Гсм: норма витрати. Норми витрат паливно-мастильних матеріалів для автомобіля
У компанії, де задіяні транспортні засоби, завжди необхідно враховувати витрати на їх експлуатацію. У статті розглянемо, які витрати повинні бути передбачені на паливно-мастильні матеріали (або ПММ). Норма витрати зазвичай розраховується фахівцем, які знають всі нюанси.
Це питання стало ще більш актуальним тоді, коли ціни на ПММ стрімко потягнулися вгору. На підприємствах стали освоювати нові норми витрат ПММ і намагатися знайти інструменти контролю за обігом паливно-мастильних матеріалів, а також можливості звести їх до мінімуму, зберігши при цьому ефективність діяльності компанії.
основи нормування
Нормування витрат - це порівняння витрат на різні ПММ з тими, які списані фактично. Для цього механізму є дві технології.
Перша грунтується на інформації про використаний паливі за фактом. Якщо все ж будуть враховуватися базові норми витрати палива, то залишки бензину повинні бути підтверджені детально.
Друга технологія грунтується на тих нормах, які затвердив керівник підприємства з урахуванням моделі автомобіля, його ступеня зносу і особливостей експлуатації. Тут треба ще відзначити те, що і при списанні застосовуються норми витрати, встановлені Міністерством транспорту.
Оптимальний варіант
Природно, буде простіше застосовувати норми витрат ПММ Мінтранс. Але багато компаній вважають за краще стверджувати свої власні. У переважній більшості випадків розробкою своїх нормативів займаються компанії, де використовується багато ТС. Ця робота є далеко не найпростішим, як може здатися на перший погляд.
Спочатку керівник підписує указ про проведення замірів витрати палива по всіх наявних маршрутах слідування, з урахуванням різних умов.
Після проведених замірів для кожного бере участь автомобіля оформляється відповідний акт.
На основі цього видається наказ про норми витрат ПММ всередині компанії. Дані заносять в положення про контроль над витратою паливно-мастильних матеріалів.
Щоб з боку податкових органів не було зайвих питань, необхідно підтвердити, що норми, зафіксовані в обліковій політиці, прийняті відповідно до реальних умов експлуатації транспорту і станом використовуваних ТЗ. Докладний розрахунок і облік ПММ на підприємстві буває достатнім для того, щоб перевіряючі органи розуміли, що ці витрати є обгрунтованими. В іншому ж ті норми, які пропонує Міністерство транспорту, цілком можна використовувати в роботі в якості бази.
Що враховується?
Для того щоб списати в конкретному випадку ПММ, норма витрати повинна бути обґрунтована економічно. податкові інспектори мають на увазі під цим те, що витрата фактичний повинен відповідати тим нормам, які затверджені в цій же компанії. Це стосується в тому числі і тих організацій, які працюють за спрощеною схемою оподаткування.
Мінтранс
У Міністерстві транспорту при розробці норм врахували і деякі особливості при експлуатації.
Так, зимова норма витрати палива становить від 5-ти до 20-ти відсотків в залежності від клімату.
На дорогах у гірській місцевості передбачається до 20%, залежно від висоти над рівнем моря.
На різних дорогах зі складним планом підвищена витрата може складати до 30%.
В умовах міста також бувають ситуації, коли витрата збільшується до 25%.
При частих зупинках транспорту передбачається 10%.
При транспортуванні важких, великих, небезпечних або ж крихких вантажів, коли автомобіль змушений рухатися на малій швидкості, передбачають до 35% перевитрати.
Відео: ПММ враховуються у витратах тільки в межах норм
При роботі кондиціонера або режиму «клімат-контроль» - до семи відсотків.
Так, щоб норми витрат ПММ на автомобілі регулювалися в повній мірі, необхідно передбачати різні режими їх застосування в залежності від конкретних умов експлуатації.
програми
Сьогодні, напевно, при веденні будь-якого виду бізнесу використовується ПО з відповідною спеціалізацією. Особливо це актуально для тих компаній, в яких прагнуть оптимізувати процес таким чином, щоб отримувати кращий результат при мінімальних витратах зусиль.
Так, при експлуатації автомобіля облік ПММ на підприємстві може здійснюватися за допомогою звичайної програми Exel. Однак для забезпечення найбільш зручного контролю буде потрібно спеціалізоване ПО. Утиліти дозволять автоматизувати процес надходження і витрати ПММ по всіх використовуваних підприємством транспортним засобам і контролювати з максимальною точністю відхилення фактичних витрат від тих, що входять в норми витрат ПММ (Мінтранс або розроблених безпосередньо в компанії).
Що робити при перевитраті?
Звітність принесе реальну користь лише тоді, коли будуть порівнюватися показники попередні і майбутні. При встановленні конкретного факту значного перевищення ПММ ситуація повинна бути детально проаналізована. Метою є виявлення причин, які привели до такого результату. На їх підставі і приймається рішення з даного питання.
Крадіжка або інша причина?
Коли рівень ПММ (норма витрати) істотно перевищений, це не завжди свідчить про крадіжку. Іноді при детальному розгляді розробники приходять до висновку про необхідність перегляду норм. Наприклад, вантажівки витрачають різну кількість палива, в залежності від стану завантаженості і умов роботи.
