Де використовується напис «пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою»

Серед поточних і архівних паперів часто зустрічаються документи, на зворотному боці яких є напис «пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою». Коли і з якою метою використовується подібний спосіб оформлення? З цим варто розібратися більш детально.

Необхідність прошивки документів

У процесі ведення діловодства фахівцям часом доводиться стикатися з багатосторінковими документами. Якщо це звичайна кореспонденція або папір для щоденного використання, то листи в ній прийнято з`єднувати за допомогою канцелярських скріпок або степлера. Подібний спосіб дає можливість в будь-який момент розділити документ на частини або поміняти листи місцями. Однак в деяких випадках це категорично неприпустимо. Зберегти цілісність документа необхідно:

• при передачі його в архів;
• для засвідчення окремих копій;
• для здачі звітності до податкової інспекції та інших фондів;
• при подачі пакета документів на реєстрацію.

В цьому випадку багатосторінкові ділові папери прийнято прошивати, а на закінчення розміщувати на їх тильній стороні заверительную напис типу «пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою».

Подібний варіант оформлення був введений ще на підставі ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа», а також Наказу Росархіву № 76 від 23 грудня 2009 року. У цих нормативних актах детально викладені вимоги, що пред`являються до оброблюваних документів, а також методика та рекомендації по їх прошивці. Обов`язковим елементом при цьому є засвідчувальний листок, на якому написано «пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою».

Правила прошивки

Для того щоб окремі сторінки з`єднати в єдиний багатолистові документ, знадобляться:

• щільні нитки;
• голка з широким вушком;
• шило;
• ножиці;
• клей канцелярський;
• аркуш білого паперу.

Найпростіший варіант зшивання проводиться на три отвори. Вся робота проходить в кілька етапів:

1. Спочатку на лівому боці стопки документів необхідно виконати за допомогою шила 3 отвори, розташовані на однаковій відстані один від одного.
2. Нитку всунути в голку і пропустити її, починаючи з тильного боку, в місці середнього проколу. При цьому в запасі повинно залишитися не менше 7 сантиметрів нитки.
3. З лицьового боку протягнути голку в отвір, розташоване зліва. Повинен вийти один стібок.
4. З тильного боку пропустити голку з ниткою в час, що залишився вільний отвір, розташоване праворуч.
5. Нитка пропустити посередині (в місці початку прошивки).
6. Два залишку нитки зі зворотного боку зв`язати вузлом так, щоб стібок опинився всередині.
7. Від цілого аркуша паперу ножицями відрізати прямокутний шматок розміром 2 х 8 сантиметрів, а потім наклеїти його на вузол і кінці ниток.
8. На приклеєному аркуші зробити напис «пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою», вказавши при цьому кількість з`єднаних листів (цифрами і прописом). Трохи нижче розміщується підпис і його розшифрування.

Зшитий таким чином документ можна сміливо відправляти за призначенням.

прошивка журналів

За правилами ведення діловодства в прошивці також потребують і багато книги обліку, в яких відповідальні працівники ведуть реєстрацію документів, що надходять. Це необхідно для захисту, що міститься в них інформації та зручності пошуку. Звичайно, адже легше в потрібний час перегорнути кілька сторінок, ніж переглянути стопку документів, які, наприклад, не повинні бути доступними третім особам. Для таких цілей на багатьох підприємствах заводиться журнал реєстрації. Це книга з наскрізною нумерацією, в якій ведеться постійний облік документів певного типу (трудових книжок, виданих довіреностей, наказів, вступного інструктажу з ОП і інших).

Журнал реєстрації обов`язково повинен мати досить тверду обкладинку для захисту від природного зносу. Крім цього, всі листи, що знаходяться всередині нього, в обов`язковому порядку повинні бути пронумеровані і прошнуровані міцною ниткою. Кінці шнурівки при цьому повинні залишатися з внутрішньої сторони обкладинки і заклеєні чистими аркушем паперу, на якому зазвичай робиться стандартна засвідчувальний напис.

засвідчувальний аркуш

Після прошивки документи обов`язково повинні бути завірені підписом керівника компанії та печаткою підприємства. Це необхідний захід, який використовується для того, щоб деякі недобросовісні співробітники не змогли здійснити фальсифікацію і замінити частину реєстраційних записів. Як засвідчувального аркуша, як правило, використовується шматок чистого паперу прямокутної форми. Його потрібно наклеїти так, щоб максимально перекрити елементи прошивки (з`єднувальний вузол і залишки ниток). Зверху відповідальний працівник повинен зробити напис певного зразка. На деяких підприємствах для цього використовується спеціальний бланк «прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою».

Текст його можна набрати на комп`ютері, а потім роздрукувати готові зразки в потрібній кількості. Під основним написом, як правило, вказується посада відповідального працівника (керівника), а також його підпис з докладною розшифровкою. Закінчується такий засвідчувальний аркуш датою прошивки даного документа.

Обсяг завіряються документів

Перед тим як зайнятися прошивкою, необхідно пронумерувати всі листи, що входять до складу даного документа. Для цього існують певні правила:

1. Нумеруються НЕ сторінки, а саме листи.
2. Номери зазвичай ставляться у верхньому правому кутку в порядку зростання.
3. Записи виробляються арабськими цифрами (в окремих випадках дозволено використовувати римські).
4. Лист, що містить окремі фрагменти, нумерується в загальному порядку. Крім цього, окремо складається його опис.
5. При наявності склеювань цілісного листа присвоюється один черговий номер.
6. Якщо документ містить внутрішні програми, то їх також слід нумерувати окремо.
7. Іноді при архівації в справі є листи. У цьому випадку спочатку нумерується конверт, а вже потім - то, що в ньому знаходиться.

Загальна кількість аркушів вказується в тексті засвідчувального напису двічі. Насамперед відзначається цифрове значення, а потім в дужках - прописом.

З 2013 року в Росії в силу вступили нові вимоги щодо оформлення паперів, переданих в інші організації. Але, не дивлячись на те що там нічого не говориться про обов`язкову прошивці, багато підприємств продовжують по-старому використовувати цей спосіб підготовки документів.