Протокол засідання - оформляємо правильно

Протокол засідання - це документ, що відображає інформацію про розглянутих на засіданні питань і прийняті рішення. Він відноситься до організаційно-розпорядчої документації. Відомості до протоколу вносяться секретарем засідання або іншою уповноваженою особою на підставі диктофонного або ручної записи. До початку засідання повинні бути підготовлені всі необхідні документи: порядок денний, список учасників, тексти виступів, а також проекти можливих рішень.

Протокол засідання комісії або іншого органу влади може бути виданий в повній або стислій формі. Остання не включає в себе хід обговорення вирішуваних питань і фіксує тільки прийняті рішення.

Протокол в повній формі зазвичай включає дві частини - вступну та основну. Вступна містить прізвища (а також ініціали) головуючого, секретаря та учасників засідання, а також присутніх осіб. Якщо число присутніх більше 15, робиться посилання на обов`язковий повний список прізвищ. Якщо присутні ставляться до різних органів влади, для кожного вказується посада і місце роботи.

Крім того, у вступній частині повинна бути обов`язково вказана порядок денний з перерахуванням питань в порядку значимості і зазначенням прізвища доповідача з кожного питання.

Протокол засідання в своїй основній частині складається з розділів відповідно до порядком денним. Текст кожного з пунктів, як правило, будується за короткою схемою:

- Слухали: ПІБ.

- Постановили (або вирішили): ПІБ.

Короткий зміст кожного виступу заноситься в текст протоколу або додається у вигляді окремого матеріалу (при цьому в тексті протоколу робиться позначка з відповідним посиланням). У разі голосування наводяться його підсумки. В протокол обов`язково має вноситися прийняте по кожному пункту рішення.

Протокол засідання повинен бути підписаний головою, а також секретарем засідання. Датою протоколу вважається дата проведення наради або засідання. Кожному протоколу дається порядковий номер окремо по відповідній групі протоколів, при необхідності з літерним кодом. Нумерація ведеться по наростаючій протягом року.

Протокол засідання ради директорів має свої особливості. Загальні вимоги до цього документа наводяться в тексті ФЗ "Про акціонерні товариства" (Ст.68). Крім того, в разі якщо рада директорів на засіданні приймає постанову про випуску акцій (Цінних паперів), то, згідно із затвердженими в РФ Стандартів емісії цінних паперів протокол такого засідання повинен відображати результати поіменного голосування всіх членів ради. Це основне нормативною вимогою до протоколу.

На практиці оформлення таких протоколів може сильно відрізнятися за способом складання і ступеня деталізації. Одні протоколи відповідають докладної стенограмі засідання з відображенням усіх реплік і запитань. Вимога до такого ведення протоколу зазвичай зафіксовано в положенні про раду директорів.

Інша крайність - гранично короткий протокол засідання, що включає тільки відомості про склад учасників, порядок денний, формулювання поставлених питань і прийнятих рішень.

Оптимальний варіант зазвичай являє собою щось середнє. Надмірно докладний протокол складається, як правило, на підставі аудіозаписи засідання. При її розшифровці можливі неточності, які спотворюють зміст вирішуваних питань. До того ж не слід забувати, що право бути ознайомленим з протоколом засідання має будь-який акціонер. Під час обговорення комерційних питань докладний протокол може зафіксувати масу відомостей, що є комерційною таємницею.

З іншого боку, зайва стислість протоколу може навести рядових акціонерів на думку про формальний підхід і недостатню ефективність роботи ради директорів. Бажано по кожному питанню вказувати ініціаторів і учасників дискусії, анотацію виступу, суть і авторів запитань. Даний підхід, крім іншого, дозволяє більш ефективно оцінити внесок кожного учасника.