Заповнення картки т-2: зразок. Особова картка працівника
Відео: 1С 8.2 АВАНСОВИЙ ЗВІТ і всі нюанси щодо його складання в програмі 1С. урок 41
У коло обов`язків працівника відділу кадрів входить заповнення картки Т-2. Зразок бланка і правильне внесення в нього необхідної інформації є обов`язковими умовами для правильного ведення обліку.
Правила оформлення співробітників
Прийом на роботу співробітників, як правило, супроводжується складанням певного пакету документів. Це потрібно для найбільш повного і всебічного врахування кадрів. Заповнення картки Т-2 (зразок можна побачити нижче) проводиться відразу після підписання керівником підприємства наказу про прийом на роботу даного співробітника.
Краще це робити невідкладно, щоб в потрібний час в наявності була вся необхідна інформація. Заповнення картки Т-2 (зразок є в статті) обов`язково для всіх новоприбулих працівників, незалежно від посади, професії та категорії. Відповідальність за достовірність внесеної інформації відповідає працівник відділу кадрів, який безпосередньо здійснює процес оформлення. Всі дані повинні бути взяті тільки з достовірних джерел і підтверджені документально. При заповненні відповідних розділів бажано не допускати помилок, щоб згодом не було необхідності проводити будь-які виправлення або коригування.
Джерела інформації
Заповнення картки Т-2, зразок якої наведено в статті, провадиться на підставі обов`язкового пакета документів, який новий співробітник представляє при прийомі на роботу. Вносити відповідні записи кадровик може тільки в тому випадку, якщо в наявності є:
- паспорт (або будь-який інший документ, здатний засвідчити особу людини);
- військовий квиток (тільки для чоловіків);
- трудова книжка;
- документ, що свідчить про закінчення навчального закладу;
- інші документи, що підтверджують наявність кваліфікації або спеціальних знань;
- свідоцтво про державне пенсійне страхування.
Крім цього, для оформлення знадобиться:
- автобіографія;
- наказ про прийом на роботу);
- договір (трудовий).
З огляду на внутрішній регламент і специфіку роботи компанії, роботодавець має право запросити у громадянина інші документи. Це може бути медична довідка або інформація про наявність (або відсутність) судимості. У будь-якому випадку необхідність надання запитуваних відомостей повинна бути підтверджена законами, указами чи постановами відповідних органів уряду Росії.
затверджений бланк
В даний час на території нашої країни застосовується особиста картка Т-2, форма якої затверджена постановою №1 Держкомстату Росії від 5 січня 2004 року.
Цей бланк містить в собі десять обов`язкових розділів, в яких максимально повно відображена вся інформація про працівника:
- Загальні відомості.
- Дані про військовий облік.
- Інформація про прийом на роботу і всіляких перекладах.
- Дані про атестацію.
- Відомості про підвищення кваліфікації.
- Інформація про отримані за час роботи нагороди і заохочення.
- Дані про відпустки.
- Соціальні пільги, що надаються працівникові.
- Додаткові відомості.
Завдяки всій цій інформації, особова картка Т-2 є ідеальним засобом обліку. У ній є все, що необхідно знати про співробітника. Причому в кожен з розділів цього документа постійно вносяться необхідні доповнення. Таким чином, в потрібний момент керівництво підприємства, не піднімаючи особиста справа, має можливість отримати про працівника будь-яку потрібну інформацію.
дотримання законності
Т-2 - особиста картка працівника, в яку всі відомості про нього заносяться в певному порядку. Після заповнення вихідних даних, які розміщуються в перших двох розділах, працівник кадрової служби повинен своїм особистим підписом підтвердити їх достовірність. Те ж саме має зробити і прийнятий на роботу співробітник.
Кадровик, в свою чергу, повинен стежити за наявністю необхідних підписів. В іншому випадку його неуважність може бути розцінена як грубе порушення законодавства. За це недбайливому співробітникові доведеться відповідати не тільки перед керівництвом підприємства. Подібні дії падають під статтю 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення Росії і загрожують винуватцю грошовим штрафом. Крім того, необхідно пам`ятати, що Т-2 (особиста картка працівника) - це документ, який дублює відомості про працівника, що вносяться до трудової книжки. А на підставі пункту 12 Постанови Уряду №225 від 16.04.2003 року громадянин повинен особисто ознайомитися з цією інформацією. Підтвердженням даного факту буде його підпис у картці.
Відео: Картка Т-2
коригування даних
На особливу увагу заслуговує внесення змін до картку Т-2. Тут працівник відділу кадрів повинен бути гранично уважним.
Для внесення законних змін (зміна прізвища або місця проживання) існує певна методика, що складається з трьох кроків:
- Спочатку працівник відділу кадрів повинен зажадати оригінал документа, на підставі якого йому доведеться вносити коректування, зробити його ксерокопію і вкласти її до особової справи.
- Закреслити однією лінією первинну інформацію і записати нову.
- Поруч йому необхідно написати фразу «Виправленому вірити», потім вказати свою посаду, а також поставити особистий підпис з повною її розшифровкою.
Якщо мова йде про помилку, то тут дії винуватця обмежуються лише внесенням достовірної інформації. Невірні дані при цьому потрібно просто закреслити. Бажано, щоб подібних ситуацій виникало якомога менше, так як неодноразові помилки органи контролю розцінюють як злісне порушення. Покарання за такий проступок буде вже більш суворим.
Електронний варіант
Для спрощення своєї роботи співробітник відділу кадрів веде картотеку. З її допомогою він може в будь-який час знайти потрібну інформацію про кожного з тих, хто трудиться на даному підприємстві. Для цього йому необхідно спочатку заповнити бланк картки Т-2. З розвитком техніки на багатьох підприємствах відповідальні співробітники вважають за краще вести електронний облік. Це дає можливість значно полегшити момент пошуку.
Подібні дії не вважаються порушенням. Кожен має право чинити так, як йому хочеться. Правда, крім електронної бази даних кадровику доведеться складати ще і звичайний документ, переводячи інформацію на паперовий носій. Така вимога цілком справедливо, якщо врахувати необхідність наявності підпису самого працівника. Поставити її в комп`ютері він не зможе. Саме тому паперовий варіант документа також повинен бути присутнім. Крім цього, не варто забувати, що подібна інформація повинна зберігатися на підприємстві 75 років. З електронними носіями пошук необхідних даних постійно викликатиме певні складності.
Тонкощі заповнення бланка
Будь-кадровий працівник знає, як заповнювати особову картку Т-2. В принципі, робота це нескладна. Треба тільки чітко перенести на бланк інформацію з відповідного джерела.
Відео: HR Особова картка і додаткові дані по працівниках
При складанні такого документа потрібно пам`ятати деякі важливі моменти:
- Якщо працівник поєднує різні професії, займаючи відразу дві посади, то на нього необхідно завести 2 картки.
- У деяких випадках виникає необхідність використання скорочень. Робити це не заборонено. Потрібно тільки дотримуватися загальноприйнятих вимог.
- У розділі Y при навчанні співробітника за рахунок коштів роботодавця цей факт обов`язково потрібно вказати. Така інформація згодом може служити підставою для вимоги повернення грошових коштів, витрачених підприємством.
- Ні в якому разі не можна дозволяти співробітникові самостійне заповнення картки. Винятком може бути тільки випадок, коли це робить прийнятий на роботу кадровик.
В іншому процес заповнення картки є звичайною механічною операцією. При правильному підході до справи він не повинен викликати жодних ускладнень.
