Ніколи не відправляйте такі повідомлення босові або колегам
Досвідчені користувачі електронної пошти вміють розпізнати повідомлення, яке не варто відкривати, адже фільтри спаму не завжди працюють бездоганно. Але є не тільки листи, які не варто читати, а й такі, які не варто відправляти. Вони можуть показувати недолік виховання і характеризувати вас не кращим чином. Ось список електронних повідомлень, які ви ніколи не повинні писати колегам або своєму босові.
Лист, написаний щоб уникнути важкої розмови
Неважливо, намагаєтеся ви уникнути серйозної розмови з начальством або з своєю матір`ю, ніколи не варто намагатися обмежитися електронним листом. Піднімаючи важливу тему, намагаючись розв`язати конфлікт, повідомляючи погані новини або домовляючись про підвищення - в будь-який з цих ситуацій найкраще розмовляти з людиною особисто. Таким чином ви можете бачити реакцію людини і направляти бесіду відповідно, а не просто відправляти лист і з хвилюванням чекати на нього відповідь.
Лист з докорами
Це може бути колега на стажуванні, роботу якого отримано контролювати вам, або підрядник, який діє не в рамках контракту. Хто б не став причиною вашого невдоволення, ніколи не варто намагатися дорікнути його поштою. Найбільш ефективний спосіб повідомити комусь, що він чинить не зовсім вірно, - поговорити з ним віч-на-віч. Якщо ви хочете сказати комусь, що він в чомусь помиляється, вам буде простіше, якщо в дискусії ви будете брати участь безпосередньо.
Лист з проханням про послугу комусь, кого ви не знаєте
У більшості професійних сфер всі фахівці більш-менш між собою знайомі. Якщо ж вам потрібен якийсь послугу від людини, якого ви особисто не знаєте, електронна пошта - не найкращий спосіб з ним зв`язатися. Куди краще запросити людину на чашку кави або на обід, познайомитися і обговорити яке вас цікавить. Якщо ви живете в різних містах або просто не можете перетнутися, попросіть спільного знайомого послати лист, в якому вас представлять. Висилати незнайомій людині лист з проханнями не варто - воно рідко виправдовує той час, який ви витратите на його складання.
Лист із запрошенням на обід того, кого просто потрібно запитати про інформацію
Фахівці не радять і запрошувати когось поштою на обід, коли вам просто потрібна певна інформація. Більшість людей, які можуть бути вам чимось корисні, не володіють великою кількістю вільного часу. Зустріч за обідом - серйозна справа, в ній немає потреби, якщо ви просто хочете щось уточнити. Краще просто написати лист з питанням, який вас цікавить. Якщо співпраця з вами не принесе співрозмовнику зиску, не плануйте запрошувати його на обід.
Автоматична розсилка з повідомленням про те, що ви будете у від`їзді
Автоматична розсилка може бути корисна - вона повідомляє, що ви відсутні в офісі. Люди, які хочуть з вами зв`язатися, дізнаються, що вас не буде більше тижня, і розуміють, що їм краще зв`язатися з ким-небудь іншим. У разі, коли вас не буде всього кілька днів, включати таку розсилку ні до чого. Такі листи дратують, а ви повернетеся занадто скоро і ваше відсутність не буде грати великої ролі для ведення справ. У такій ситуації привертати увагу до свого відсутності не варто.
Лист, який ви вже відправляли комусь іншому
Іноді відправлення листа повторно може здаватися гарною ідеєю - так ви швидше за все отримаєте потрібну інформацію, при цьому вам не доведеться заново складати повідомлення. Але будьте уважні! Пересилаючи лист, ви можете переслати всю гілку обговорень, в якій буде інформація, не призначена для чужих очей. Перечитайте все, що потрібно надіслати, щоб не зробити помилку. Іноді краще все ж просто написати новий лист.
Лист з копіями всіх попередніх
Не варто копіювати попередні повідомлення начальника або колеги, відповідаючи їм по електронній пошті. Це дратує. Виглядає так, ніби ви не впевнені в тому, що говорите, і постійно додаєте попередні повідомлення, щоб показати, що ви не помилилися. Так чи інакше, ваша репутація в офісі від такої манери складати повідомлення може тільки постраждати. Найкраще писати листи без копій з повідомлень інших людей і повідомляти співробітників власними словами.
Відео: На сторону ополченців в ЛНР перейшли український дипломат і розвідник
Лист з питанням, спрямоване відразу безлічі людей
Якщо ви хочете, щоб ваше спілкування по електронній пошті було ефективним і не займало все ваше час, тоді не варто надсилати листи з питанням великій групі людей. Ставлячи питання на важливу тему і відправляючи лист великій групі людей, ви отримуєте відразу безліч відповідей, які будуть сильно відволікати вас протягом робочого дня. Іноді здається, що пошта - більш зручний спосіб обговорити питання, ніж нараду, проте зазвичай справедливо зворотне твердження. Нерідко куди простіше обговорити всі деталі особисто, ніж намагатися запитати всіх і відразу за допомогою електронних повідомлень.
Лист, що зачіпає тему, яку ви не готові обговорювати
Іноді вам здається, що ви заощадите час, якщо відразу повідомте людей, якими питаннями будете займатися на наступному тижні. Проте ніколи не варто розсилати листи з темами, до яких ви на даний момент не готові. Ви думаєте, що просто попереджуєте людини про питання, які будуть актуальні на наступному тижні, але виходить неефективне - все по-справжньому важливі справи варто обговорювати відразу ж, не переносячи їх на потім і не змушуючи співрозмовника обмірковувати непросте питання все вихідні.
Лист без чіткої теми
Всім нам доводилося переживати такий робочий момент, коли потрібно знайти лист з важливою інформацією, але назва у цього листа досить загальне і не конкретне. Багато людей витрачають значну кількість часу, розшукуючи потрібне повідомлення серед інших. Якщо ви не вмієте чітко позначити тему свого листа, з ним важко працювати. Ваш начальник навряд чи буде радий зрозуміти, що ви змушуєте оточуючих витрачати зайвий час. Завжди чітко складайте заголовок свого листа.
Відео: Pops in Seoul Ep2845 Giriboy, Mad Clown & Joo-young, MYNAME, Seo In-guk, Girls # 39; Generation-TTS
Лист, який не відноситься до робочих тем
Люди і так отримують занадто багато повідомлень, тому не варто висилати їм смішні відео. Багато начальників навіть звільняють співробітників, які висилають повідомлення, які не мають відношення до роботи. Співробітники, які витрачають робочий час на приватну переписку, - це збиток для компанії. Завжди думайте двічі, перш ніж будуть надсилатись повідомлення, які не мають відношення до вашої роботи. Ви можете нашкодити не тільки своєю продуктивністю, але і взагалі кар`єрі.
Лист, написаний зі злості
Складні обговорення краще проводити при особистій бесіді, а емоції тримати під контролем - не пишіть листів тоді, коли сильно зліться. Найпростіше написати гнівний лист, створене під впливом роздратування, в якому ви використовуєте грубі слова і не дуже слідкуйте за пунктуацією. Якщо хочете випустити пар, ви дійсно можете що-небудь написати. Просто не натискайте кнопку «відправити». Найкраще взагалі відкласти складання будь-яких листів до того моменту, коли ви повністю заспокоїтеся і зможете більш раціонально оцінити, що варто сказати, а від яких слів краще утриматися. В такому випадку ви зможете уникнути використання фраз і виразів, про яких потім довелося б пошкодувати, і збережіть свій професійний підхід до справи навіть у напруженій стресовій ситуації.
