15 Правил листування по e-mail, про які повинен пам`ятати кожен професіонал
В цілому рядовий співробітник офісу витрачає близько чверті робочого тижня на прочитування електронних листів. Незважаючи на те що комп`ютер став невід`ємною частиною робочого процесу, багато фахівців до цих пір не знають, як використовувати електронну пошту правильно. Іноді через величезний обсяг тексту ми не вчитуємось в нього, і це тягне за собою помилки, які можуть мати серйозні наслідки. Стаття містить необхідні правила роботи з e-mail, які потрібно знати.
Чітко сформульована тема
Електронна пошта пов`язує автора повідомлення і адресата, тобто людину, якій воно адресоване. Правильно складений лист починається з теми. Її потрібно вказувати обов`язково. Необхідно дуже точно називати тему листа, наприклад «Змінена час зустрічі», «Презентація» або «Список пропозицій». Люди замислюються, чи варто читати текст, дивлячись на тему повідомлення. Вона повинна бути актуальною для адресата.
Професійний адреса електронної пошти
Якщо ви працюєте на компанію, то повинні використовувати адресу електронної пошти організації. Якщо вам необхідний e-mail в особистих цілях, то добре подумайте над адресою. При його складанні потрібно мати на увазі, що воно має відображати ваше справжнє ім`я. Не варто використовувати адреси, які збереглися з шкільних років.
Подумайте двічі, перш ніж натиснути кнопку "Відповісти всім"
Ніхто не хоче читати 20 листів від людей, які не мають нічого спільного з вами. Ігнорувати повідомлення досить складно, адже серед них можуть бути дуже важливі. Тому подумайте, чи потрібно відповідати всім одночасно. Бажано заздалегідь перевірити весь список адресатів.
підпис
Бажано, щоб лист закінчувалося вашої особистим підписом. Цей блок зазвичай включає повне ім`я, посаду, назву компанії та контактну інформацію, яка зазвичай повідомляє номер телефону. Змінювати шрифт і колір підпису не рекомендується.
професійне вітання
Ділове листування не сприймає використання розмовних виразів, наприклад «Привіт», «Салют» і так далі. Також не слід скорочувати імена своїх співрозмовників. Вільний стиль спілкування не говорить про те, що можна включати в переписку розмовні слівця. Неформальне спілкування неприйнятно в діловому листі, про це потрібно завжди пам`ятати.
Не переборщити зі знаками оклику
Якщо ви вирішили використовувати знак оклику, то завершите їм одне речення. Іноді люди захоплюються і ставлять знак оклику по всьому тексту. В результаті діловий лист стає занадто емоційним і несерйозним. Знаки оклику потрібно використовувати з великою обережністю.
Не перестарайтеся з гумором
Пам`ятайте про те, що не кожен читач може зрозуміти ваш гумор. У діловому листі краще і зовсім відмовитися від жартів. Те, що смішно в усному спілкуванні, необов`язково буде таким в письмовому. Не варто вживати різні жарти, поки ви добре не впізнали співрозмовника. Можливо, те, що смішно для вас, здасться образливим адресату.
Представники різних культур говорять і пишуть по-різному
Непорозуміння легко може виникнути через культурних відмінностей, особливо в письмовій мові, коли ми не бачимо один одного. При можливості потрібно адаптувати лист під адресата. Співрозмовники різні. Одні хочуть поспілкуватися з вами до вирішення важливих питань, інші, навпаки, вважають за краще все ділові питання вирішувати швидко.
Дайте відповідь на лист, навіть якщо воно адресований не вам
Безумовно, важко відповідати на кожне електронне повідомлення, але потрібно постаратися. Адже відправник може чекати відповіді, який для нього дуже важливий. Писати відповідь необов`язково, але це елемент етикету. Ваш вчинок охарактеризує вас з кращого боку. Автору листа буде приємно, що ви помітили його повідомлення, нехай навіть воно адресований не вам.
Перечитуйте кожне повідомлення перед відправкою
Щоб помітити і виправити помилки, кілька разів перечитайте текст повідомлення. Не варто покладатися лише на комп`ютерну перевірку орфографії, до того ж стилістичні помилки вона не знайде. Іноді навіть навпаки - комп`ютер може додати помилки в ваш текст.
Вказуйте адресу одержувача тільки безпосередньо перед відправкою
Щоб випадково не відправити недописаний лист адресату, краще вказувати його адресу перед відправкою.
Двічі перевірте, що ви вибрали потрібну адресу
Варто приділяти особливу увагу адресному рядку. Адже якщо ви відправите лист не тій людині, незручно буде всім. Перевірте адресу перед відправкою повідомлення.
Використовуйте при написанні традиційний шрифт і розмір
Не забувайте, що ви ведете ділову переписку, тут немає місця барвистим буквах. Використовувати потрібно тільки чорний колір. У кожному листі необхідно бути легко читаним. Зазвичай використовують наступні види шрифтів: Arial, Calibri, Times New Roman.
Завжди стежте за стилем і тоном електронного листа
Пам`ятайте, що написаний текст може бути зрозумілий невірно через відсутність емоційного контексту. Адже співрозмовник не чує вашого голосу, отже, не може розпізнати інтонацію. Щоб уникнути непорозумінь в подальшому, краще прочитати написаний текст вголос. Завжди використовуйте слова «спасибі» і «будь ласка». Уникайте слів, що мають негативне забарвлення.
Ваш лист можуть прочитати інші користувачі
Кожне повідомлення електронної пошти залишає слід. Не пишіть те, що ви не хочете розголошувати. Не згадуйте в листуванні ті моменти, які можуть бути комусь неприємними або завдадуть шкоди. Потрібно бути обережними у всьому, використовувати нейтральну лексику. Краще кілька разів перечитати текст листа, ніж потім шкодувати про написаному.
