Ефективність бухгалтерського обліку: термін зберігання документів
На ефективність бухгалтерського обліку багато в чому впливає грамотна організація зберігання документів, які скупчуються на підприємстві. Тому, щоб уникнути проблем, будь-який бухгалтер повинен обов`язково ознайомитися з вимогами до термінів і порядку зберігання документів відповідно до законодавства Російської Федерації.
Який порядок зберігання документів?
Федеральне законодавство з 2013 року вимагає, щоб будь-яке підприємство зберігало все первинні документи, бухгалтерську звітність, регістри бухгалтерського обліку та стандарти роботи, а також будь-які інші документи, пов`язані з діяльністю даного економічного суб`єкта. Поширюється це правило і на термін зберігання документів в електронній формі, які все більше і більше використовуються в господарській діяльності підприємств різних організаційно-правових форм.
Відео: Організація та зберігання документів! (Ірина Сокових)
Як довго потрібно зберігати документи?
Термін зберігання документів - не менше п`яти років, або більше (відповідно до правил, встановлених в організації). Цікаво, що податковий кодекс передбачає інші строки зберігання (чотири роки). Це стосується всієї бухгалтерської звітності, а термін розраховується з моменту її останнього використання. Найкраще, звичайно, зберігати документи протягом п`яти років, що збереже вам багато часу і нервів, якщо щось трапиться! Окремо слід розглядати документи по зовнішньоторговельних операціях. Якщо в іноземній державі-контрагента передбачений більший термін зберігання документів, ніж в РФ, то краще вибрати його, а не сподіватися, що з операцією в майбутньому не буде ніяких проблем. І це обов`язково потрібно передбачити у внутрішньому регламенті підприємства, що попередить безліч помилок співробітників.
Відео: Терміни зберігання звітних документов.avi
Хто несе відповідальність за зберігання документів?
Відповідно до «буквою» закону, керівник організації, тобто її генеральний директор, персонально відповідальний за збереження документів в архівах підприємства. Якщо термін зберігання документів або організація документообігу не буде дотримана, то з підприємства стягується штраф у десять тисяч рублів, а за повторне порушення - тридцять тисяч рублів. У разі ж, якщо подібна безвідповідальність привела до заниження податкової суми, то доведеться виплатити двадцять відсотків від несплаченого податку, однак цей штраф не може бути менше сорока тисяч рублів. Законодавство РФ також окремо встановлює стягнення з посадових осіб за збитки, до яких призвела неефективна організація зберігання документів на підприємстві.
Як відбувається знищення документів, термін давності яких вже закінчився?
Для початку потрібно відзначити, що деякі документи не знищуються, а передаються в муніципальний архів, тому дуже важливо не тільки відзначити їх терміном зберігання, а й подбати про нанесення напису «Експертно-перевірочна комісія» (ЕПК). Якщо немає необхідності передавати документи в архів, то керівник організації повинен видати акт про знищення документів. Якщо ж такий акт не був складений, то документи вважаються зниклими, і необхідний наказ про призначення комісії з розслідування такої пропажі.
