Контроль поточний, попередній і підсумковий: навіщо і як проводиться

ефективність менеджменту визначається досягненням мети, на всіх етапах руху до результату менеджер повинен здійснювати контроль та нагляд за процесом, ресурсами, обстановкою. Контроль - це одне з найважливіших функціональних призначень керівника.

Поняття контролю в менеджменті

Управління необхідно для того, щоб ефективно організувати діяльність, раціонально витрачати ресурси і досягати поставлених цілей. У менеджменту традиційно виділяють п`ять базових функцій: планування, організація, мотивація, контроль і координація. Кожна з них має свою специфіку і значущість. Так, контроль, поточний або стратегічний, - це важлива діяльність менеджера в порівнянні результатів роботи з планом на всіх етапах виробничого процесу, перевірка результатів на відповідність стандартам і нормам, а також усунення виникаючих відхилень.

Значимість контролю пояснюється необхідністю зняти невизначеність щодо стану справ в компанії і про хід виробничого процесу. Також контроль - це обов`язкова умова успішної діяльності. Він дозволяє оцінити ситуацію і запобігти виникненню криз. Контроль і нагляд необхідні, але вони можуть протікати в різних формах і виконувати цілий ряд функцій. Залежно від стилю керівництва в організації контроль може бути зосереджений в руках одного менеджера, зазвичай вищої ланки, або делегований декільком співробітникам.

функції контролю

Контроль - це неприємний як для керівника, так і для виконавця момент роботи, але він необхідний. У менеджменті прийнято говорити про декілька основних функціях контролю:

- Оцінка середовища, зовнішньої і внутрішньої. В ході контролю менеджер збирає інформацію і знімає невизначеність в питанні розуміння пов`язаних з поточною діяльністю. Проведення контролю дозволяє виявити у зовнішній і внутрішньому середовищі негативні або загрозливі фактори і знайти можливості для їх усунення або обліку в скоєнні діяльності.

- Реагування на відхилення. Менеджер контролює, щоб бути в курсі всіх деталей виробничого процесу і встигати реагувати на зміни і відхилення. Контроль дозволяє вчасно помітити промахи і загрози і оперативно перебудувати процес виробництва.

- Розподіл ресурсів. Тактичний і технічний контроль дозволяють найбільш раціонально використовувати наявні гроші, обладнання, знаходити правильне місце компетенцій співробітників. При цьому контроль дозволяє виявити резерви і продуктивно їх використовувати.

- Підтримка зворотного зв`язку. Інтерактивна функція контролю полягає в тому, що в ході його здійснення встановлюється взаємодія між усіма елементами системи, між керівником і виконавцем.

- Оцінка роботи персоналу. Для того щоб грамотно мотивувати співробітників і ефективно оплачувати їхню працю, необхідно вибудовувати чітку систему оцінки, в цьому менеджеру допомагає контроль на всіх етапах виробництва.

види контролю

Складність процесу нагляду призводить до того, що існує кілька кваліфікацій контролю.

За періодичністю проведення процедур виділяють:

- Попередній контроль. Ще до початку робіт повинні проводитися дії з відстеження та оцінки ключових ресурсів: матеріальних, людських, виробничих. Його мета - запобігти можливості появи негативних наслідків дій виконавців. Він дозволяє внести корективи в план ще до початку його реалізації і до здійснення помилок.

- Поточний контроль. Проводиться в ході виконання робіт, його мета - виявити на стадії появи і запобігти помилкам і відхилення. Він спрямований на відстеження дотримання норм і стандартів. Поточний контроль вимагає постійного надходження інформації та оперативного виправлення помилок.

- Заключний контроль. Проводиться на етапі підбиття підсумків і оцінки досягнення результатів. Головна мета цього виду контролю - запобігання подібних помилок в майбутньому. Дані, отримані в ході цього етапу, стають базою для створення нових планів.

