Облік ліцензій: як навести порядок в програмному забезпеченні
Дана стаття присвячена обліку ліцензій програмного забезпечення в організаціях різного масштабу. Тому що неважливо, скільки комп`ютерів перебуває у вашому офісі або на підприємстві - 5 або 5000 - в роботі організації ПО грає не менш важливу роль, ніж апаратне забезпечення, і вимагає такого ж пильної уваги з боку керівництва.
Крім того, є ще й всім відома стаття №146 КК, яка карає користувачів неліцензійного або зламаного софта. Ми не будемо піднімати тему про те, хто саме несе відповідальність за його використання на підприємстві: керівник, начальник ІТ - відділу або кінцевий користувач. Але ось стежити за тим, який софт використовується в компанії, доводиться все ж системного адміністратора. А це включає в себе постійний облік і моніторинг встановлюваного користувачами ПЗ, облік ліцензій вже встановленого софта, своєчасне оновлення і т.д. Можна, звичайно, заборонити користувачам самостійно встановлювати ПО на свої комп`ютери, але згадайте, чи часто ви самі йшли чужим заборонам? Та й все одно не встежиш навіть за кількома десятками користувачів, не кажучи вже про тисячі.
Так як же навести порядок в програмному забезпеченні вашої фірми, забезпечити постійний використовуваного софта і тримати його установку в жорстких рамках?
Перше: Необхідно провести інвентаризацію всього програмного забезпечення, встановленого в усій вашій організації (я не буду говорити тут про те, як це зробити найбільш ефективно, це окрема розмова не на одну сторінку). В результаті даної процедури у вас на руках має бути зведена таблиця всіх програм, встановлених на кожному комп`ютері: що, де і коли було встановлено, бажано знати, ким (якщо комп`ютером, наприклад, користується кілька людей). У цій же таблиці повинна бути окрема колонка, присвячена обліку ліцензій всього наявного в організації програмного забезпечення. Для ПО, яка має відповідні ліцензії, потрібно завжди мати під рукою документи про покупку, сертифікати, ліцензійні угоди, коробки, чеки і т.д.
Друге: Що робити з комерційним ПО, яке ліцензії не має? Політика обліку ліцензій вимагає видалення будь-якого софту, якщо воно не потрібно для виконання працівником покладених на нього обов`язків. Ну а якщо ПО необхідно, питання про його покупку має вирішуватися вже керівником і якомога швидше, тут зволікання неприпустимо.
Але не потрібно думати, що після проведеної інвентаризації програмного забезпечення і «чистки» корпоративної мережі від неліцензійного софта, облік ліцензій на цьому закінчено і можна розслабитися. Користувачі як діти, які щиро вважають, що вчитель не бачить того, що відбувається за останніми партами. Можу зі стовідсотковою впевненістю сказати, що поремствував на начальство і сисадміна і посидівши смирно пару днів, максимум тижнів, виключно за роботою, користувачі почнуть розслаблятися і, думаючи, що буря минула і все повернулося на круги своя, продовжать у тому ж дусі. Тобто знову почнуть скачувати з інтернету або приносити з дому на знімних носіях сумнівний софт. Безперервний облік ліцензій та ПО повинен всьому цьому перешкоджати. Знаючи про порушення, можна його усунути. Тому так важливо завжди бути в курсі.
Ось ми підійшли до головного питання: для чого нам потрібен постійний облік ліцензій та софта в цілому? відповідаю:
1. Облік ліцензій допомагає підтримувати чистоту програмного забезпечення вашого підприємства. Для чого? Відсилаю до статті 146 Кримінального Кодексу РФ про порушення авторських і суміжних прав.
2. Облік ліцензій і ПО допомагає економити на покупці нового софта. Думаю, ви не раз стикалися з тим, що купували те, що вже є, але воно десь завалялося, загубилося, не трапилося вчасно на очі і т.п.
Відео: Робота з системою захисту Sentinel LDK - робота з програмними ключами HASP SL
3. Облік ліцензій дозволяє тримати весь софт оновленим відповідно до вимог робочого процесу, а також, своєчасно продовжувати ліцензійні угоди.
4. Облік ліцензій допомагає планувати майбутні витрати на ПЗ.
Відео: Облік по УСНО в 1С Бухгалтерія 8.2
Перераховувати причини необхідності обліку ліцензій можна до нескінченності. Ми зупинимося лише на чотирьох пунктах, їх повинно бути досить для того, щоб зрозуміти, наскільки постійний може полегшити життя системного адміністратора і керівника, а може, і позбавити від неприємностей.