Крім того, до уваги іноді потрібно приймати і інші зовнішні і внутрішні чинники, наприклад, особливості використовуваної дороги і багато іншого.
з`ясування причини
Щоб докопатися до причини, по-перше, потрібно, щоб водій написав пояснювальну, де б обґрунтував перевищення витрат. Залежно від висновків, зроблених на підставі наданого документа, приймається рішення про те, враховувати з перевищенням витрата палива і ПММ-норми в оподаткуванні прибутку або все-таки краще списати витрати в рахунок власних коштів компанії. Якщо ж буде виявлено недобросовісний витрата, то він, природно, списується безпосередньо з водія.
Відео: Облік ПММ - Облік подорожніх листів
Так, в компаніях здійснюється розрахунок ПММ, норма витрати якого береться в талоні, і далі визначається економія чи перевитрата. Паливно-мастильні матеріали завжди можна списати як фактичні витрати. Однак вони будуть вважатися обгрунтованими лише в тому випадку, коли не перевищують встановлені компанією або затверджені Мінтрансом базові норми витрат палива.
порядок списання
Необхідно точно вирішити, яким чином буде здійснюватися облік придбаного палива. Найчастіше водії самі купують його на заправних станціях при необхідності, на що їм спеціально виділяються гроші. Потім вони надають авансовий звіт про це разом з доданими чеками з автозаправних станцій.
Інший варіант може передбачатися тоді, коли компанія укладає договір з якоюсь мережею автозаправних станцій. Тоді бензин буде оплачуватися за безготівковим розрахунком. У цьому випадку в кінці місяця буде надсилатися детальна інформація про те, скільки бензину і за якою ціною було відпущено за наданими водіями талонах або картках. Спеціально для такого обліку іноді доцільно відкривати спеціальний рахунок.
Далі слід продумати політику списання паливно-мастильних матеріалів. Найчастіше норми витрат ПММ (Росія) припускають списання палива в бухобліку на загальногосподарські потреби, а також на виробництво. Вибір в даному випадку залежить від роду діяльності організації, а також від виду використовуваного транспорту.
подорожні листи
ПММ списується на основі даних, представлених в дорожніх листах. Саме вони є документами, які заповнюються водіями і за якими з`ясовується, чи були дотримані норми витрат ПММ (Мінтранс РФ або ті, що розроблені в компанії).
Міністерством транспорту пропонується вказувати на документах точний маршрут і кілометраж, обсяг наявного палива на момент початку шляху і в його кінці. Обумовлена різниця за параметрами покаже вироблений фактичні витрати, який потім списується. Це робиться за собівартістю, середній ціні або технології ФІФО. В останньому випадку технологія повинна бути відображена в обліковій політиці. Слід врахувати, що метод якісно відрізняється від того, як списуються інші матеріали.
Подорожні листи оформляються на один день, зміну або замовлення. Більш тривалий термін може бути передбачений лише в разі відрядження, коли завдання виконується більше однієї зміни. Однак законом таке розпорядження є обов`язковим для виконання тільки автотранспортними організаціями. Якщо ж компанія здійснює іншу підприємницьку діяльність, шляхові листи цілком можуть виписуватися і на більш тривалий термін, в залежності від необхідності. Однак період (як і форма) подорожнього листа повинні бути спочатку регламентовані керівником компанії.
оподаткування
При розрахунку податку на прибуток ПММ прописується або в матеріальних витратах, або в інших витратах, які необхідні для утримання транспорту. У Податковому кодексі не пропонується необхідність нормованих відповідних витрат. Тому вони цілком можуть списуватися в розмірі фактичних витрат.
У той же час не можна забувати про те, що витрати повинні бути обгрунтованими. Тому для більш ефективного контролю рекомендується використовувати спеціальну таблицю, в якій будуть відображатися норми.
Для цієї ж мети слід прописати, за якою статтею буде проводитися облік: по матеріальним або за іншими, і як саме обеспечится контроль над витратами паливно-мастильних матеріалів.
Норми: застосовувати чи не застосовувати?
Вирішуючи питання про те, використовувати чи ні норми, визначені Міністерством транспорту, потрібно розуміти, що вони були розроблені для певних автомобілів і при певних умовах. Але, наприклад, зимова норма витрат ПММ буде істотно відрізнятися від запропонованої спочатку. Також має значення наявність світлофорів, необхідність технічних зупинок та інше.
Тому, як правило, на практиці виходить, що розроблені норми значно відрізняються від реальних умов. Коли враховується низька температура повітря, мала швидкість їзди, наприклад, в міських пробках і необхідність періодичних зупинок і багато інших чинників, то стає зрозумілим, що пропоновані спочатку норми будуть істотно перевищені.
З іншого боку, вони цілком можуть бути взяті за базу, та їх дані будуть потім скоректовані з урахуванням реальних внутрішніх та зовнішніх чинників експлуатації транспортних засобів.
На закінчення можна відзначити, що точний облік, куди входять різні умови, наприклад, зимова норма витрати палива і інше, забезпечуються правильними документацією та документообігом, які встановлені в компанії.