На підставі періодичності проведення контролюючих дій виділяють стратегічний, тактичний і оперативний контроль. За функціональної приналежності фахівці називають фінансову, виробничий, маркетинговий і кадровий види контролю. Ще можна виділити на підставі спрямованості дій зовнішній і внутрішній види контролю.

Стратегічний і тактичний контроль

Найважливішим інструментом реалізації планів підприємства є стратегічний і тактичний контроль. Завдання даних видів діяльності менеджменту полягає у відстеженні вірності планів і здійснюваних дій. Стратегічний контроль - це систематична перевірка відповідності глобальних цілей, стратегічних програм і дій. Завданнями цього виду діяльності є: визначення вірності обраних довгострокових цілей і правильність шляху їх досягнення, виявлення потенційних можливостей для компанії. Тактичний контроль пов`язаний з перевіркою досягнення короткострокових, найближчих цілей. Його інструментом є технічний контроль, який спрямований на виявлення строгості відповідності виробничого процесу регламентам, стандартам і нормативам.

Відео: Фінансовий облік - prizma24.com.wmv

Контроль на етапах підготовки

Весь процес управління пронизаний стадіями контролю. Існує традиція етапної класифікації, в цьому випадку виділяють: попередній, поточний і підсумковий контроль. Кожен з них виконує свої функції і має відмінні риси. Попередній контроль передує початку роботи, це невід`ємна частина планування. Його метою є створення умов для ефективного запуску виробництва. На цьому етапі оцінюється готовність і компетентність персоналу, наявність необхідних ресурсів, документационная забезпеченість діяльності.

Контроль поточний, на відміну від попереднього, за часом протікання збігається з виробничими стадіями. Його основна функція - удосконалення робочого процесу. Менеджер постійно відстежує відповідність усіх виробничих операцій і дій виконавців із затвердженими планами і стандартам. Іноді цей етап ще називається «проміжний контроль», що підкреслює його головну особливість - виявлення недоліків і відхилень на шляху до мети. Він застосовується до оцінки рішення як поточних, так і стратегічних завдань. Особливе значення має заключний або підсумковий контроль. Він сильно відрізняється від інших стадій за своїми завданнями і протіканню.

Підсумковий контроль: специфіка

Завершальна стадія виробничого процесу пов`язана з рішенням декількох важливих завдань. Це виявлення ступеня відповідності поставлених цілей і результатів, оцінка роботи персоналу, складання переліку прорахунків і помилок, щоб на їх основі приступати до нового етапу планування. Підсумковий контроль повинен проводитися за встановленими критеріями, щоб виконавці розуміли, як відбувається перевірка їх роботи і як це відіб`ється на оплаті їх праці. Цей вид нагляду пов`язаний з оцінкою витрачання ресурсів, з визначенням ефективності стратегії і тактики і оцінкою правильності прийнятих раніше рішень. Результати цього етапу є надзвичайно важливими для майбутнього організації, так як на його результатах можна уникнути помилок при створенні планів на майбутнє.

процедура контролю

Контроль, поточний і заключний, проводиться за одним алгоритмом.

На першому етапі збирається інформація, потім формулюються критерії оцінки для кожної операції і процесу, далі визначаються цілі та методи контролю. Це підготовчий етап. Далі проведення контролю вступає в стадію власне оцінки процесу і дій. Останній етап - аналіз отриманої інформації і формулювання висновків, він синонімічний заключного контролю. В результаті всіх цих дій має народитися управлінське рішення.

принципи контролю

Менеджер, який здійснює контроль, поточний, стратегічний або підсумковий, повинен пам`ятати про базові принципи його проведення. До них відносяться:

- Своєчасність. Між процедурами контролю повинно проходити якийсь час, він не повинен бути надто частим, щоб людина не відчував відчуття, що йому не довіряють. Але і не повинен проводитися дуже рідко, щоб у співробітника не виникало враження безконтрольності.

- Гнучкість. Він повинен адаптуватися під поточні умови.

- Економічність. Його мета - заощадити ресурси, тому він сам не повинен вимагати більших вкладень.