Проведення брифінгу дозволить бізнесменові оперативно реагувати на зміну ситуації
У порівнянні з прес-конференцією брифінг є більш оперативним засобом інформування громадськості, а значить і потенційних клієнтів, про ваш бізнес, його можливості, перспективи і переваги співпраці. Вміле проведення брифінгу формує позитивне перше враження, вигідно подає новинки, висвітлює тенденції, дозволяє швидко реагувати на події, що відбулися буквально кілька годин тому.
Суть цього заходу красномовно описується лежачим в його корені англійським словом brief (короткий, лаконічний). У практиці паблік рілейшнз це означає, що максимальна тривалість брифінгу не може перевищувати 30 хвилин. Трапляються і успішні, які укладаються в чверть години, але в цьому випадку вони повинні проводитися справжнім професіоналом PR зі значним досвідом у цій сфері.
Гранично стислий час дозволяє обійтися без спеціально пристосованого для цього приміщення, що дозволяє організовувати захід буквально "з коліс", "на льоту", Забезпечуючи лише стоячі місця для виступаючих і журналістів. Тому проведення брифінгу можливо практично в будь-якому холі адміністративного будинку, готелю або аеропорту. При цьому також не подаються мінеральна вода, кава, бутерброди і т. П.
Щоб перетворити брифінг в якусь PR-акцію, привертає увагу суспільства, потрібно, перш за все, строго дотримуватися загальноприйнятої схеми проведення. Через гранично стислого часу програма брифінгу виключає обов`язкову для прес-конференції презентацію і відразу ж переходить до суті справи, викладається виступаючими в короткому інформаційному заяві.
Текст заяви готується заздалегідь, обов`язково попередньо опрацьовується і шліфується. Його мета - настільки чітко викласти інформацію або позицію, щоб виключити її неточне виклад або перекручування в ЗМІ. Заява також має бути ємним і зрозумілим для журналістів, щоб з їхнього боку не пішли уточнюючі питання, які ускладнюють проведення брифінгу.
Його хронометраж ділиться на дві нерівні частини. Приблизно третина часу відводиться на заяву або інформаційне повідомлення. Інші дві третини йде бліц: журналісти задають короткі питання і отримують на них такі ж короткі, але інформаційно насичені відповіді. При цьому вкрай бажано, щоб з виступаючою сторони були присутні люди, що володіють швидкою і чіткою реакцією на будь-які питання і умінням гідно відповідати на них.
Щоб успішно відбувся брифінг, його ведучий повинен весь час керувати ситуацією і, подібно серфінгісту, "тримати хвилю". Його завдання - забезпечити максимальну виклад виступає стороною інформації та в той же час чітко дотриматися тимчасові рамки, щоб не перетворити захід у прес-конференцію.
Проведення брифінгу немислимо без грамотно і своєчасно виконаної менеджерами з зв`язком з громадськістю підготовчої роботи до нього. Вона включає оповіщення ЗМІ про місце і час проведення заходу, виклад його основної лінії, уточнення основних питань, планування черговості виступів. Перед початком брифінгу потрібно обов`язково ще раз перевірити, наскільки підготовлено місце для його проведення і знаходиться в робочому стані аудіо- і відеоапаратура. Бажано по можливості видалити від місця його проведення джерела відволікають увагу шумів і світлових ефектів.
Заздалегідь необхідно підготувати пакет матеріалів, в яких у формі конспекту або тез викладається тема брифінгу без приведення особистих думок і цитат.
