Оформлення листів - важливий момент в діяльності людини і організації

Відео: Документи в АРХІВ на довгі роки зберігання! (Інструкція)

Писемність була винайдена слідом за тим, як людство навчилося говорити і розуміти один одного. З давніх-давен люди писали один одного листа, висловлюючи в них свої почуття, емоції, переживання або просто оповідаючи про будь-яку подію. Раніше це був єдиний спосіб зв`язку на великій відстані. Сьогодні користуватися рукописним текстом стали набагато менше, але правильне оформлення листів все ж залишилося незмінним.

Відео: Як оформити перепустку МКАД, СК, ТТК

Листи бувають різних видів. Це може бути простий текст, який передається між рідними, друзями або знайомими. В цьому випадку оформляти лист можна на свій розсуд. При цьому ніхто навіть не зверне уваги на те, що є какіе-лібо недоліки.

Ділові листи - це зовсім інша ситуація. Тут необхідний особливий стиль з вживанням ввічливих фраз і необхідними словами. Правила написання ділових листів на увазі наявність вступу і висновку, а також, основної частини. В останній зазвичай даються деякі роз`яснення або докази. Діловий лист вимагає послідовності, лаконічності, коректності та переконливості. Виклад зазвичай проводиться від першої особи множини, або від першого або третьої особи однини. Якщо лист адресовано, наприклад, керівникові, то можна вжити вираз «Шановний (-а)… », тоді в ув`язненні необхідно підписатися:« З повагою… ». Оформлення листів в діловому стилі вимагає дотримання певного обсягу, який, якщо це можливо, не повинен перевищувати однієї сторінки формату А4. Необхідно кожне питання викладати в окремих абзацах, оскільки в такому вигляді аналізувати отриману інформацію набагато простіше.
Як уже було згадано вище, оформлення ділових листів відбувається в суворій офіційному стилі. Тому необхідно його витримати протягом усього викладу. Важливо пам`ятати, що листування ведеться з посадовими особами або керівниками, тому інформацію потрібно надавати, не виходячи за рамки дозволеного (не варто переходити на особистості або нав`язувати свою думку), а основний предмет обговорення - це діяльність організації.
Таке оформлення листів прийнятно абсолютно для всіх видів службової переписки. Це може бути:
- Відповідь, прохання, пропозиція, звернення.
- Повідомлення, яке найчастіше є відповіддю на яке надійшло звернення. Тут можна вжити такі словообороти, як «Повідомляємо», «Сповіщаємо» і так далі.
- Гарантійний лист. Оформлення листа на увазі підтвердження какого-лібо дії або запиту.
- Директивний лист, в якому викладаються деякі вказівки або сповіщення від начальства до підлеглих.

Будь-які ділові листи обов`язково повинні містити тільки достовірну та актуальну інформацію. Виключено вживання нецензурних висловів чи неприйнятних в даному середовищі фраз. Оформлення листів - це дуже серйозний і відповідальний момент, від якого часом залежить успіх угоди, прийняття на роботу або інші важливі моменти в житті людини і діяльності організації.