Правила ділового листування
Успіх в бізнесі залежить від безлічі факторів. Один з них - вміння вибудовувати відносини з клієнтами і партнерами.
Відео: Правила офіційного листування. урок 3
Спілкування в діловому середовищі збудовано з урахуванням певних правил і норм, які називаються етикетом. Завдяки дотриманню простих приписів взаємодія йде швидше, менше виникає конфліктних ситуацій.
Правила ділового етикету поширюються як на особисте спілкування, так і на листування. Їх дотримання сприяє взаєморозумінню. Більш того, дотримуючись норм етикету, ви продемонструєте повагу до співрозмовника, а також зацікавленість в успіху взаємодії.
Відео: Електронне листування - правила етикету
Як написати діловий лист
Для початку необхідно вибудувати грамотну структуру допису.
Правила ділового листування припускають, що лист починається зі звернення, далі йде короткий вступ, основний текст, висновок, підпис, постскриптум, якщо необхідно. Потім можуть бути додатки. Якщо мова йде про електронний листі, то всі об`ємні документи краще пересилати у вкладеному файлі, згадавши про це в повідомленні.
Відео: ПРАВИЛА ПУБЛІКАЦІЙ і НАУКОВО-ДІЛОВИЙ ЛИСТУВАННЯ в проекті VIKENT.RU
звернення
Повідомлення можна почати зі слова «шановний». Але пам`ятайте, що в цьому випадку в кінці листа не потрібно писати «з повагою». Ще один випадок - звичайне вітання. Звернення необхідно розмістити по центру сторінки.
У нашій країні найкраще називати людину на ім`я та по батькові. Якщо ви не знайомі з одержувачем особисто, можна звернутися до нього так: «Шановний пане Іванов».
Вступ
У вступі до основного тексту потрібно коротко викласти мету листи. Ця частина має перевищувати двох пропозицій.
Основний зміст
У 2-3 абзацах необхідно описати ситуацію, ваші думки і побажання, а також задати ваші запитання.
висновок
Правила ділового листування вимагають в ув`язненні привести коротке резюме всього сказаного вище. Лист зазвичай закінчують стандартними фразами, наприклад: «З повагою», «Щиро Ваш», «З вдячністю», і так далі. Вкажіть ваше прізвище, ім`я та по батькові, не забудьте про посаду.
Постскриптум
Постскриптум зазвичай пишуть в крайніх випадках, якщо забули вказати щось важливе, або необхідно сповістити одержувача про подію, яка відбулася вже після написання листа.
оформлення
Лист повинен бути грамотним, акуратно оформленим. Обов`язкова наявність полів. Справа відступ може бути не менш як трьох сантиметрів, а зліва приблизно півтори. Виділяйте абзаци, щоб текст було простіше читати. Використовуйте шрифт Times New Roman 12-го кегля.
Добре, якщо ви використовуєте символіку організації. Якщо ви пишете на офіційному бланку, обов`язково зверніть увагу на те, щоб в колонтитулах було вказано назву компанії, контактна інформація, реквізити і логотип.
Правила ввічливості
Правила ділового листування - це не тільки використання стандартного оформлення документа. Будь-яке офіційний лист передбачає коректне вираз своїх думок, навіть якщо ви пишете його, щоб висловити претензію.
Не можна починати лист з відмови, зі слова «ні» або частки «не». Спочатку необхідно пояснити причини такого рішення. Якщо можливо, запропонуйте альтернативні варіанти виходу з ситуації, що створилася.
Не потрібно нав`язувати людині способи вирішення питання. Це може надати зворотну дію.
Щоб показати, що лист термінове, можна попросити одержувача відправити відповідь до певної кількості. Не потрібно квапити його в різкій формі.
Намагайтеся не робити натяків на можливу некомпетентність людини, який буде читати лист, так як це буде звучати образливо.
Отже, ми розглянули основні прийоми того, як написати офіційного листа.
Дотримання цієї інструкції зробить ваше ділове спілкування простіше і успішніше, а ви зарекомендуєте себе як важливого і коректного людини.
Перераховані вище правила ділового листування підходять для паперових документів, так й для електронних повідомлень.
