собою систему матеріалів, утворену на основі їх взаємозв`язку з:

• ознаками виникнення;
• призначенню;
• галузі;
• типу;
• вимогам до складання.

Якими бувають документи в уніфікованої системи

Системна документація може бути общефункціональной і галузевої. Що стосується першого типу, то тут питань виникнути не повинно. До галузевих систем відносять документообіг, що відображає специфіку діяльності підприємства або організації. Наприклад, стандартизація та уніфікація митних документів буде містити матеріали, що регламентують процедури перевірки і пропуску на державному кордоні вивозяться, імпортованих товарів.

Наскільки взаємопов`язані матеріали і яким чином співвідносяться між собою документи обох систем - функціональної та галузевої, залежить від безлічі факторів. Зокрема, їх значення зумовлюється характером діяльності тієї чи іншої організації. Крім того, уніфікація і стандартизація управлінських документів далеко не завжди має на увазі створення положень про організаційну, виконавчої чи розпорядчої діяльності. Тим часом документація організаційно-розпорядчого плану, в якій містяться основні моменти управління, адміністрування, взаємодії і регулювання роботи державних органів, підприємств, підрозділів і посадових осіб заснована на галузевих і функціональних структурах.

Основні етапи уніфікації та стандартизації

Проблеми стандартизації та уніфікації зовнішньоторговельних документів нерідко виникають через несвоєчасне виділення блоку організаційно-розпорядчої документації, яка для подібних систем служить правовим підмогою. Проведення своєчасної уніфікації в документообігу торгового підприємства має на увазі:

1. В рамках структури однакових документальних форм відбувається встановлення відповідної номенклатури.
2. Загальна модель побудови системи документів заснована на використанні формуляра, взятого за зразок.
3. Окрему увагу приділено правилам синтаксичного побудови документації.

До цього уніфікація і стандартизація первинних документів проходила з урахуванням всіх вимог до матеріалів на всіх етапах створення, заповнення, обробки і заощадження. Враховувалися і психофізіологічні можливості людини, і параметри машинно-технічних приладів.

Особливості створення стандартів

Варто відзначити, що результатом проведеного процесу уніфікації стало приведення самих часто використовуваних шаблонів до єдиної правовій формі. Стандарти, розроблені на послуги, продукцію і роботу, мають своє пояснення на федеральному законодавчому рівні. Поняття «уніфікація і стандартизація документів» в цьому випадку визначається державною діяльністю з фіксування норм і характеристик для багаторазового застосування в добровільному порядку.

Завданням створення стандартів є упорядкованість у виробничій сфері та підвищення конкурентних якостей продукції, що випускається, сфери послуг або робіт. Стандартизація та уніфікація зовнішньоторговельних документів також має на меті досягнення інформаційної та технічної сумісності.

Проблеми, пов`язані з уніфікацією зовнішньоторговельної документації

Крім того, термін «стандарт» означає не тільки документ нормативного змісту. У законі чітко прописано механізм його добровільного непримусового застосування. Державні стандарти досить швидко змінилися національними. Після впровадження кардинальних змін колишніми залишилися лише проблеми стандартизації та уніфікації зовнішньоторговельних документів.

Особливо гостро і по сей день стоїть питання про державні стандарти, що регламентують процес складання супровідної документації до продукції, що експортується. Згідно уніфікованої системи, прийнятої федеральним законом «Про технічне регулювання» від 01.07.2003 р, положення, присутні в ній, повністю не відповідають уніфікованим вимогам ведення документації, однак продовжують масово застосовуватися і сьогодні.

Роль Держстандарту в процесі уніфікації та стандартизації

Уніфікація і стандартизація документів - стезя Держстандарту Росії. Будь-які загальноукраїнські класифікатори в технічній, економічній, соціальній сфері набувають юридичну силу відразу ж після проходження державної реєстрації. Контроль над реалізацією всіх вимог, включених в окремі акти, здійснює Держстандарт Росії і інші органи, уповноважені державою в межах визначеної компетенції.

Основні напрямки уніфікації та стандартизації документів полягають у встановленні однакових зразків, шаблонів, формулярів. Це можуть бути стандарти, необхідні при складанні документів, для стандартів на окремі види товарів та уніфіковані документаційне системи. Остання являє собою систему матеріалів, створену за встановленими єдиними правилами і запитам. Уніфікована система документації містить, як правило, відомості, необхідні для здійснення управлінських функцій в конкретній сфері впливу.

Основні уніфіковані і стандартизовані системи в Росії

На сьогоднішній день серед уніфікованих систем виділяються:

• структура, що стосується документації організаційного і розпорядчого характеру;
• система, яка контролює документообіг в банківській установі;
• уніфікація і стандартизація бухгалтерських документів, а також звітної і облікової фінансової документації в установах бюджетної сфери;
• сфера статистичних документів;
• система документації, яка регулює питання праці;
• уніфіковані документи для здійснення зовнішньої торгівлі.

Відповідно, до кожної з вищевказаних систем додається свій державний стандарт, розробляють які центральні відомства, координуючі функціонування в конкретній сфері діяльності. Наприклад, Міністерство фінансів в Росії відповідає за створення форм для бухгалтерської та банківської документації. У свою чергу, Росархів визначає шаблони організаційно-розпорядчої документації. Ці ж органи влади стверджують реквізити документів. Їх уніфікація і стандартизація передбачає створення формулярів для застосування в тій чи іншій галузі.

Реквізити та формуляри документів в процесі стандартизації

Реквізитом документа вважають його обов`язковий елемент, без якого неможливо проходження процедури офіційного оформлення, реєстрації матеріалу. До реквізитів відносять підпис, печатку, штамп, дату, текст і т.д. Природно, що для кожного виду офіційного документа застосовують окремий набір реквізитів. При цьому в кожній з систем уніфікація реалізовується за рахунок створення зразкового формуляра документів для однієї з систем. На його підставі розробляють найбільш підходящі реквізити всіх документів, що входять в певну базу даних.

Формуляр, як уже говорилося, є шаблонну форму документа. Така модель складання документа у встановленій сфері застосування враховує його формат, розміри полів і відступів, особливості створення конструкційної сітки та головних реквізитів.

Уніфікація і стандартизація документів організаційно-розпорядчого напрямки сприяє спрощеним використання форм в діяльності будь-якої організації, установи, промислового і виробничого підприємства. ГОСТи, якими регулюється застосування уніфікації і стандартизації організаційно-розпорядчої документації, поширюються на:

• постанови;
• накази і розпорядження;
• рішення;
• протоколи;
• акти;
• листи.

Листи фіксують вирішення питань адміністративно-організаційного характеру, в т.ч. управління, координацію і забезпечення діяльності:

• державних органів влади суб`єктів РФ (в перелік суб`єктів входять автономні округу і республіки, законодавством яких національна мова поряд з російською встановлено головним);
• підприємства та об`єднання, незалежно від форми власності та організаційно-правової діяльності.

ГОСТ встановлює не тільки склад реквізитів, а й вимоги до їх оформлення, а також виготовлення, обліку, застосування і збереження бланків з присутніх Державним гербом РФ і гербом суб`єктів. Додатком ГОСТу є схематичне зображення реквізитів.